淺談如何做好檔案管理各環(huán)節(jié)的保密工作

趙靜

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作也愈來(lái)愈得到深入發(fā)展。在瞬息成變的信息時(shí)代，做好檔案管理保密工作是檔案管理發(fā)展的必然，我們?cè)谕苿?dòng)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)的時(shí)候，必須真正地認(rèn)識(shí)到其中存在的問題，并根據(jù)實(shí)際的需要采取措施，對(duì)檔案管理保密管理手段進(jìn)行完善，提高檔案管理的質(zhì)量。

1 認(rèn)識(shí)保密性的意義及要求

1.充分意識(shí)到檔案管理保密的重要性與緊迫性

檔案中包含著無(wú)限的重要資料與數(shù)據(jù)，做好檔案保密工作是一項(xiàng)重要的工作。不要因人為原因?qū)n案保密工作疏于防范，給國(guó)家的安全、利益造成損失。所以保密工作必須從現(xiàn)在抓起，做現(xiàn)實(shí)做起，承擔(dān)起經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展的重任。

2.檔案保管員的保密要求

根據(jù)檔案保管員的崗位職責(zé)要求，檔案保管員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》等法規(guī)，努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識(shí)，忠于職守，熱心檔案工作。負(fù)責(zé)各類資料的收集、整理、組卷歸檔、保管和利用工作。每年三月底前，完成上年度在各項(xiàng)工作中形成的各類材料的收集、整理、立卷歸檔工作。其案卷質(zhì)量、編號(hào)、排列均符合檔案管理規(guī)定，健全檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。并且切實(shí)做好檔案保管工作。經(jīng)常檢查檔案庫(kù)房的安全及“九防”設(shè)施，保持庫(kù)房整潔，確保檔案完好無(wú)損。必須遵守黨和國(guó)家保密規(guī)定，杜絕發(fā)生失泄密事故。主動(dòng)熱情做好檔案利用工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。認(rèn)真做好檔案查、借閱及檔案利用登記。熟悉室藏檔案內(nèi)容，主動(dòng)、熱情、及時(shí)、準(zhǔn)確提供檔案。查全率、查準(zhǔn)率達(dá)到98%以上。

可見檔案保管員要正確分析檔案的管理的具體要求，所具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，區(qū)分對(duì)待，正確立檔。合規(guī)分類，依據(jù)檔案、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。對(duì)檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。整個(gè)過程中要將做好保密工作的思想根植于心中。

3.檔案庫(kù)房的基本要求

檔案庫(kù)房的要求檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用文件庫(kù)房保存檔案。做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。做好檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2 各操作環(huán)節(jié)的保密工作

1.檔案交接過程中的保密

嚴(yán)密檔案交接流程，交出人員（原檔案管理員）遵守職業(yè)操守，離崗不得泄密；要求檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。交接過程中監(jiān)交人員不得對(duì)檔案內(nèi)容等信息進(jìn)行外泄，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。交接應(yīng)在安全、保密的環(huán)境下進(jìn)行操作，清點(diǎn)、整理要細(xì)致，有規(guī)劃、有步驟進(jìn)行，不得馬馬虎虎、糊弄了事，造成責(zé)任不明確，界定不清晰的事情。

2.檔案調(diào)閱工作過程中的保密

需要調(diào)閱檔案資料，應(yīng)嚴(yán)密調(diào)閱手續(xù)，檔案調(diào)閱要合規(guī)，調(diào)閱必須理由正當(dāng)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)許，方可提供所需查閱的檔案。檔案不得借出，確需借出的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。絕密檔案的調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。

調(diào)閱時(shí)必均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。

3.檔案利用過程中的保密

3.1檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復(fù)印件；提供文獻(xiàn)索引資料。查閱檔案人，必須遵守保密規(guī)定。嚴(yán)禁擅自摘抄、復(fù)印，確需摘抄、復(fù)印者，必須經(jīng)過批準(zhǔn)和接受檔案人員的監(jiān)督查閱。

3.2檔案資料的公開再利用過程中的保密

檔案管理部門對(duì)外提供檔案信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場(chǎng)信息等。依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好檔案公開、再利用工作，對(duì)檔案管理員的要求更加嚴(yán)格，更需要對(duì)非公開或解密資料的掌握。

3.3非公開文獻(xiàn)利用的保密工作

劃分保密等級(jí)，保管人員盡量減少，防止泄密。非公開文獻(xiàn)中可能存在關(guān)系機(jī)密的數(shù)據(jù)資源，應(yīng)單獨(dú)存放，必要的可加鎖保管。

3.4 絕密檔案的保密工作

《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

4.檔案銷毀過程中的保密工作

檔案資料的銷毀需編制銷毀清冊(cè)；嚴(yán)格履行銷毀手續(xù)，經(jīng)上級(jí)主管部門書面批準(zhǔn)同意后，方可組織銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。同時(shí)做好銷毀的安全防范及保密工作，保證需銷毀的檔案資料不外泄。

銷毀檔案的目錄、鑒定銷毀檔案報(bào)告及審批銷毀手續(xù)等材料要存入全宗卷，并在各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳上注明。

3 結(jié)語(yǔ)

做好檔案管理的保密過程是十分重要且有歷史性意義的工作，做好保密工作從現(xiàn)在做起，從細(xì)節(jié)做起，從各操作環(huán)節(jié)做起，對(duì)檔案管理保密管理手段進(jìn)行完善，提高檔案管理的質(zhì)量。積極探索檔案管理中的有效措施，對(duì)保密工作做到密不透風(fēng)，從而進(jìn)一步推動(dòng)且提高現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理及保密工作。