PDCA循環管理在內部控制審計實務中應用的實證研究

舒文廣+蔣中明

【摘 要】作者通過對PDCA循環管理與組織內部控制管理、內部控制審計內在聯系的分析研究，闡述了PDCA循環管理的四個環節契合了組織內部控制管理需要，分析了運用PDCA循環管理指導內部控制審計現場實施的可行性，并以PDCA循環管理在采購業務內部控制審計實務中的具體應用，論證PDCA循環管理在內部控制審計實務中應用的有效性。

【關鍵詞】PDCA循環；內部控制；審計

PDCA循環，又稱質量環或戴明環，是管理學中通用質量控制模型，在質量管理中獲得廣泛的應用。當前，國內PDCA循環管理對內部審計的應用研究主要集中在審計工作的質量管理，而如何利用PDCA循環管理指導具體審計項目的現場實施研究較少。本文研究的就是PDCA循環管理在內部控制審計實務中的應用，即利用PDCA循環管理指導具體內部控制審計項目的現場實施。

一、PDCA循環管理理論

PDCA是英語單詞Plan（計劃）、Do（實施）、Check（檢查）和Action（處理）的第一個字母，PDCA循環是全面質量控制中計劃制訂和組織實施的過程，這個過程周而復始地運轉對質量進行管理。P、D、C、A四個英文字母所代表的意義如下：

1.P（Plan）——計劃。計劃是根據要求和組織的目標，分析存在的問題及影響要素，制定解決問題采取的措施。

2.D（DO）——實施。實施就是具體執行，即執行計劃過程，實現計劃中的內容。

3.C（Check）——檢查。檢查是對計劃實施過程進行監督和評估，分析是否達到預期的效果。

4.A（Action）——處理（亦稱糾偏）。對檢查的結果進行處理或糾正，肯定成功的做法，予以標準化，形成制度，便于以后工作時遵循；總結失敗的教訓，以免重犯；對于一時未能解決的問題，提交下一個PDCA循環去解決。

PDCA循環的精髓就是：Plan（計劃）—Do（實施）—Check（檢查）——Action（處理）的閉環管理，即制定計劃、實施計劃、檢查計劃效果、修正計劃的工作質量控制的閉環流程。單個PDCA循環組成一個閉環（如圖一），但每個PDCA循環都不是在原地運轉，而是像爬臺階那樣，經過一次PDCA循環，解決了一批問題，就提高一次質量管理工作水平（如圖二）。

PDCA循環管理主要用于組織加強質量控制和管理，以改善產品或項目質量，是管理活動的基本方法之一。PDCA循環可以在單個項目過程中開展，亦可以在整個組織管理系統中開展，從而實現全面動態的質量管理。每完成單個循環即解決一批現實問題，其它或即將面臨的新問題在接下來更高階段循環中逐步解決，直至整體工作質量提高。

二、內部控制內涵

1992年，美國反欺詐性財務報告委員會的主辦機構委員會（COSO委員會）發布了《內部控制——整體框架》報告，即著名的COSO報告，報告對內部控制的定義為“內部控制是由企業董事會、經理當局以及其他員工為達到財務報告的可靠性、經營活動的效率和效果、相關法律法規的遵循等三個目標而提供合理保證的過程”。COSO報告同時認為內部控制包括內部控制環境、風險識別與評估、內部控制活動、監督評價與糾正、信息交流與反饋等五個相互聯系的要素，這五大要素服務于上述三大目標。這是目前比較成熟的內部控制理論，受到各國理論界和實務界的廣泛關注和普遍認可。

我國《企業內部控制基本規范》（以下簡稱《基本規范》）中對內部控制定義：內部控制是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的，旨在實現控制目標的過程。《基本規范》也是包含了內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督等五個相互聯系的要素，說明《基本規范》與COSO報告趨同。同時，企業建立與實施內部控制，應當遵循的全面性原則要求：內部控制應當貫穿決策、執行和監督全過程，覆蓋企業及其所屬單位的各種業務和事項。內部控制的目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。

三、內部控制審計概念

COSO報告認為，內部控制評審是指由企業董事會下設的審計委員會組織開展的，以內部審計人員為主，吸收相關專業技術人員和專家參加的，對企業內部控制系統建設、實施情況進行的調查、分析、評價等系統性活動，主要測評企業內部控制系統是否健全、合理，以及執行是否有效。

我國內審協會公布的《第2201號內部審計具體準則——內部控制審計》中定義：內部控制審計是指內部審計機構對組織內部控制設計和運行的有效性進行的審查和評價活動。同時指出，內部審計機構可以參考《基本規范》及配套指引的相關規定，根據組織的實際情況和需要，對組織層面內部控制的設計與運行情況進行審查和評價，并以內部控制審計報告形式反映內部控制缺陷認定及整改情況，以及內部控制設計和運行有效性的審計結論、意見、建議。

四、PDCA循環管理與內部控制及內部控制審計內在聯系

內部控制是組織管理的重要組成部分，且穿于整個組織管理；PDCA循環管理作為組織加強全面質量控制和管理基本方法之一，適用于組織全面質量管理；而內部控制審計工作實質是評審內部控制工作質量。三者之間具有高度的內在契合性，PDCA循環管理原理適用于指導內部控制審計實施過程。

1.內部服務對象一致。PDCA循環適用于質量管理的全過程，其服務的對象是組織內部工作質量管理。內部控制是組織的一項管理工作，內部控制審計則是對組織內部控制進行審查評價，也是服務于組織內部管理。因此，三者均服務于組織內部管理工作。

2.內部目標任務相同。PDCA循環管理是圍繞組織目標，不斷改進和提升質量管理。內部控制是實現控制目標的過程，內部控制審計則是通過內部審計機構對組織內部控制設計和運行的有效性進行的審查和評價，促進內部控制健全和有效執行。因此，三者的任務均是提高組織內部工作管理水平，防范風險，最終實現提高經營效率和效果的目標。

3.工作方法同理。PDCA循環管理是通過一次循環，解決了一批問題，提高一次質量管理水平，像爬臺階那樣，持續改進和提升工作質量。內部控制也需要與組織的經營規模、業務范圍、競爭狀況和風險水平等相適應，并隨著情況的變化及時加以調整，不斷完善和提高。內部控制審計則通過審計手段，促進內部控制不斷健全和運行有效。可以發現三者的工作原理是一樣的。

4.工作流程相似。PDCA循環工作流程是制定計劃、實施計劃、檢查效果、進行糾偏的一個閉環管理。內部控制是內部控制審計、內部控制執行、內部控制檢查反饋和內部控制校正等貫穿于組織管理活動決策、執行和監督的一個全過程。內部控制審計則是從內部控制設計、內部控制運行、內部控制效果的審查、評價，提出改進意見建議。因此，三者的工作流程和環節極其相似。

五、PDCA循環管理在內部控制審計實務中的應用實證研究

綜合上述對PDCA循環管理與內部控制及內部控制審計內在聯系的分析發現，PDCA循環管理理論適用于組織內部控制工作管理，其4個環節流程的閉環可以用于指導內部審計機構開展內部控制審計實務。即組織內部控制設計相當于Plan（計劃），該環節審計需要審計人員收集分析相關資料，以掌握組織內部控制是否建立，以及內部控制是如何圍繞實現組織目標進行設計的；內部控制運行相當于Do（實施），對該環節審計，審計人員需要深入現場了解、詢問、測試內部控制執行情況，對一些重要內部控制措施還可以采取穿行測試、實地查驗等方法實際執行一次，以確定內部控制是否執行；內部審計部門的審查相當于Check（檢查），該環節是內部控制審計的重點，具體可以對相關內部控制的決策過程、具體業務實施的工作記錄、會計核算、資料保管、績效考核等進行審計，檢查組織內部控制的執行是否有效，是否實現了組織內部控制目標；審計評價即發表審計意見建議相當于Action （處理），該環節審計，需要內審人員在現場審計時，認真分析收集的相關證明材料，認定內部控制缺陷，通過內部控制審計報告發表內部控制設計和運行有效性的審計結論，并提出改進意見、建議，以促進組織改進完善內部控制，更好地實現組織目標。

以下作者結合參與某培訓機構教材采購內部控制審計的案例，具體闡述PDCA循環管理在內部控制審計實務中的應用。即通過對該培訓機構教材采購管理內部控制的設計、采購過程的實施、采購業務的監管、提出教材采購內部控制完善意見這個閉環審計，來審查和評價該培訓機構的內部控制設計和運行有效性。

1.Plan（計劃）：審計組進駐后，根據采購業務可能出現的存在的采購計劃安排不合理、招投標或定價機制不科學、采購驗收不規范等風險點，對該培訓機構的教材采購內部控制環境進行總體調查，先從不相容崗位設置情況進行了審查和評估。該培訓機構教材采購業務相關不相容崗位設置如下：

某培訓機構教材采購業務

不相容崗位設置審查表

通過不相容崗位設置審查后，發現該培訓機構教材采購業務內部控制環境總體不完善，圖書館權限過大，存在重大缺陷，風險較高。在這總體印象下，審計人員開始收集該培訓所的采購業務管理制度，并與其上級主管部門制定的制度進行比對，審查評估制度設計的有效性。

某培訓機構教材采購業務

管理制度設計審查表

通過教材采購業務內控制度設計的審查后，發現該培訓機構教材采購業務內控制度設計存在不規范的地方，管理制度存在缺失、制度內容不符合上級主管的規定等制度上缺陷。

2.Do（實施）：在掌握內部控制設計情況后，審計人員開始對該培訓機構實施教材采購過程進行審查評估。在審計現場，審計組通過抽樣選擇了一批教材采購業務，采取穿行測試方式，順著采購業務流程圖（圖三），跟蹤查驗了該批教材采購業務的全過程。

教材采購申請：教務科根據培訓內容，確定了采購教材種類（一套5本教材），根據預計報到學員200人，確定采購數量210套，向圖書館提報申請采購教材計劃；教材采購、驗收與發放：圖書館根據采購申請直接向北京金臺路某家書店采購了上述教材210套，訂購價為碼樣原價，每套298元，教材收到后由圖書館驗收、存放保管，學員報到后，自行到圖書館領取教材，教材發放由圖書館工作人員負責；付款：收到發票和采購教材的清單后（發票金額為該批教材的碼樣原價），圖書館采購人員簽字，圖書館負責人審核，報單位負責人批準，交財務科轉賬付款。

跟蹤這批教材采購業務的流程后，審計人員發現存在以下問題：教材供應商是圖書館根據長期合作經驗自行選擇，且未簽訂購銷合同，未確定圖書折扣比例，實際購書數量不確定（本期培訓報到學員實際人數為205人），教材發放無記錄，財務按碼樣原價和210套數量付款，多購書和折扣款財務無記錄。這些問題產生可能存在舞弊行為，反映出該培訓機構內部控制執行存在缺陷。

3.Check（檢查）：在跟蹤一批教材采購業務發現該培訓機構內部控制存在執行不到位的問題后，審計人員加大了檢查力度，對大額教材采購業務進行重點審計。對采購業務決策過程、記錄、核算、資料保管、績效等進行了詳細審計，尤其是對制度缺失和制度不完善的采購環節和付款環節進行重點核查。一是供應商確定審查。發現該培訓機構長期以來大額教材采購都是北京金臺路某家書店為供應商，調查了解到當初選擇該供應商時經過了詢價，由于時間較長未能提供當時的詢價資料，但未履行招標程序。二是合同簽訂。解釋為由于是長期合作關系，所以未簽訂合同。三是定價機制。通過深入調查，發現長期以來該培訓機構在供應商一直享受了8折優惠。四是折扣款資金管理和財務核算。經審計發現，購書折扣由供應商不定期打入圖書館采購人個人存折，再由經辦人定期取現上交單位財務，財務賬面長期掛列“其他應付款”科目。五是教材發放，根據學員實際報到人數發放教材，多余教材退回供應商或存在圖書館待處理，雖然登記了購、領臺賬，但未能提供教材發放簽收記錄。

經過審計，發現該培訓機構在教材采購業務內部控制設計存在缺陷、內部控制制度不完善、內部控制運行不到位，包括由于制度缺失或制度不完善造成運行效果不佳，也包括有制度不執行或執行制度打折扣影響了內部控制運行的有效性等一系列問題。審計組經匯總分析證據資料認為，該培訓機構教材采購業務內部控制存在重大缺陷。

4.Action（處理）：對該培訓機構教材采購業務內部控制存在的重大缺陷，審計組在審計報告中逐一進行了披露，并提出了健全采購業務內部控制設計，盡快建立供應商選擇和定價招標制度，完善教材驗收和發放制度，嚴格執行合同管理制度和財務核算制度，確保教材采購業務內部控制設計和運行有效。同時，上級審計部門將該培訓機構的審計納入下一年度審計計劃，進行跟蹤審計，確保問題整改到位。

總之，內部控制如同質量管理一樣是企業管理的重要組成部分，它是一個動態的管理過程，是在不斷發展完善的。PDCA循環管理可以緊密結合組織發展和管理變化的情況，不斷地對內部控制工作進行持續的總結、改進和提高。通過實證分析，PDCA循環管理能夠很好地指導內部控制審計現場實施，通過審計督促組織設計出更健全的內部控制體系，并促使其有效運行，以合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，幫助組織實現發展戰略。

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（作者單位：南昌鐵路局審計處）