現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策

陳李明

摘 要：諸多企業在檔案管理方面開始廣泛地應用現代信息技術。企業檔案建設與管理工作的信息電子化格局已基本形成，也是今后企業檔案管理的必然趨勢。本文通過分析信息技術對我國企業檔案管理帶來的影響，提出了企業檔案管理應對的措施。

關鍵詞：現代信息技術；企業檔案管理；影響；對策

隨著科學技術的不斷發展，現代信息技術迅速地滲透到人類的生產和生活，已經延伸到社會生產的各個領域，對企業的生存和發展起著重大的影響。企業的檔案管理逐漸走向信息化已經是當前企業發展中的一項重要任務。文章關于現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策展開詳細的分析。

一、現代信息技術對企業檔案管理帶來的影響

（一）現代信息技術對企業傳統檔案管理理念的沖擊。現代信息技術在企業檔案管理中的應用，對傳統的企業檔案管理理念雖然造成一定程度的沖擊，但是給企業帶來的巨大效益也不可否認。傳統的企業檔案管理模式雖然理論框架簡單，但由于是紙質檔案，不容易歸類，進行檔案信息查詢的時候也不容易及時地提煉出所需的檔案信息。現代信息技術在企業檔案管理中的普及應用，改變了檔案管理者對傳統管理理念以及操作上的局限，使企業檔案管理工作者在工作中獲得較大的主動權，提高管理的效率。

（二）現代信息技術對傳統檔案管理工作的素質與能力的沖擊。企業的檔案管理工作者在傳統的管理工作中已經形成了一定的技巧和管理的模式，在面對逐漸滲透到企業檔案管理中的現代信息技術，檔案管理工作者還需要適應的過程。因為傳統的檔案管理工作的流程和技術背景與現代信息技術下的檔案管理有著一定的差距，已經適應了原來傳統檔案管理工作流程的工作者，對新的操作方式有一定程度的排斥。

（三）現代信息技術促進企業管理技術，為企業的發展帶來機遇。現代的信息技術具有信息化、網絡化、社會化、智能化的特征，這些先進的技術特征與傳統的企業檔案管理模式有著很大的不同。從檔案管理的信息化發展階段歷程來看，現代化信息技術的特征，不斷地促使企業檔案管理發生變化，但是這些變化都是積極的，在發展的過程中不斷提高檔案管理工作的效率。所以，企業唯有對自身檔案的管理工作實現信息化，才能促進企業檔案管理工作的良性發展。

（四）標準化程度與法制不健全成為新的挑戰。傳統的紙質檔案的管理，主要是進行紙質檔案文件的管理，只要檔案文件不存在缺失或者丟失的情況就可視為檔案管理工作的合格。因為沒有相關的標準化制度的規定和限制，使管理的方式存在缺陷，不能讓檔案發揮其真正的價值和意義。例如，有的企業的某些檔案已經超過了幾十年，對這類特殊的檔案文件怎樣進行密封，什么時候需要使用，應該如何合理地利用并沒有明確的規定，造成了檔案管理很大的不便，沒有真正地體現出這類檔案的價值。

二、提高企業檔案管理水平的措施

（一）轉變檔案管理者的傳統檔案管理理念和思想，樹立現代信息化的管理思路，明確檔案管理在現代信息技術下的各個管理步驟，將先進的信息技術運用到工作中，保證企業檔案管理工作在新的管理模式下順利地展開。在現代企業檔案的管理工作中，時刻謹記用思想引領行為。在加強企業檔案管理的同時，應清楚地了解現代先進的信息技術對企業檔案管理工作的重要意義和影響，準確地認識企業檔案管理的實踐意義，使得企業對檔案進行科學、規范的管理。

（二）在先進的檔案管理思想理念的基礎上，加強對企業的檔案管理工作現代化設備設施的建設與完善。在加強管理設施設備的過程中，嚴格依照客觀的管理需求，從實際出發，不能為了迎合信息現代化而盲目地進行技術的革新。當然，技術完善要以一定的傳統檔案管理為基礎，對保存的檔案文件進行翻拍、錄入、備份等工作，這些環節的完成必須要有完善的ERP系統。

（三）檔案管理工作要有規范的管理機制作保障。檔案管理工作是一個長期的過程，在這個管理過程中，需要一套健全的管理體制，保證檔案管理工作的正常運行。企業要建立科學、規范的信息化檔案管理制度，使得檔案管理工作的每一個環節都受到制度的約束，保證檔案管理的有效進展。例如，很多年代較長的紙質檔案，各方面質量都比較差，系統在對其內容進行錄入時的難度會增大，所以一定要對歷史檔案建立科學的管理標準，以確保檔案信息化的建設順利地進行。

（四）提高檔案管理人員的能力和素質，對管理人員進行培訓，加強學習，使其能更好地適應現代信息技術環境下的檔案管理工作，同時加強檔案管理部門之間的合作，對檔案管理的有效資源進行整合，促進聯動合作機制的建立，利用檔案管理的信息化和科技化，增強檔案管理工作人員的創新思維能力。此外，企業也要注重培養新生力量，發展壯大一批具備現代信息技術實力的企業檔案管理人才，提高檔案管理工作的質量，提高檔案管理的效益。

三、結語

綜上所述，現代信息技術隨著科學技術的發展在不斷地變革與更新，對企業檔案管理的工作產生了巨大的影響。在信息技術發展的大環境下，傳統的檔案管理模式的局限性已非常明顯，所以，企業要加強對檔案的信息化管理，培養大量的現代信息化檔案管理人才，更好地促進企業在現代信息技術的背景下不斷的革新和發展。

參考文獻：

[1]何所懼.現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策[J].人資社科，2014（09）.

[2]嚴德清.現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策[J].經管視線，2014（06）.