必須重視基層單位零散檔案的征集工作

高雅

摘 要：零散檔案是本單位日常各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，其中有許多是對(duì)當(dāng)前工作有指導(dǎo)性、借鑒性的寶貴資料，把這些零散資料收集歸檔，而且能夠充分利用的話(huà)，不僅僅是確保檔案資料的完整齊全，對(duì)做好日常工作更是意義重大。本文從五個(gè)方面論述了如何做好基層零散檔案的征集工作。

關(guān)鍵詞：零散檔案；征集

檔案是歷史的鏡子、是一種寶貴的資源、依據(jù)和財(cái)富。基層檔案更是記載歷史的一手資料，只有基層檔案工作做好了，才能如實(shí)還原歷史本來(lái)面貌。而零散檔案是指分散在有關(guān)部門(mén)和個(gè)人手中的聲像、圖表、文字等資料，那么，該如何收集歸檔這些零散信息呢？

1 首先要充分認(rèn)識(shí)零散檔案征集工作在信息社會(huì)的重要地位

現(xiàn)代社會(huì)是個(gè)信息社會(huì)，不論是部門(mén)和個(gè)人，對(duì)檔案信息的需求率也不斷加大，對(duì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性提出了更高的要求。檔案不是編輯、印刷成冊(cè)的現(xiàn)成的出版物，它是一些分散的、日常的文件和資料。所以，檔案管理工作者必須首先把那些呈分散狀態(tài)的資料信息，按照一定的邏輯規(guī)律，科學(xué)地規(guī)范地進(jìn)行搜集整理和再加工，形成新的信息單元，才能構(gòu)成完整的具有參考價(jià)值和使用價(jià)值的檔案。

然而通過(guò)檔案的提供和利用，我們發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題，比如對(duì)很多沒(méi)有形成正式文件的事件的詳情沒(méi)有記錄，無(wú)法查詢(xún)；一些重要材料不齊全；文件缺失等等。所以征集零散檔案材料工作至關(guān)重要，如果這些材料散失將會(huì)嚴(yán)重影響史料完整性和當(dāng)前工作的開(kāi)展。

2 單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是檔案管理工作的重要保障。

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作在某些單位中似乎是可有可無(wú)的，一直沒(méi)有得到高度的重視。這就是一種誤區(qū)，而這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)的糾正和扭轉(zhuǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持至關(guān)重要。

而要取得單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，還要靠基層檔案管理人員首先做好本職工作，自下而上的引起領(lǐng)導(dǎo)的重視、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持。首先，要在內(nèi)心具備一種使命感和責(zé)任感，履行好自己的職責(zé)。緊緊圍繞中心工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)提供檔案信息資源，使檔案利用的作用和效果得到認(rèn)同；其次，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)和實(shí)踐，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，與時(shí)俱進(jìn)、精益求精，不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法，提升檔案管理水平，使檔案管理工作的重要性凸顯出來(lái)；再次，檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示和匯報(bào)檔案工作，逐步增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)，得到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和指導(dǎo)。只有這樣，才能取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持與重視，從而取得檔案管理工作的重要保障。

3 發(fā)動(dòng)群眾、開(kāi)拓渠道，爭(zhēng)取信息收集更加全面、細(xì)致

零散檔案的征集工作是一項(xiàng)社會(huì)性、群眾性的工作，動(dòng)員社會(huì)各方面的力量，多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案信息資源才可以把征集工作做得更好。那么，發(fā)動(dòng)群眾、開(kāi)拓渠道，就要做好檔案管理的宣傳工作。所以在新形勢(shì)下，檔案管理人員必須做好檔案管理工作的宣傳，使其深入人心，得到社會(huì)各界的重視和關(guān)心。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員就要做生活的有心人，在日常工作中，處處留心、時(shí)時(shí)關(guān)注。一是不斷加強(qiáng)和兄弟單位信息、檔案管理部門(mén)的溝通與交流，從他們那里獲取有價(jià)值的信息；二是對(duì)本單位的原始文件資料進(jìn)行再篩查再整理，搜尋曾經(jīng)被遺漏的但對(duì)當(dāng)前工作有參考價(jià)值的“寶貝”；三是深入職工群眾當(dāng)中，從他們的文字或口頭記述里，會(huì)挖掘、搜尋到一些珍貴的資料信息。

這樣就會(huì)使征集零散檔案的工作取得突破性進(jìn)展，使信息的作用發(fā)揮到最大。

4 零散檔案的征集工作還要有健全的制度保障

“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，黨的十八大以來(lái)，習(xí)近平總書(shū)記在系列重要講話(huà)中數(shù)次提到“規(guī)矩”二字。搞好零散檔案的征集工作，同樣也要講規(guī)矩，就是要有相應(yīng)的制度作為保障。過(guò)去，正是由于一些檔案部門(mén)沒(méi)有建立嚴(yán)格的征集制度，才導(dǎo)致很多有保存價(jià)值的文件材料分散在非檔案部門(mén)和個(gè)人手中。

一個(gè)單位和部門(mén)，必須在檔案管理工作中建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度和工作程序。而且這不僅僅靠檔案管理部門(mén)和人員遵守，而是要靠全體干部職工共同重視、遵循和履行。各業(yè)務(wù)部門(mén)要設(shè)專(zhuān)人管理檔案，有嚴(yán)格的交接手續(xù)，才不會(huì)發(fā)生檔案混亂甚至散失。建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲措施也是很好的辦法。

5 以“滴水穿石”的韌勁，持之以恒做好零散檔案征集工作

零散檔案的征集工作，本身就是瑣碎、繁雜的，檔案工作者要始終保持“精益求精、準(zhǔn)確細(xì)致”的原則，要不辭辛苦經(jīng)常性的深入基層和一線，以 “滴水穿石”的韌勁，搜集和獲取一手資料。從小事做起，認(rèn)認(rèn)真真抓落實(shí)，把散存于部門(mén)和個(gè)人的有保存價(jià)值的資料收集起來(lái)，經(jīng)過(guò)整理和加工，使檔案資料成為輔助我們經(jīng)濟(jì)工作的重要資源。

6 結(jié)語(yǔ)

零散檔案征集工作是貫徹檔案集中統(tǒng)一管理原則和推動(dòng)檔案工作發(fā)展的重要措施 ，是輔助和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)工作的必需條件。所以，這項(xiàng)工作不是小事，而且在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)不僅是實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)、人才的競(jìng)爭(zhēng)、也是信息的競(jìng)爭(zhēng)，而檔案管理就是一種信息管理工作。所以每個(gè)單位和個(gè)人都要高度重視此項(xiàng)工作，健全和完善檔案管理制度，確保各類(lèi)檔案的完整、準(zhǔn)確，不斷推進(jìn)此項(xiàng)工作，為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做好服務(wù)！

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