電算化環境下企業內部控制的完善

吳斯寧

摘 要：本文對電算化環境下企業內部控制的相關內容及出現的問題進行了分析，并提出了相應的完善措施，希望能對未來我國企業的發展所有裨益。

關鍵詞：會計；電算化；內部控制

一、電算化會計系統內部控制特征

1.內部控制環境發生改變

與手工會計系統相比，在電算化環境下，企業的會計部門的人員結構出現了較大變化。過去會計部門主要由財務、會計專業人與部門管理人員組成，如今還包括計算機數據處理系統的管理人員與計算機專業人員。同時，隨著互聯網與計算機技術的發展與普及，會計工作涉及的范圍越來越廣，會計部門的職能從單一的財務核算向更為復雜的業務活動發展，如銷售預測、人力資源管理等，這些都是電算化會計系統對內部控制環境造成的影響。

2.內部控制方法對程序的依賴性提高

目前電算化會計系統的內部控制主要分為人工控制與系統自動控制。人工控制的內容與手工會計系統的控制內容并無太大區別，而系統自動控制不僅是電算化會計系統內部控制中的核心組成部分，其運行也必須依靠電算化會計系統的相關應用程序才能得以實現。一旦這些應用程序出現了差錯，例如未及時發現并處理程序漏洞或被植入舞弊的程序，就會導致計算機在處理經濟業務時遵循錯誤的指令，最終為企業帶來巨大損失。同時，由于人們對計算機應用程序的依賴度逐漸提高，且應用程序在執行過程中具有極高的重復性，使部分無效或錯誤的控制信息難以被準備發現，一定程度上提高了內部控制錯誤的發生率。

3.內部控制范圍擴大

在手工會計環境下，交易處理是內部控制的主要內容。在實行會計電算化后，會計工作內容的增加，內部控制措施也更加豐富。由于電算化系統在建立、運行、維護等方面的復雜性，如今內部控制的內容包含了大量過去內有的項目，如網絡系統安全控制、系統權限控制、計算機病毒防治等。

二、加強電算化會計信息系統內部控制的必要性

1.規避經營風險

市場經濟的不斷發展，使市場競爭環境出現急劇變化，越來越多的企業在經營中出現中一系列問題，如資金鏈斷裂、庫存積壓等。雖然造成這種現象是多方面因素共同作用的結果，然而忽視了電算化會計系統的建設這些企業普遍存在的問題。電算化信息系統能夠為企業管理者提供及時、準確的會計信息，把握市場方向，調整企業戰略發展目標，從而將市場風險造成的影響降到最低。

2.適應互聯網時代地要求

隨著互聯網在企業會計中的應用，企業能夠真正實現財務數據的實時收集與處理，提高了會計部門的工作效率，也大幅提高了財務信息交流的及時性，此外，信息的使用者還能根據自身需要，對財務報表中的數據進行二次加工，從而對企業有更加深入、系統的了解。此外，互聯網作為高科技的產物，已經成為人們經濟活動中不可或缺的重要組成部分。在以知識經濟社會中，企業的財務報告除了基本的財務信息外，還包括所有可能對企業經營活動產生影響的信息，如人力資源、環境保護等。過去被認為不重要的信息或因成本效益原則無法向社會披露的信息，如今都必須完整披露，這要求企業通過加強電算化會計信息系統內部控制，實現對傳統財務報告結構與內容的變革。

三、新環境下內部控制出現的問題

1.會計電算化方面

（1）數據處理方式變化帶來的問題。第一，原始財務數據操作的準確性。在會計電算化系統中，輸出的數據是原始數據經由應用程序自動加工處理后加以存儲。然而應用程序本身不具有判斷原始數據正確與否的能力，必須依賴人工進行審核。換言之，一旦輸入的原始數據發生錯誤，計算機只能將錯就錯地進行運算，導致明細賬、總賬、會計報表等出現錯誤，進而造成會計信息嚴重失真；第二，不相容的職務難以分離。在手工會計內部控制中，崗位與職責分離是保證內部控制系統能夠有效實施的基礎環節。在電算化應用后，功能與知識的集中，造成職責高度集中，以往不宜合并的崗位如今被大量合并，導致崗位職責分離制原則的重要性大幅下降。此外，由于安全意識淡化，企業管理人員對電算化后的會計部門組織結構與崗位的相互制約、相互監督機制的重視度不足，使計算機舞弊現象屢禁不止。

（2）會計信息存儲方式變化帶來的問題。在手工會計條件下，會計數據和信息全部保存在紙質單據、憑證、賬簿、表格中，雖然在保存、查閱等方面較為復雜，但修改難度大，在修改中會留下明顯的痕跡，故安全度相對較高。在電算化條件下，會計信息主要存儲于磁介質上，雖然大大便利了資料的存儲于查詢，但數據容易被篡改、偽造，且不會留下任何痕跡。此外，電磁介質容易損壞，會計信息很可能出現丟失或損毀。因此如何提高會計數據的安全性、可靠性，是企業管理者應當著重考慮的問題。

（3）控制舞弊、犯罪的難度大幅提高。計算機使用范圍的擴大，導致利用計算機進行貪污、詐騙等經濟犯罪活動顯著增加。不法分子不僅能夠做到不留痕跡地對會計數據進行篡改或偽造，還能通過一系列操作瀏覽計算機內所有的數據資料，并將其復制或銷毀。計算機犯罪的隱蔽性與危害性極大，且控制難度比手工會計系統更高。

2.網絡應用方面

（1）授權方式改變增加了控制風險。授權控制是內部控制中的基礎性環節，在手工會計系統中，一項經濟業務由發生到生成會計信息，中間的所有過程都離不開具有相應管理權限人員的簽章。雖然這種管理方式的效率相對較低，但在防范舞弊方面具有突出作用。在網絡會計信息環境下，權限分工由簽章改為口令授權，而口令多存放于計算機系統中，極易發生泄漏。一旦口令被他人竊取，很可能會為企業帶來巨大的經濟損失。

（2）開放性的網絡環境容易使計算機會計信息系統受到外部攻擊。互聯網是一個較為開放的環境，從理論角度而言，在該環境內的所有服務其上的信息都能通過一定的手段予以訪問，不難看出，網絡會計信息系統不可能做到完全避免非法訪問者的攻擊。首先，在網絡環境下，傳統的以計算機機房作為安全中心的防護模式已經無法有效保證信息安全。大量會計信息在傳播過程中可能途徑多個不同的地區，被截取、篡改、泄露的可能性極高；其次，黑客等不法訪問者對網站的攻擊使網絡會計系統面臨前所未有的安全風險；最后，大量計算機病毒通過電子郵件、文件下載等形式進行傳播，其傳播速度與影響范圍已是今非昔比。綜上所述，企業必須密切關注網絡技術的發展趨勢，定期組織專門人員對會計信息系統的安全性與內部控制能力進行評估，及時發現其中的問題并采取有效措施進行處理。

（3）電子商務的普及，為企業內部控制帶來新的挑戰。網上交易使互聯網發展的必然結果，電子商務也隨著不斷發展壯大。電子商務的興起一方面提高了商務的活動效率，為企業帶來了前所未有的活力，另一方面也為會計電算化系統的內部控制帶來了挑戰。單據電子化、貨幣電子化等雖然極大提高了資金周轉率，但由于目前我國在電子票據管理方面還處于探索階段，為企業的內部控制帶來了巨大風險。

四、完善企業內部控制的措施

1.會計電算化方面的措施

（1）加強系統開發與控制。首先，無論是購買商品化的會計電算化軟件還是自行開發，都不得違反國家有關部門制定的標準，如系統開發與審批、軟件制造商的選擇、系統功能模塊設計等。目前我國會計電算化方面的法規主要有《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等，企業嚴格按照這些規定開發和使用軟件，能使會計電算化系統更加可靠。

（2）加強軟件操作人員的培訓。企業應加強對會計電算化操作人員的培養力度，定期開展相關專業技能培訓，將他們培養成為同時兼備會計專業知識與計算機知識的復合型人才。此外，企業還應建立獎勵機制，對開展自主學習的財務人員給予適當的精神或物質獎勵，最大限度的激發員工的學習積極性。在外購商品化軟件時，應要求軟件制作方安排專門人員對操作方法進行講解，加深財務人員對會計電算化系統的認識。

（3）系統轉換。新的會計電算化系統在完全取代舊的計算機會計系統或手工會計系統前，需要經歷一個系統轉換的過程。在此期間，企業應完善各項準備紅做，并采取相關工作手段，維持正常的財務處理工作，如舊系統的結算、人員配置等。此外，新計算機系統是否真的能夠滿足企業日常經營，這也需要經過時間的檢驗。企業應根據自身特點與實際情況，在系統轉換時采用新舊系統并行的方法，檢驗新系統的有效性，并行運行的時間應保持在3個月-半年。

（4）強化對應用程序修改的控制。由于企業經營環境的變化或會計電算化軟件自身的不足，計算機會計系統在使用一段時期后必然需要進行適當修改。在修改會計軟件時，企業應安排專門人員制定修改計劃，并對修改的每一個過程進行實時監督，將修改原因、修改方法、修改結果以書面形式向企業管理人員匯報，待審核通過后才能進行修改。嚴禁系統操作人員參與修改，且一切與程序修改有關的記錄都應當妥善保存，方便日后查閱。

2.網絡應用方面的措施

（1）強化風險意識。強化風險意識的關鍵在于建立風險控制機制，其內容主要包括：第一，風險評估信號與指標體系。對企業在經營活動中可能遭受的技術風險與管理風險建立完善的風險預警指標，從而在第一時間發現潛在的風險；第二，風險控制運行體系。在發現潛在風險后采取相應的解決措施，避免風險的發生；第三，風險處理部門。若企業遭受的風險難以完全規避，風險處理部門能迅速對已經發生的事故做出反應，并盡最大努力將損失降到最低。同時在處理結束后對事故進行全面分析，杜絕未來類似事件再次發生。

（2）完善組織與管理控制。企業應根據網絡環境的特點，對會計部門的組織形式進行調整，在進一步明確會計信息系統崗位職責分工的同時，增加網絡管理、監控等崗位，但這類人員必須獨立于電算化軟件開發、維護、運行及其他與財務相關的崗位。落實崗位責任制度，每個會計崗位各自擁有一定的操作權限，并用密碼限制，防止出現越權操作的行為。

（3）建立網絡安全管理控制制度。在互聯網環境下，為了防止會計電算化系統遭到非法入侵，保護會計數據，企業應健全網絡安全管理控制制度，如建立網絡監控、防火墻、入侵檢測等，并將信息系統的事故報告進行深入、系統的分析，以便使企業能夠更詳細地了解外部攻擊的相關信息，為調整安全管理控制措施，強化網絡風險防范提供參考。

五、結語

電算化環境下會計信息系統的風險具有較強的特殊性，同時大量國內外案例表明，盡管計算機系統中會計處理的錯誤率和舞弊現象的發生率有所下降，但其造成的損失是手工會計系統時代無法比擬的。因此企業應深化這方面的認識，加大在內部控制方面的建設，實現可持續發展。

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