淺析人事檔案管理工作信息化的意義

摘要：伴隨著社會文明水平的不斷提升，各類人才在我國經濟繁榮進程中發揮著重要作用，緊密關聯到人才資料儲備的各級人事檔案信息管理系統特別受到了關注。人事檔案保存管理過程中，信息化已變成現在乃至將來很長時期內人事檔案管控體制改革的主要方向。文章對人事檔案管理工作信息化的意義進行了探討。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理工作；信息化；檔案信息管理系統；檔案保存 文獻標識碼：A

中圖分類號：G27 文章編號：1009-2374（2016）19-0163-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.19.078

現在已進入21世紀的高科技發展時代，因為各類人才在我國各行各業的建設中都起著關鍵的中流砥柱作用，所以對人才歷史資料實施集中化保管的諸多歷史資料存放、管護過程均引起相關部門的矚目。因為現實IT信息技術的擴展運用，在我們企業的歷史儲存資料管護過程中應用現代化網絡信息技術，將人事檔案管護過程實現信息化已變成推進人事檔案管護工作的關鍵做法。總體來看，我國現階段干部檔案管護工作中存在很多問題，此類問題重點集中表現在思想意識落后，長期徘徊在陳舊檔案管理模式上，因此有待于實施全面改革。

1 人事檔案管理工作信息化的必要性

人事檔案的儲存、維護與保管是所有相關企業生產運營工作中不可忽視的關鍵內容之一，歷史資料保管業務的信息型利用模式在企業內部業務運作中顯示出相當重要的功能。人事檔案的管理工作可為各單位決策者儲備關鍵的人事調整信息，給本企業勞動力合理流動和產業方針制定打造好堅實的基礎。實現本時期歷史資料保管的信息型利用模式，有助于科學、合理地調整人才利用模式，優化各人事部門信息參數、資料，可高效地做好歷史資料信息整理，且打造出高效的歷史資料儲存模式，以便于有力地提升歷史資料保管效果，促進歷史資料保管過程取得最大時效。

現階段，我國相當一部分單位在其人事檔案的儲存和管護上存在著各式各樣的問題，重點表現在其檔案管理中還長期沿用陳舊的檔案管理模式，極大程度上導致了人事檔案管理業務運作成果的缺失；當進行歷史證據記錄資料的整合、歸庫、存放環節中時常出現困難，歷史遺跡的儲存信息嚴重失真。由于長時間承受著各種因素的制約，致使其人事檔案的管理維護水平長久徘徊不前，無助于對本單位所有的各類專業人才信息資料的掌控，使企業發展沒有一批優秀的人才隊伍作為有力支撐，最終造成企業發展搖擺不定，其狀況著實讓人擔憂。基于此，對各企業人事檔案管護所進行的信息化創新已成為當今人事檔案管護工作的首要任務，對于企業中人事記錄資料保管環節成效的加深及歷史資料保護事業的穩定進步具有不可替代的作用。

2 人事檔案管理工作信息化的重要意義

通常所言歷史資料保管階段利用信息化運作模式，其說的是在當今的歷史證據記錄管護過程中，利用現代化網絡信息傳輸技術對本部門人事檔案信息資料實施科學地的整合與處置。我國人事檔案管護工作已經走過了歷史上的幾個轉折時期。在古老的人事檔案管護工作中，各檔案管理部門對人事檔案的管護過程只展示在紙面文本上，而且其全部流程都是靠手工去實現。此類信息化程度非常弱的歷史資料保管方式已經引發歷史證據資料記錄的保密功能疏漏，當進行人事檔案信息數據采集、入檔、封存及調配時很容易發生各類問題。

隨著當代信息傳播技術的廣泛普及運用，高效能的現代信息化傳輸技術已被充分運用到檔案維護及儲存環節中，依托信息型傳導方式可以使歷史資料儲存業務以雙版本、復合式模式實施檔案封存與管護，給當今的人事檔案管護提供太多便捷，而且它也極大地增強了人事檔案管護的運作效率及安全性能，故其具有十分重要的現實意義。

2.1 推動各企業人力管理效果的提升

對各用工單位來說，這一加強歷史記錄資料保管的方式可以大力提升其工作成效，完善企業員工工作調配辦理的相關業務流程。就如依據這類歷史證據記錄資料來實施個人的相關社會服務手續，其中包括疾病治療報銷、實施工薪調整以及新崗位任用等各種情況，查閱相關歷史依據的記錄資料，并且將工作調整與歷史資料實施緊密配合。

2.2 歷史證據資料保管業務牽扯因素多，信息海量

其中全面收存了企業所有職工的歷史事件及個人表現等相關歷史資料，它是實施勞動力調配行為的重要依據。由于其信息海量，經歷的時空寬闊，從前的歷史文本資料過程在記載過程及查閱時經常會出現諸多不便情況，由此在很大程度上抑制了歷史證據記錄保管的實際成效。

在現階段的企業歷史證據記錄資料保管業務中有效運用先進的網絡信息化技術，將以往的紙型人事檔案文檔轉換為易于記載、查閱及檢索的現代版電子型模式，以便將企業員工的歷史證據記錄信息高效、及時地到本企業平時業務運作中，使人事檔案管理人員可以實時把握住本企業的人力資源利用情況，以利于恰當地調整員工工作崗位，使人員配置合理化，推進檔案事業健康發展。在此基礎上，人事檔案資料的管護信息化模式給本企業選拔人才及任用賦予了充分選擇的空間，其全面記錄的人事檔案資料信息情況的信息化調控和使用，讓企業領導對員工的了解更積極、高效、全面，進而有助于本企業具有優勢能力人才的聘用。

2.3 歷史證據資料記錄的信息型模式的有效運用

歷史證據資料記錄的信息型模式的有效運用在相當幅度上縮減了企業歷史資料儲庫工作人員的無功業務和歷史資料檢索、查看的繁瑣程序，加大了歷史資料儲庫保管的工作時效。在以前很長的歷史階段內，我們國家的歷史資料保管一直處于閉關自守的運作模式，歷史證據記錄資料均是以文本類文檔的形式實施保管，此種管理形式運作繁瑣，業務量大，查閱難度大，極易將眾多優秀人才掩蓋于簡單的一紙式檔案之中，無助于開發優秀、高水平人才。

現階段實行人才檔案的信息型管理模式后，能夠利用信息化操作技術對員工人事檔案資料展開信息收集、審定、整合、收庫，還有二次利用環節，依靠具體的信息型運作程序實現對歷史證據記錄的信息化控制管理，在很大程度上可降低庫房儲存工作人員的思想負擔，減少他們的業務包袱，有利于歷史證據資料記錄的循環利用工作，發掘和利用所需用的高質量人才。

3 現階段我國人事檔案管理實施信息化轉變過程中暴露出的問題

3.1 高質量的信息型檔案管護人才短缺

進行人事檔案的信息化管控，其取決于現代化信息技術的持續應用，其基礎設施組建亦獲取了圓滿完成，但是此領域的基礎信息型應用人才相當匱乏短缺。在當今時代的很多企業中，因為其企業員工正處于推陳出新的交替時代，原來的老員工未掌握信息應用技術，他們工作在崗位上尚未到退休年齡，新一代的年輕信息應用管理人才又不能及時上崗，從而形成了信息型管護的斷檔狀態，致使員工檔案資料的信息化運用模式難以構建。

3.2 不具備網絡信息的化歷史資料保管模式

雖然相當數量企業其歷史證據記錄資料儲存管理中運用了信息化的管理模式，然而我國至今還未統一建立起系統的、全國性的、整體覆蓋型的信息型歷史證據記錄資料運作系統，引發對歷史證據記錄資料保管環節中不具備作為管理支撐的制度體系，所有員工檔案資料的管理業務都是隨意而行，極容易造成各種缺陷和不完善的地方。

4 檔案利用

人事檔案的利用即指對檔案存儲資源的開發運用過程，也就是把現在正以信息化模式管理著的本企業各種人力資源及資料載體的檔案文本，展開全面的有效運用。檔案保管庫房應該是整體管護本企業全部員工歷史資料檔案的信息控制中心，所以務必要對其構建出堅實的硬件設施及雄厚的物質基礎條件，以保障檔案保管應用的完善與穩定。管理是檔案保護的手段，利用才是檔案保管的目的。設置檔案管護室的基本目的，即是為了完整發揮檔案資料的歷史證明作用，給企業領導做決策及其他各項業務開展服務。

5 強化人事檔案管理工作信息化進程必須注意的相關內容

5.1 轉變思想觀念

把信息化管理作為人事檔案管理的重要手段單位和檔案管理人員一定要把思想觀念從過去傳統的檔案管理模式中轉變過來，緊跟時代潮流，充分利用現代信息化技術對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規范、高效，為單位的發展提供有力的人力資源支撐。

5.2 建立健全人事檔案信息化管理制度

使檔案信息化管理更加科學、規范、合理。一些單位由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現諸多不規范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統一的方式，這樣容易致使人事檔案信息丟失，在檢索、調用時出現困難。

6 結語

在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，人事檔案信息化管理是現代人事檔案管理的發展方向，然而相對于經濟和社會的發展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，一定要引起高度重視。為了能夠使人事檔案管理工作更好地與當前社會發展的需求相適應，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優化，加快推動人事檔案信息化建設工作，各單位只有在人事檔案管理中運用信息化技術，落實信息化人事檔案管理制度，引進和培養信息化技術人才，才能使人事檔案管理更加快捷、高效地為自身發展服務，為人事檔案更好地服務于人事管理工作奠定良好的基礎。

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作者簡介：王芳（1970-），女，浙江諸暨人，棗莊市疾病預防控制中心會計師，研究方向：人事管理及人事檔案

管理。

（責任編輯：周 瓊）