現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策

陳晨

摘要：信息時代的到來為我國社會經濟各方面的發展提供了源源不斷的動力。對于企業來說，信息化的管理手段也是日常管理工作中必不可少的應用。企業檔案管理對提高企業的整體經營水平，整合利用各項資源具有重要作用，信息技術推動了企業檔案管理走向現代化和信息化。在這個背景下，企業檔案管理不僅能夠利用多項信息技術來實現信息的傳輸和共享，還能夠形成統一的檔案體系，促進企業信息資源的有效流通，大大推動了企業的發展。當然，企業檔案的信息化雖然具有不可忽視的積極影響，也存在一定的消極影響。因此，企業在檔案管理的工作中需要利用信息技術的優勢來為企業的發展提供動力，同時也要與時俱進，努力提高企業檔案管理的水平。

關鍵詞：現代信息技術；企業檔案管理；積極和消極影響；對策

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）01-0183-02

信息技術的發展大大提高了各種電子資料的利用效率，促進了信息的流通和共享。在企業的檔案管理中，信息技術能夠將企業日常的工作資料轉換成電子文檔，方便企業的應用和管理，提高了企業日常工作的效率。企業各個部門之間可以隨時實現信息的共享，同時還有利于企業和社會之間的聯系，方便外界了解該企業。企業的檔案管理工作對企業本身具有重要的意義，它記錄了企業從建立到發展的各項重大事件，反映了企業發展的軌跡，是企業以后發展路線的重要參考。在現代信息技術的潮流中，企業檔案管理需要與時俱進，跟隨時代的步伐實現檔案管理的電子化和信息化。在這個過程中，企業檔案管理工作可能會面臨某些問題，需要企業能夠發揮信息技術的優勢，消除其可能帶來的不良影響，提高檔案管理的效率和水平，為企業發展提供良好的動力。

一、企業檔案管理信息化的雙向作用

1.企業檔案管理信息化的有利作用

第一，企業檔案管理的信息化改變了傳統的紙質檔案文本管理方式，檔案管理更加智能，檔案資料利用效率更高，并且利用的范圍和對象更廣。當前任何企業的日常工作都離不開計算機，檔案管理也在計算機的普及下改變了其以往的管理形態。通過計算機和檔案管理軟件可以對檔案資料進行編輯和存儲，記錄檔案利用情況。第二，企業在檔案資源的開發利用中可以通過信息技術破除時間和空間的限制，拓寬檔案資源的利用范圍，整合可以利用的各項有效資源，并且具有非常高的效率。企業的領導可以隨時調閱電子檔案來制定企業發展方案；企業部門可以通過信息化的資料來有效率地安排日常工作；部門之間也可以隨時隨地實現檔案資料的共享和研究。第三，檔案管理工作從其性質來看是有關文本的整理工作，具有較高的復雜性，而利用信息技術可以方便檔案的管理。電子化的檔案材料可以根據企業的需要實現各式各樣的功能，方便了檔案的檢索和整合等。同時，現代信息技術允許企業建立自身的資料庫，所有的檔案能夠在資料庫中得以保存和利用，還能夠建立各種檔案目錄，方便檔案資料的輸入對比和輸出利用。第四，企業檔案的信息化能夠提高檔案管理工作各個環節的效率。企業的電子檔案庫能夠根據企業自身的需求將資料進行分類整理，企業人員可以通過快速篩選檢閱任何想要利用的資料。檔案管理工作不再僅僅服務于企業的日常工作，還成為了企業提高管理效率的戰略任務。企業優秀的檔案管理水平也是企業形象的重要保障。

2.企業檔案管理信息化的問題分析

第一，雖然我國企業進入到了信息化的時代，但是要改變傳統的檔案管理方式還需要一定的適應過程。傳統的檔案管理都是通過檔案資料室的方式進行的，很多管理人員已經適應了紙質文本的管理，在利用計算機來進行電子檔案的整理時還不能良好地適應。在現代化的管理方式和理念下，傳統的管理理念必然會與之沖突。因此企業要努力改變這一現狀，改革檔案管理方式，提高檔案資料的利用效率，增強檔案管理能力，提高檔案管理的水平。第二，企業檔案管理的信息化必然要求改變以往傳統的紙質文本等傳統的管理方式，將檔案材料以電子化的形式儲存在計算機當中，這樣可以方便資料的整理和共享。但是由于以往的紙質文本數量較多，完全將其電子化需要耗費大量的人力物力，而且網絡風險較大，機密的檔案資料可能面臨著泄漏的危險。第三，企業檔案管理的信息化需要企業引進先進的電子信息技術和設備。首先企業要準備大量的資金用于購買計算機和檔案儲存設備，這對于企業來說是一筆重大的資金支出。同時在運用其進行檔案管理的時候要花費一定的費用來對設備進行維護，更新管理軟件。另外，雖然現代信息技術具有其很強的優勢，但是仍然會出現漏洞，某些情況下某企業的機密檔案材料可能會被竊取而泄漏，給企業帶來嚴重的損失。第四，電子化的檔案資料需要經常進行備份，如果出現突然斷電的情況或者計算機故障，之前的工作可能因此而變得毫無價值。企業要專門配備相關的技術人才，增加了企業的人力成本和財務成本。

二、完善企業檔案管理信息化的對策

第一，要改革企業檔案管理思路和方式，引進先進的管理理念，提高檔案管理工作的活力，拓寬檔案管理工作空間。企業檔案管理工作要采用現代化的思路和方式，引進先進的管理技術，提高檔案管理工作各個環節的效率，整體上轉變傳統的檔案管理方式。在現代化的企業經營管理潮流中，企業需要對各方面的管理工作進行改革創新，跟上時代的步伐，提高管理的質量。檔案管理工作雖然非企業日常的業務性工作，但是其對于企業本身的發展來說是至關重要的，需要企業認真對待，實現現代化的管理。具體來說，企業首先要明確檔案管理方式改革的思路和方向，結合企業本身實際情況，制定出符合企業長遠發展的檔案管理方針，確保檔案管理工作成為企業日常重要工作任務之一。其次，企業要積極學習和吸收先進的檔案管理經驗，采用現代化的管理技術，規范檔案管理條例，保證檔案管理工作能在先進理念的指導下穩步開展。

第二，要將企業檔案管理工作常態化，制定科學合理的管理標準并嚴格監督實施。任何一家企業在當今時代都面臨著檔案管理信息化的任務，但是要實現檔案管理信息化的目標并不是短時間內能夠完成的，需要企業在日常工作中不斷總結和反思，積累管理經驗，制定合理的管理條例，安排合適的管理人員。因此，企業在日常檔案管理工作中要制定出詳細的管理方案，確保每個環節都能夠提高檔案管理的效益。這就要求企業完善管理機制，統一檔案管理任務標準，采取有效的管理方案來，明確管理責任，確保管理的每一個流程都能夠清晰明了，從而提高檔案管理工作整體的效率和質量。對于工作中的疏忽現象要給予相應的處罰，提高管理人員對檔案管理工作的重視度。

第三，要加大對技術設備的投入，完善檔案管理的硬件設施。企業檔案管理的現代化不僅需要先進的管理理念，還要加大資金投入，積極引進先進的管理技術和設施。很多企業認為檔案管理工作通過手工就可以完成，忽視了信息技術在檔案管理中的重要作用，這樣就降低了檔案管理的效率，不利于企業長遠發展。有些企業雖然前期配備了先進的設備，但是在日常工作中沒有進行良好的維護，后期維修工作不到位，導致設備老化，計算機和其他時常出現故障。因此，企業在日常的檔案管理工作中要有良好的設備維護意識，及時更新管理系統，更換老舊設備，組織合格的設備管理人員定期對設備進行維護。同時企業要加強對檔案管理人員的培訓，提高其技術能力和管理能力，為檔案管理工作的正常開展提供良好的技術和硬件保障。第四，企業除了要從理念和技術上進行改革和創新外，還要從人員素質方面著手，提高檔案管理質量。先進的管理理念需要以優秀的人才作為載體，這就要求企業能夠通過完善的培養體系來保障管理人員具備有關的能力。企業檔案管理人員除了要具備檔案管理相關的業務素質外，還要掌握與之有關的信息技術，能夠利用現代化的技術設備快速有效的完成檔案管理工作。因此，企業要在檔案管理人員招聘時嚴把關，在日常的管理工作中要定期組織相關的講座，隨時監督管理人員的工作情況。要制定嚴格的管理條例，確保管理人員在工作中遇到問題時能夠及時向企業匯報。另外，企業還要加強各部門和各人員之間的交流和溝通，避免檔案管理人員只重視某一類檔案而忽視了其他類型的檔案工作。

三、結語

本文首先說明了企業檔案管理信息化的必然趨勢，然后說明了企業檔案管理信息化的雙向作用，最后提出了完善企業檔案管理信息化的對策。在企業的檔案管理中，信息技術能夠將企業日常的工作資料轉換成電子文檔，方便企業的應用和管理，提高了企業日常工作的效率。企業檔案管理的信息化改變了傳統的紙質檔案文本管理方式，檔案管理更加智能，檔案資料利用效率更高，并且利用的范圍和對象更廣。但是傳統的檔案管理都是通過檔案資料室的方式進行的，很多管理人員已經適應了紙質文本的管理，在利用計算機來進行電子檔案的整理時還不能良好的適應。在現代化的管理方式和理念下，傳統的管理理念必然會與之沖突。要改革企業檔案管理思路和方式，引進先進的管理理念，提高檔案管理工作的活力。

責任編輯：張麗