淺談文書檔案管理的問題與對策

張亞麗

摘 要：文書檔案管理工作是當今社會經濟發展的必然，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性，實行全面科學化的文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準。本文探討了文書檔案管理的問題與對策。

關鍵詞：文書；檔案管理；問題；對策

衡量一個單位管理水平的一個重要標準就是文書檔案管理水平，檔案管理直接關系檔案資料的完整性。提高文書管理工作的地位，加強文書工作和檔案管理工作的銜接，增強部門合作，完善工作程序和管理機制，樹立文書檔案管理的規范化和標準化意識，做好檔案資料的收集工作，提高檔案資料的利用率，保證單位的健康發展。

1 文書檔案管理存在的問題

1、對文書檔案管理工作的重視程度不夠。文書檔案不像其他工作那樣容易出成績，因此一些領導也不大愿意更多地投入和關注，僅僅要求保管好文件，確保檔案信息不外泄、無遺失，需要時可以及時提供參考即可，換句話說就是檔案意識不高。這些想法造成文書檔案管理工作不被重視，也直接影響到文件在形成的時候就不規范，導致最終文書檔案管理工作質量不高。

2、文書工作與檔案管理存在脫節現象。在實際工作中，文書工作和檔案管理經常出現分塊管理，這無形中拉大了兩者之間的距離，導致文書工作人員檔案管理意識薄弱，而檔案工作人員也很少關注文書工作，促使兩方面的工作存在脫節現象。公文格式和處理方面也存在著不合理、不規范的情況，使現有的文件檔案內容繁瑣、形式多樣，不利于分類和保管。

3、檔案收集整理不規范。檔案收集整理不規范體現在以下兩方面：一是所收集的材料不規范，很多企業從文件形成開始就存在不規范的現象，不按照《國家行政機關公文格式》規定，如用錯文種，格式不對、文件用印不當、行文不規范、紙張大小、裝訂不符合要求等。二是歸檔文件整理不符合規范材料不完整。《中華人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則》對歸檔有明確規定，但文書人員在實際操作中不按照要求，如歸檔材料使用字跡易消失的傳真紙；只重視收集紙質材料，忽視其他材料，只收集正文，不收集附件和補充說明等。

2 提高文書檔案管理的對策

1、做好文書檔案管理的基礎工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。文書工作與現代信息技術的有效結合是社會發展的必然結果，所以文書工作者要不斷學習信息技術將與實際工作有效結合，不斷提升自身業務素質素養以及計算機、信息技術的學習，結合文書工作及檔案管理工作的特點，制定合理的文書檔案管理人才機制的培養。

2、做好檔案的搜集整理工作

要從日常的小事一點一滴做起，在上級發文后，做好收文等級，要對文件的保存價值和儲存價值進行評鑒，對檔案進行規范整理，以方便查閱。對于檔案的整理工作，要重視每一個細節工作，對于自生文件，要根據文件性質，比如簽發文、定稿、改稿等進行規整，統一成冊，由零散的“頁”整理為“件”，最后裝訂成“卷”，做好入庫前的準備工作。另外，為了保證工作正常進行，提高文秘工作人員檔案的工作效率，單位要加強文秘工作人員的技術培訓，重視文書檔案管理工作，做好節本的收發、裝訂工作。

3、規范文書檔案管理工作的程序和方法

首先，要全面普查案卷。要剔除一些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步。其次，重新組合案卷，實現案卷規范化。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工填寫，以保證案卷更加規范。第三，規范題名，提高檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅有查全率是不行的，還須同時保證查準，因此，在著錄時要統一規范題名。我認為規范題名應掌握的原則與要點是填寫題名項要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。

4、提升文書檔案管理人員的綜合素質

提高文書檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。要注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。

5、完善文書檔案管理工作信息化建設

就目前來看，文書檔案管理信息化建設已經成為提高企業檔案管理工作質量的主要方法。企業文書檔案管理人員應當引進合理的計算機系統，以此分析文書檔案管理各個環節中信息化實現的可能性，推進文書檔案管理工作的規范化于標準化。文書檔案管理工作的規范化，是一個系統性工作，需要重視企業工作人員建檔、歸檔意識的提升，在此基礎上推進文書檔案電子化發展。隨著計算機技術的廣泛應用，無紙化辦公模式已經逐漸取代傳統檔案管理模式，因此企業文書檔案管理工作人員應當合理利用計算機網絡技術，提升文書檔案管理工作的整體效率與質量。

總之，文書檔案管理工作是各個單位都不可缺少的工作要素，除了切實的提高文書檔案管理人員的綜合素質外，還要加強文書檔案管理工作與現代化管理手段及信息技術相融合，實現科學化文書檔案管理，從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。

參考文獻

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