如何對檔案工作進行規范化管理

馮剛

摘 要：檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想.

關鍵詞：檔案工作；規范化；文件

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

1 檔案標準化管理的基本任務

企業在實行檔案標準化管理的過程中首先要貫徹執行國家和地方有關檔案管理的法律、法規、方針政策、建立和實施企業標準體系、根據國家標準、行業標準和地方標準制定、實施企業標準對標準的實施進行監督檢查使其持續改進采用國際標準和國外先進標準參加國內、國際有關標準化活動。在貫徹落實國家關于標準化工作的法律、法規、政策、方針的基礎上建立健全以技術標準為主體核心以管理標準為保障以工作標準為基礎的企業檔案管理的標準化體系。

2 公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

3 實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

4 提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

數字檔案館建設對檔案信息服務的影響及對策

劉玲玲

（中航工業沈陽飛機工業（集團）有限公司，遼寧 沈陽 110032）

摘 要：隨著信息技術的發展，大數據時代已經來到我們的身邊，社會各部門正在受到信息化的洗禮。數字化檔案館也從有到無的發展起來，但是從理論摸索階段到具體實踐過程還存在著諸多問題。本文基于檔案館數字化的發展現狀，分析其對信息服務的影響，提出數字檔案館發展過程中存在的問題并提出相應的對策。

關鍵詞：數字檔案館；數字檔案館信息服務；問題；對策

隨著信息時代的來臨，社會各組織部門對海量數據的處理也登上了一個新的臺階。檔案館作為信息資源存儲的主體存在，對數據信息進行接收、分類、管理、調用是其主要職能。但是，現今社會對于信息的更新速率不斷加大，利用數字化信息管理系統對檔案館進行改革也是大勢所趨。

1 數字檔案館發展階段

數字檔案館是在遵循檔案管理基本原理的基礎下，借助信息網絡基礎設施，通過信息管理系統與檔案網站，對各種數字檔案資源進行數字化、有序化、網絡化管理的新型管理模式，它超越了單個實體的檔案館的界限，大大提高了檔案信息資源開發與共享的效率。[1]

我國的數字檔案館發展可以分為四個階段：

1.檔案目錄數據化

這是建設數字圖書館的第一步，運用電子技術對檔案文件進行管理，編制電子目錄，以便于利用檢索功能，加快文件檢索速度，方便文件資源整合。

2.館藏檔案數字化

這一階段是將紙質、音像信息經過數字化處理后形成的檔案信息的過程。在此基礎上進行分類整合建成相應數據庫，不僅能很好的使檔案原件長久保存，而且在信息資源利用與共享方面得到合理利用及有效提升。

3.檔案管理信息化

數字化檔案館建設涉及到檔案管理的方方面面，包括檔案管理人員部分工作的機械化，檔案管理的創新及人性化，資源共享的高效性等。基于技術及人才支持的傳統檔案館的自動化管理，不僅可以有效提高檔案信息的利用效率，還為利用一些新手段，如系統日志統計分析，推動檔案管理的升級。

4.電子文件歸檔自動化

計算機在各領域的普遍使用的結果是產生了海量的電子文件，為適應此現狀，檔案館從接收傳統紙質，實體檔案為主過渡到依法直接接收和管理數字環境及設備中產生的，電子檔案，從而完成功能完善的現代化數字檔案館的建設。[2]

2 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

1.改變管理服務方式

傳統檔案管理方式太過瑣碎，需要人工書面記錄，檔案分布零散切需要大量人力物力進行存放和維護。而數字檔案館能夠通過目錄檢索，迅速的查找信息，大大節省了檔案管理及相關工作人員的時間與精力，且將重復率高的工作交由機械處理，不僅有效的避免了人為過失，而且提高檔案處理工作的效率，更重要的是得以讓工作人員將主要精力投入到檔案實際管理工作中和創新業務技能中去，充分利用人才資源。

2.紙質、音像數據向數字信息的轉化工作是基礎

在我國數字化檔案館建設還不成熟的階段，做好數字檔案館與傳統檔案館之間的轉化工作及相互的扶持工作，也是在檔案管理過程中需要思考的問題。

3.3.信息技術成為核心技術

檔案管理是對各類數據信息進行分門別類的一門工作，這種分類的技術方式是檔案館建設的核心內容。數字檔案館的發展也使得對數據庫技術等信息技術的要求不斷增高，對此類技術人才的需要也愈加迫切。

總之數字檔案館將分布零散的資源信息有效整合分類，使得的檔案用戶的聯系呈現整體化的趨勢，從而共享更加充分，使用更為便捷，這些都是檔案管理體系適應時代的發展與創新的成果。

3 數字檔案館建設有待改進

1.人才缺乏、技術短板

數字檔案館可以利用信息技術存儲信息，在提供檔案管理服務方面大大節省了檔案管理及相關工作人員的時間與精力。信息技術水平先仍然制約著我國檔案館數字化的進程，電子簽章、信息檢索和身份認定方面都缺少關鍵技術人才。當前我國該方向的專項人才還比較缺乏，由于起步晚，缺乏實踐經驗及深入研究，在技術方面的漏洞也是亟待解決的難題。

2.檔案安全問題

數字檔案館的建設需要與時俱進，不斷引進國外最新的技術，來保證數字檔案的安全，另外數字化檔案館的保護系統需要排查漏洞，進行定期的維護與升級。

3.缺乏完整的理論指導

我國的數字檔案館建設剛剛起步，還處于學習摸索階段，缺乏核心技術理論上的突破創新，還無法有效的對數字化檔案館的建設做有效的指導。

4.制度建設不完善

我國目前數字檔案館的建設還不完善，仍然處于自上而下試驗階段，還沒有一個完整的指導體系指導其建設。這種現狀使得數字化檔案館建設在資金，技術、人才、政策等方面處于被動和非常不利的局面。

4 如何提高信息服務水平

數字檔案館給信息管理提出了一種新的思路，針對如何提高信息服務水平，充分發揮數字檔案館的優勢，我們將從加強人才建設、制定階段性目標、完善安全保障體系和數字檔案信息資源建設四個方面入手，進一步完善數字檔案館建設。

1.提高工作人員素質

樹立與時俱進的思想，以科學的眼光看待數字檔案館，要認識到其在當今社會的重要性。隨著信息技術的進步，檔案用戶對檔案的查閱與利用的要求勢必有所提高，這就對工作人員的素質有了高要求。數字檔案館其系統和技術具有高度的專業化，因此要引進專業人員及數字檔案館技術支持工作進行專項負責，同時要對專職人員進行定期的職業培訓。[3]

2.制定階段性目標

我國數字檔案館建設尚處于初級階段，不能基于求成，任重而道遠。因此各級各類檔案館要在進行數字化建設時要因地制宜，具體問題具體分析，制定相應的長期，短期計劃，并檢測完成情況。

3.建立安全保障體系

數字檔案館要求檔案庫可以與互聯網相聯，方便用戶對信息的查詢與使用。檔案安全的管理十分重要，要保證信息不泄露、數據不被破壞，安全保障體系就是第一道防線。

應當制定嚴格的管理制度，用戶登錄使用必須通過特定的檢查識別方式；用戶在使用過程中將受到一定程度的制約，如不能下載或添加信息等。此外，還應當運用多種網絡防護技術，防止計算機收到網絡病毒的攻擊，進而竊取文件信息。例如工作人員可以通過建立數據遷移、備份、恢復制度建立網絡防火墻和安裝防治病毒軟件，訪問控制、身份鑒別、信息加密等手段從技術上為數字檔案館的安全運行提供保障。

4.加強數字檔案信息資源建設

信息資源是數字檔案館存在的基礎，對這些信息資源進行處理與分類是數字檔案館的基礎工作。信息資源的來源主要有兩處：一是紙質、音像信息經過數字化處理后形成的檔案信息。二是直接接受通過計算機生成的電子檔案。檔案館在收集以上兩類檔案的同時，還應適當補充相關的網絡信息資源。

5 總結

現今社會對于信息的更新速率不斷加大，數字檔案館建設也在如火如荼地進行。發揮數字檔案館對檔案信息服務的積極作用，需要國家及個人轉變認識，提高對其重視程度。盡管我國數字化檔案館建設起步較晚，但仍然取得了可喜進步，同時不能忽視還存在諸多問題，需要技術、人才、政策等的支撐以及要順應時代的發展，不斷適應時代的新要求。努力完善安全保障體系、加強人才建設、數字檔案信息資源建設，運用信息技術的最新成果，都是我國數字檔案館建設重要內容。相信在不久的以后，隨著科技的發展及數字化檔案館的普及，我國的檔案管理體系會健康合理有序的蓬勃發展。

參考文獻

[1]聶瑛， 我國數字檔案館建設中存在的問題及對策研究[J]. 科技創業月刊， 2015（23）： 第70-72頁.

[2]張晉周， 數字檔案館建設若干實踐問題思考[J]. 中國檔案， 2015（2）： 第66-67頁.

[3]劉冬翠， 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響及相應對策[J]. 城建檔案， 2014（7）： 第75-76頁.

作者簡介

劉玲玲（1982-），女，沈陽，大學，館員，數字檔案館。