淺析醫院檔案管理

[摘要]本文通過對醫院檔案管理存在的問題進行分析，提出進一步提高醫院檔案管理的對策與建議。

[關鍵詞]醫院；檔案管理

醫院檔案管理工作屬于醫院的基礎管理范疇，滲透于各項職能管理和其它基礎管理之中，是其它管理工作的基礎和條件。加強醫院檔案管理工作，需要積極吸收和借鑒優秀的檔案管理工作經驗，為醫院管理者提供完整、可靠、原始的信息，這對積極推進醫療改革，大力控制醫療費用，協調醫患關系等方面也都有著十分重要的作用。

1、醫院檔案管理工作存在的問題

1.1檔案意識不強，檔案利用率低。一些檔案工作者對檔案工作的重要性認識不足，長期以來重“藏”輕“用”，甚至一些有關人員為圖方便，將檔案材料留在自己部門保管，歸己所有，導致檔案材料的丟失或損壞現象時有發生。有的醫院領導更是從不過問檔案管理情況，認識不到檔案工作的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.2檔案管理制度不完善，存在分頭管理。從實際情況看，我院檔案管理與其他行業檔案管理相比存在著較大差距，主要表現在沒有建立明確的檔案管理制度，除病案管理方面還比較規范外，其他部門基本沒有合理的檔案管理制度。醫院對各部門、各科室納入檔案管理的內容沒有明確的要求或統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度。

1.3檔案管理人員專業素質偏低。在醫院檔案管理的工作者中，大多數人員沒有接受專業的技能培訓，檔案知識的了解比較缺乏。有些檔案人員是從別的部門調過來的，不熟悉檔案管理的流程，不能即時對檔案進行更新，不懂得管理常識，對檔案的進行不正規的填寫與存放，造成檔案數據出錯失去應有的價值。

1.4現代化管理手段應用比較差，醫院的檔案管理水平有待提高。隨著科學技術的發展，雖然計算機網絡技術在醫院管理中得到了廣泛的運用，但是在醫院檔案管理方面卻沒有得到體現，很多醫院的檔案管理工作還停留傳統的手工整理收集階段，這樣嚴重的影響了醫院檔案的開發、利用以及收集。醫院的檔案信息化建設還處在需要不斷的探索、發展的階段，出現了對檔案管理的投資資金不足、人員素質不高等多種難題需要去解決，不僅有技術方面的難題，還有非技術方面的難題。

2、加強醫院檔案管理工作的對策與建議

2.1加強《檔案法 》的學習，增強全員檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，是重要的信息資源，檔案工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現。因此，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。此外，要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。開發檔案資源 ，為醫院建設與發展服務 。檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。

2.2健全管理機制。一是建立專門的醫院檔案管理機構。醫院的檔案管理工作要有專門的機構來負責，因此，要建立與醫院整體發展相適應的檔案工作機構，如綜合檔案室等。二是建立并完善各項檔案管理制度。必須要依據《檔案法》和醫院的實際來建立完善的檔案管理制度，如檔案收集和歸檔制度、保管制度、開發利用制度等，從而依法治檔，實現有序化管理。三是建立完善的檢查、監督、考核機制，保證檔案管理工作有序進行。首先，要做好檢查和監督工作，即要組織相關部門進行定期或不定期的檢查，讓各部門發揮好監督作用，促使檔案管理工作走向規范化的軌道。其次要完善考核機制，對檔案管理人員和醫務人員一視同仁，在職務晉升、工資待遇等方面平等對待，調動檔案管理人員的積極性。同時，要將檔案管理內容納入科室綜合目標責任制，使科主任重視檔案管理工作，抓好歸檔材料的收集、整理工作，促進檔案工作的健康發展。

2.3加強檔案人才隊伍建設。

2.3.1提高對檔案管理工作重要性的認識。領導應將檔案工作納人醫院的議事日程，使檔案工作完全融人到醫院管理中，以便能夠及時發現和解決檔案管理工作中的問題，創造檔案管理水平提高的條件。此外，也可建立相應的激勵措施，將檔案管理作為檔案人員的評價內容，借此提高檔案管理的質量。

2.3.2積極參加培訓學習。檔案管理工作的專業性比較強，因此，醫院應時常對檔案人員進行培訓，以幫助他們更好的掌握檔案管理的新知識和新技術，以及對醫療知識方面的了解，從而提高服務能力，為醫院信息化建設更好的服務。

2.3.3積極參加學術研究和交流活動。參加學術研究和交流活動，有助于扎實檔案管理人員的工作基礎。在與同行相互交流的同時，檔案管理人員可以提高自身的綜合素質和專業技能，并且通過對比，可以發現自身的不足，以便日后進行合理改進。

2.4構建信息網絡體系，加強檔案信息資源管理。構建一個有效的信息網絡體系，使得檔案工作的各個流程都歸納在這個體系之下，從而實現檔案信息資源的合理配置與科學管理。當然，這是一個系統且龐大的工程，需要根據實際情況一步步地實施。

3、結束語

總之，檔案管理工作是一項政策性、保密性、系統性、專業性較強 的工作，它 是“記錄歷 史，傳 承 文明，服務現在”的一種極其重要的信息載體，應充分認識其重要性，特別是在新形勢和新醫改提出了新要求的今天，檔案管理工作“任重而道遠”，只有不斷增強檔案管理理念，不斷改進檔案管理方法，不斷健全檔案管理制度，不斷創新檔案管理模式，真正地做到檔案管理工作的“與時俱進”，才能推動檔案管理工作邁上新的臺階。

參考文獻

[1]曾妙診.醫院檔案管理人員素質培養的途徑與方法[J].中國衛生產業，2011（3）：184

作者簡介

張新，1967年11月，男，副研究館員。