企業(yè)人事檔案管理對人力資源管理的影響

摘 要：21 世紀，知識成為推動人類發(fā)展的第一要素，是人類最寶貴的資源。這一時代，是知識經(jīng)濟的時代，管理的核心即為對知識的管理；所有的競爭歸結(jié)為人才的競爭，人力資源管理成為知識管理的核心內(nèi)容，而人事檔案管理的優(yōu)劣又極大的影響著人力資源管理的有效性，從而，人事檔案工作成為企業(yè)人力資源管理的重要支柱。

關(guān)鍵詞：知識；檔案管理；科學(xué)管理

1 管理人事檔案可優(yōu)化人力資源

企業(yè)想要發(fā)揮各個員工在崗位上的最大主觀能動性，就要求企業(yè)必須首先要掌握員工有關(guān)的一些最真實最全面的個人基本信息。通過員工檔案進行查閱，熟悉員工的歷史與工作經(jīng)歷，可為企業(yè)的選拔人才、使用人才提供具有參考價值的信息。因此，通過充分利用人事檔案，人力資源管理部門對員工的素質(zhì)、能力以及業(yè)績等進行綜合評比分析，正確地做出相應(yīng)的考核決策，從而保證中小型企業(yè)人事管理決策的科學(xué)化與合理化。人力資源優(yōu)化配置是實現(xiàn)人和物之間相優(yōu)化組合，進而提高人力資源的效率和使用價值的重要途徑。人力資源管理隨著時間的變遷，內(nèi)外環(huán)境的變化，絕不是靜止的，會呈現(xiàn)崗位變化、人員流動、優(yōu)勝劣汰等動態(tài)情況，通過對人事檔案的科學(xué)管理，能對人力資源的信息實現(xiàn)資源共享，科學(xué)地預(yù)測人力資源的需求變動，促進人才進行合理流動，從而最佳地配置人力資源。

優(yōu)化人力資源的合理配置可以通過人事檔案實現(xiàn)。人力資源優(yōu)化配置是實現(xiàn)人和物之間相優(yōu)化組合，進而提高人力資源的效率和使用價值的重要途徑。人力資源管理隨著時間的變遷，內(nèi)外環(huán)境的變化，絕不是靜止的，會呈現(xiàn)崗位變化、人員流動、優(yōu)勝劣汰等動態(tài)情況，通過對人事檔案的科學(xué)管理，能對人力資源的信息實現(xiàn)資源共享，科學(xué)地預(yù)測人力資源的需求變動，促進人才進行合理流動，從而最佳地配置人力資源。

2 企業(yè)人事檔案管理工作問題透視

企業(yè)人事檔案管理工作存在很多問題，這些問題直接制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展，并為企業(yè)人力資源管理工作帶來極大的困擾，影響了企業(yè)發(fā)展。

一是服務(wù)意識淡薄，缺乏開拓進取的精神。態(tài)度不端正，檔案管理本就是一項服務(wù)工作，理應(yīng)服務(wù)企業(yè)、部門及相關(guān)人員。

二是合作意識淡薄，缺乏與相關(guān)部門的協(xié)作。人事管理不是一項獨立的工作，而是與很多工作相關(guān)聯(lián)的。缺少部門間的溝通會導(dǎo)致人事檔案管理與人力資源管理相互脫節(jié)。

三是人事檔案管理制度不完善，缺乏科學(xué)性、先進性。人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、更新等環(huán)節(jié)落后，會不能及時歸檔、整理裝訂、清理等，易造成檔案混淆，需查的檔案查不到，不能準確及時供人力資源查找信息。

四是人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)制約人事檔案管理工作的發(fā)展。檔案工作人才結(jié)構(gòu)的不適應(yīng)，現(xiàn)有的檔案人員往往缺乏開拓精神和競爭意識，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，深深制約著人事檔案管理工作的進行和發(fā)展。

3 加強人事檔案管理改進，配合人力資源管理工作要求

人事檔案管理工作的改進工作要加快進行，在知識經(jīng)濟時代的背景下，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正配合人力資源管理工作，為企業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻。

一是增強服務(wù)意識，積極主動的提供利用。人事檔案管理人員要更新觀念，端正態(tài)度；增強服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。

二是增強合作意識，加強與相關(guān)部門的協(xié)作。企業(yè)的任何一個部門都不是獨立的，而是相互聯(lián)系，相互依存的，特別是檔案部門和所有的部門都是緊密聯(lián)系。對人力資源管理部門，人事檔案管理應(yīng)將有關(guān)信息給以及時反饋。加強與人事部門的溝通、協(xié)作是做好人事檔案管理工作的重要途徑。

三是建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度。對于不完善的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度。在檔案的收集、整理裝訂、借閱以及更新等都要制度化和法律化。但檔案借閱應(yīng)對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，其中要注意安全。

四是引進高素質(zhì)人才，加強人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。人才是企業(yè)前進、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。為加快檔案管理的發(fā)展，引進高素質(zhì)的檔案人才是必然要求。企業(yè)在引進高素質(zhì)人才的同時，也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

人事檔案管理是一項管理工作，由它在企業(yè)中的主要作用可以看出，人事檔案管理和人力資源管理是一個有機的整體，兩者之間就像魚和水的關(guān)系一樣，不可分離，同步發(fā)展。人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作所有的業(yè)務(wù)活動都是為了輸入或輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務(wù)。 做好企業(yè)人事檔案工作，可以極大的促進企業(yè)人力資源管理工作，進而提高企業(yè)核心競爭力。

作者簡介

石盛菊（1966-），女，山東省，漢，本科，中級，檔案管理。