對高校檔案資源電子信息化管理的思考探究

摘 要：大數據環境下，高校檔案如何才能更好地完成好檔案資源文件檔案信息化的管理的角度思考，本文從以下方面思考：1應該有所選擇性的將紙質檔案處理成電子文件；2要注重檔案文件格式的標準化、格式化；3可以采取檔案資源電子化目錄全文關聯的管理方法。并提出以下建議：1應該注重電子檔案信息資源的社會共享；2應該多向高校其他的部門學習。全面系統地對檔案資源電子信息化管理，使檔案利用更便捷，準確，更好的服務民生！

關鍵詞：高校；檔案資源；電子信息化；管理；探究

大數據環境下，高校檔案資源作為教學科研的智力庫，受到了重視和挑戰。檔案資源要想在高校發展中發揮更大的作用，就必須進行調整和改革，拓寬檔案工作的發展思路。我們高校的檔案管理工作者，如何全面系統地對檔案資源電子信息化管理已經成為了一個我們應該認真研究的問題。

1高校檔案資源信息化管理主要有以下優點

1、高校檔案管理的信息化，能夠大大提高高校檔案管理人員在調檔時的工作效率，從而可以更快捷地為利用者服務。如果文件檔案信息化后，就可以直接在公共平臺上輸入與所需檔案有關的信息，然后調出檔案。這樣不僅省時省力，而且在調檔的同時，還可以知道檔案是否已經被調動，這樣就避免了檔案部門工作的同志做一些“無用功”。

2、檔案資源信息化管理不僅能夠減少檔案管理人員的手工操作的失誤，而且可以讓檔案管理人員對全館的各類檔案案卷的類別進行全面的了解。我們每一個檔案管理人員的精力是有限的，如果在原有的傳統檔案操作模式下。每個人只能對自己分管的、經手的部分檔案的屬性有了解，情況比較熟悉，查找起來相對比較快捷，但是對館藏資源就不太熟悉了，尋找起來往往事倍功半，這樣就無意中增加了檔案管理部門的工作人數，加大了財政的高校財政的負擔。但是，高校檔案的信息化管理后，檔案管理人員在自己擁有其他檔案部門的權限下，就能夠通過網絡和檔案管理數據庫全部查找全館的各類檔案卷宗，使檔案利用時更加全面及時、準確有效。

3、高校檔案管理掃描信息化，可以減少紙質檔案的進出，這樣更便于重要檔案的保存。我們都知道，在老式檔案館的工作系統中，相關部門如果需要查閱檔案，就會使實體檔案進出檔案庫數次，增加實體檔案的磨損，這樣就不利于實體檔案的保管。而實現了檔案的信息化管理之后，相關部門的查閱就可以直接提供電子檔進行使用，這將對實體檔案又多了一層保護。

4、高校檔案資源的信息化管理，能夠節省很大一部分的館藏空間，減少不必要的空間浪費。對于一些重要而又陳舊的紙質檔案，我們檔案管理人員常常是無可奈何。通過現在的一些高科技技術如縮印，掃描等，我們不僅可以增加檔案信息部門的儲存量，而且可以提高檔案的存儲精度。騰出更大空間來進行其他的工作。

2 應該如何來進行高校檔案資源信息化的管理呢

（一）應該有所選擇性的將紙質檔案處理成電子文件。

高校的檔案館信息量相對較大，哪些館藏的紙質文件是值得我們檔案工作人員進行數字化處理的呢？應該遵循以下三個原則：1、價值性原則，我們應該選擇利用價值高、研究價值大的檔案例如：上級批文、辦學資質、合同類檔案資料，進行數字化加工，這樣才能讓真正讓有價值的檔案永久保存，反復利用；2、按照瀕危性的原則，對于急需搶救的檔案，我們檔案部門的工作者應該優先進行數字化處理；3、把握常用性的原則，對于常用性利用率高的檔案，例如：高考錄取名冊、成績表、畢業名冊、畢業生登記表等。我們應該優先對其進行數字化加工。如果我們能夠按照這三個原則對檔案進行數字化地加工，就能夠實現經費最大化地利用，減輕檔案部門的財政負擔。

（二）要注重檔案文件格式的標準化、格式化。

只有做好了檔案文件的標準化、格式化，在歸檔和管理電子文件的時候才能夠事半功倍。一直以來，高校的檔案管理都存在著標準化程度不高的問題。傳統的文檔管理都傾向于以紙質文件的形式進行存檔，缺少相關的統一管理的標準，查找起來相對而言也十分麻煩。例如，在檔案的安全保管、檔案的保密級別等方面缺少相應標準。又如對密級檔案封存、解密、使用等方面具體的規定也十分模糊，這樣就會降低檔案管理部門的工作人員的工作效率，并導致大量檔案文件的價值無法得到應有的體現。不僅如此，由于教學檔案的管理涉及到的專業多、范圍廣、內容雜，如果各個教學部門缺乏整體的規劃，各行其是，就會給全校師生在檔案管理、資料共享、數據查找等諸多方面帶來極大的不便。

（三）可以采取檔案資源電子化目錄全文關聯的管理方法。目錄全文關聯歸檔的方法，就是先將電子信息分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，然后將電子原文與電子目錄進行關聯掛接，最后將電子信息的目錄與電子信息的全文進行捆綁在一起的一種方法。它實現的具體思路是：將目錄信息存放在關系型數據庫中，而電子全文可以選擇存放在文件服務器或數據庫的二進制存儲對象類中的任何一種。對于目錄、全文、關聯信息、背景類信息等電子信息，除了數據庫電子信息外，其他各類信息都可以選擇以文件服務器方式來存儲。目錄全文關聯歸檔方式的優點在于能夠立足于檔案工作者的需求，只需搜索一部分的文字內容，就能夠獲得相關電子檔案的有關信息。方便可行，不必獲得所需電子檔案的詳細信息，這樣就對檔案的查找工作提供了方便之處。不僅如此，當檔案部門的工作人員需要查看各類綜合檔案信息的時候，就可采取“電子信息背景應用環境”自動下載，并指出裝載辦法，這樣就能夠滿足需查閱本機上沒有安裝運行環境的電子檔案信息的需求。

3 在進行高校檔案資源信息化管理的工作中，提以下建議

1、我們應該注重電子信息資源的社會共享。隨著細信息時代的到來，在互聯網信息技術的支持下，我們高校的檔案管理部門可以通過互聯網技術建設適合我們的信息資源交流平臺，實現檔案信息與校內各部門之間信息的資源共享。各高校檔案管理部門之間和各個領域、行業之間也可以聯合建設起檔案資源共享的平臺，真正實現信息資源的共建、共享。這樣，我們只要投入較小的信息建設費用，就能夠在各個區域建成開放性、數字化、集成化的信息資源共享服務的網絡，逐步實現信息資源服務的整體化，這樣就能夠為全社會提供內容豐富、方便快捷的“一站式”信息資源的服務。當然，在建設信息資源共享平臺的同時，我們也應該注意因此產生的電子檔案信息的安全問題。

2、我們應該多向高校其他的部門學習，例如圖書館。檔案部門的檔案資源信息化管理，其實與圖書館的書籍整理有著異曲同工之妙。在圖書館建設網絡電子圖書館的同時，我們也應該學習其先進經驗。例如，在檔案部門統一規范檔案文件時，我們可以學習圖書館的索引方法，將成千上萬的檔案有序地進行編號，這樣能夠更快捷地索引所需的檔案。又如，學生在去圖書館尋找書籍的方法，我們也可以運用到檔案資源信息化的尋找中。首先，我們可以在檔案館查詢利用電腦中自助搜索與自己所需檔案相關的信息調取打印，如果需要查詢實體檔案時；然后，利用室老師根據提供的查詢機中尋找的檔號信息去庫房調卷。這樣，就能夠讓檔案的尋找變得更加準確，方便。

總之，大數據環境下，檔案管理進入網絡化管理時代，高校檔案必將走向電子信息化管理。我們需要全面系統地對檔案資源電子信息化管理，才能使檔案利用更便捷，準確，更好的服務民生，發揮檔案的應有作用！

參考文獻

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作者簡介

馮愛學，湖北工業大學檔案館，本科。