基于和諧管理的輸變電工程檔案管理新模式

林立鵬 鄒新梧 姜永 孫宏薇 韓芳旭

摘 要：將和諧管理理論首次引入電力工程檔案管理中，通過建立“諧則”“和則”兩大機制，實現(xiàn)檔案管理整體和諧。“諧則”機制是制定科學的管理辦法，進一步強化檔案標準化管理；“和則”機制是從工作便捷維度進行完善，研發(fā)檔案動態(tài)管理系統(tǒng)、開發(fā)手機APP等，進一步提升檔案數(shù)字化和便捷化管理水平。該管理模式對保證歸檔真實、齊全、完整、規(guī)范發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 和諧管理 輸變電工程 模式

中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）01（a）-0094-03

隨著天津市特高壓工程及500kV工程趨向于規(guī)模化建設(shè)，建設(shè)體量越來越大，工程建設(shè)檔案管理要求越來越嚴格。然而，當前檔案管理理念相對陳舊、責任意識相對欠缺、標準化制度有待完善、工作便捷性有待提高等問題凸顯。因此，為確保檔案管理與工程建設(shè)同步進行，保證檔案資料完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，進一步創(chuàng)新檔案管理模式成為必然。

檔案管理一直以來是各行業(yè)學者們研究的熱點，加強檔案過程管理是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。張淑婷[1]對電力工程檔案質(zhì)量管理控制要點進行了探析，構(gòu)建了電力工程檔案質(zhì)量管理體系，對檔案前期規(guī)范化處理，加強過程管控，提高檔案管理質(zhì)量。鐘志平[2]對電力施工企業(yè)工程檔案形成過程存在的主要問題進行了分析，提出檔案形成過程控制的幾個主要環(huán)節(jié)。陳鐵山[3]通過分析電力工程檔案管理中存在的問題，分別從隊伍建設(shè)、制度建立、管理方法等方面提出具體措施。檔案數(shù)字化管理是檔案管理趨勢，同樣是學者們研究熱點之一。陶琨[4]對電力工程檔案管理流程、檔案類別、檔案標準化等方面進行了規(guī)范，同時引入現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，促進電力工程檔案信息的查詢、統(tǒng)計。陳煒[5]從國家電子檔案產(chǎn)業(yè)政策、信息技術(shù)應用等角度，探討了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展方向以及檔案信息資源的開發(fā)途徑。羅琴[6]，首次將和諧管理理論應用于企業(yè)檔案管理中，實現(xiàn)了企業(yè)檔案的和諧管理，達到企業(yè)檔案管理工作健康有序發(fā)展。該管理理論為文章創(chuàng)新檔案管理模式提供了新思路。研究新的檔案管理模式，旨在促進檔案形成的同步性、真實性和完整性；落實了“全員、全過程、全方位”的檔案管理理念；提升工程檔案管理工作的程序化、標準化和規(guī)范化。

1 基于和諧管理的檔案管理模式

1.1 實踐思路

國網(wǎng)天津市電力公司首次提出，以提升檔案過程控制為核心，基于和諧管理理論，分別從科學管理和工作便捷兩個維度進行制度優(yōu)化和工作環(huán)境改善。一是建立“諧則”機制，即采用科學的管理辦法使歸檔同步化、責任明確化、資料標準化；二是建立“和則”機制，以用戶為根本，研發(fā)檔案動態(tài)管理系統(tǒng)和手機APP等，提高歸檔便捷性和高效性。檔案動態(tài)管理系統(tǒng)對科學管理辦法進行了固化，科學管理辦法推動了系統(tǒng)的準確、有效運行，最終實現(xiàn)檔案管理整體和諧。具體實踐思路如圖1所示。

1.2 體系架構(gòu)

該管理模式以《輸變電工程檔案深度規(guī)范管理指導手冊》為標準管理依據(jù)，依托檔案動態(tài)管理系統(tǒng)落實執(zhí)行，互聯(lián)手機APP輔助管理，創(chuàng)新應用NFC技術(shù)和OCR技術(shù)，自主研發(fā)新型檔案柜。旨在提升檔案管理標準化、數(shù)字化、便捷化水平。其體系架構(gòu)如圖2所示。

1.2.1 編制《輸變電工程檔案深度規(guī)范管理指導手冊》

通過對各設(shè)計、施工、監(jiān)理以及建設(shè)管理單位檔案管理專責、質(zhì)量管理專責等相關(guān)檔案管理人員的調(diào)研，梳理行業(yè)規(guī)程規(guī)范以及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，完成本手冊編制。其特點如下。

（1）過程全覆蓋。覆蓋項目前期、工程前期、工程建設(shè)和總結(jié)評價工程全過程。其中，業(yè)主項目部分冊，歸檔范圍共計858項；監(jiān)理項目部分冊，歸檔范圍共計218項；施工項目部分冊，歸檔范圍共計1289項。

（2）專業(yè)全覆蓋。覆蓋進度、安全、質(zhì)量、技術(shù)、造價全部五大專業(yè)，涉及專業(yè)管理全部環(huán)節(jié)。

（3）崗位全覆蓋。首次將歸檔責任主體下沉到業(yè)主、監(jiān)理、施工項目部專責人員。

（4）標準化管理。①歸檔時間節(jié)點統(tǒng)一。歸檔時間節(jié)點與工程建設(shè)節(jié)點掛鉤，保證與工程建設(shè)同步進行。②歸檔模板樣式統(tǒng)一。編制檔案文本標準化模板202份，負面清單146條。

1.2.2 研發(fā)“工程管家”電網(wǎng)建設(shè)全過程檔案動態(tài)管理系統(tǒng)

以檔案歸檔同步化、規(guī)范化、標準化、明確化為目標的檔案動態(tài)管理系統(tǒng)，主要包括管理人員實施監(jiān)督和檢查、各管理專責檢索、查看和提交，以及管理員信息維護3個子平臺。

（1）管理人員實施監(jiān)督和檢查子平臺。通過選擇工程名稱、工程建設(shè)階段，管理人員隨時對各參建單位歸檔現(xiàn)狀檢查，包括：查看當前應歸文件資料內(nèi)容和應歸未歸資料內(nèi)容；對已歸檔的資料內(nèi)容，可以點擊文件填寫正確性、規(guī)范性等；對于應歸未歸的文件資料，可以點擊提醒相應專責，督促其及時提交資料。

（2）各管理專責提交檔案子平臺。通過點擊樣例參考，查看系統(tǒng)內(nèi)資料內(nèi)容標準化模板，按要求填寫相應檔案，并完成提交。

（3）管理員信息維護子平臺。管理員對不同工程歸檔范圍、資料標準化模板和工程一級網(wǎng)絡(luò)計劃等信息進行更新維護。

建立手機APP與檔案動態(tài)管理系統(tǒng)互聯(lián)，作為檔案管理輔助手段之一，進一步提高了檔案過程管理的便捷性。

1.2.3 創(chuàng)新應用NFC技術(shù)和OCR技術(shù)

通過NFC技術(shù)使手機APP與打印機無線連接，利用先進計算機技術(shù)和WIFI傳遞檔案信息，實現(xiàn)遠程自動打印，確保檔案資料的安全性和保密性；利用OCR技術(shù)將紙質(zhì)檔案利用掃描儀，通過關(guān)鍵字識別，實現(xiàn)自動分類、智能化上傳至PC端檔案動態(tài)管理系統(tǒng)，并建立目錄索引。

2 案例分析

該管理模式已應用于天津靜海500 kV輸變電工程、南蔡500 kV輸變電工程、蒙西～天津南1 000 kV輸變電工程、錫盟～山東1 000 kV輸電工程檔案過程管理中，取得經(jīng)濟效益明顯。

（1）該管理模式明確了資料標準模板，節(jié)約了各專責檔案填寫時間，尤其減少了檔案資料重復填寫次數(shù)。根據(jù)調(diào)查，應用該管理模式的4個工程，節(jié)約495 000元。

（2）OCR技術(shù)的應用，使檔案掃描工作由兩人一周掃描4 h，減少到1人2周掃描2 h，此項工作節(jié)約327 600元。

（3）檔案動態(tài)管理系統(tǒng)和手機APP實現(xiàn)了管理人員隨時隨地在線檢查檔案。據(jù)統(tǒng)計，應用該系統(tǒng)檢查檔案共計42次，節(jié)約126 000元。

3 結(jié)語

文章對檔案管理新模式實踐思路進行了介紹，對其體系架構(gòu)進行了系統(tǒng)分析，對指導手冊、檔案動態(tài)管理系統(tǒng)、手機APP和新型檔案柜的內(nèi)容、特點和功能進行了具體介紹，對NFC技術(shù)和OCR技術(shù)應用原理進行了闡述，最后對模式的應用效益進行了分析。新的管理模式從科學檔案管理和工作便捷兩個維度進行了全面優(yōu)化，對提升檔案規(guī)范化管理具有重要意義。

參考文獻

[1] 張淑婷.電力工程檔案質(zhì)量管理控制要點探析[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2015（13）：189-190.

[2] 鐘志平.電力施工企業(yè)工程檔案形成過程管理[J].辦公室業(yè)務，2012（23）：39-40.

[3] 陳鐵山.淺析電力工程檔案管理建設(shè)[J].中國電力教育，2010（11）：246-247.

[4] 陶琨.電力工程建設(shè)檔案管理新探[J].中國電力教育，2013（33）：179-180.

[5] 陳煒.檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用[J].科技進步與對策，2006（2）：101-102.

[6] 羅琴.基于和諧管理理論的企業(yè)檔案管理研究[D].湖北大學，2013.