品管工具電子模板的設計和應用

梁業梅

?

品管工具電子模板的設計和應用

梁業梅

關鍵詞：護理管理；護理質量；柏拉圖；品質管理工具

質量持續改進是現代醫院管理的核心。將品管工具如柏拉圖、質量管制圖等用于護理質量檢查的總結,會讓決策者一目了然,但繪制過程需要一定的技能,花費時間較多。為方便質控員檢查、總結，2012年我院定期輔導品質管理,護理質控人員已熟練掌握查檢表、柱狀圖、柏拉圖、質量控制圖等工具繪制和應用，但每次質量檢查后,質控員繪制品管工具圖仍很困難。為解決這個難題,我院成立了科研組，應用Excel開發帶有質量品管工具的電子模板,于2013年4月在局域網上正式使用,實現了質量檢查總結的信息自動化,有效縮短了檢查和記錄時間,提高了管理效能。

1設計與方法

1.1模板設計理念與標準對照《三級甲等綜合醫院評審標準實施細則》(2011版)有關護理管理與持續質量改進的評審標準,按質量管理工作循環(PDCA循環)原理[1],用計算機的Office Excel編寫,將品管工具與文字結合,設計成圖文并茂的Excel質量模板,供每次質量檢查總結使用。每次檢查后,只要錄入數據和簡單的文字,模板自動生成質量檢查總結。參照技術標準:①局域網共享技術和Office 辦公軟件;②戴明環理論;③品質管理工具,包括查檢表、柏拉圖、柱狀圖、質控圖。遵循柏拉圖的“80/20”法則,通過控制20%的關鍵因素,可達到80%的改善效果;用質控圖表示各護理單元質量分,對低于管控線的科室作為重點科室,幫助其分析原因,加強督促、檢查;④按照《三級甲等綜合醫院評審標準實施細則》(2011版)護理質量標準,梳理形成基礎護理、分級護理、消毒隔離、優質護理等質量標準。每項質量以100分計算,且分解和提煉成10個～30個指標,每個指標賦予相應的分值。

1.2品管工具電子模板的設計和使用

1.2.1新建Excel工作簿用項目命名，如優質護理質量,在工作簿內分別建立小結、查檢表、柏拉圖用表、管制用表共4個工作表，小結是主界面,其中質量標準和不良條目是表格式,除列表顯示首次查、整改后查的不良條目外,此表格還作為柱狀圖的源數據。小結上的柏拉圖、管制圖、柱狀圖按各自的制圖方法在相應區域上繪制,源數據分別是柏拉圖用表、管制圖用表、首次查和整改后不良項目。查檢表只作為現場手工記錄使用。

1.2.2設計和使用柏拉圖表①先在柏拉圖用表上建立不良項目、不良次數、累計百分比、不良次數總和。利用Excel的求和公式自動計算不良次數總和,并求出累計百分比。累計百分比的首行必須為0,次行的累計百分比=本行的不良次數/不良次數合計+上行累計百分比;依次類推將累計百分比用公式編好。②在小結中的柏拉圖區域內,按柏拉圖步驟繪制,利用柏拉圖數據表作為圖表的源數據,選擇兩軸線—柱形圖,修改成柏拉圖;并根據質量改進“二八”定律,取累計百分比75%～80%內項目作為重點改進的不良項目[2],形成了柏拉圖的標準模型。③每次檢查后質控員將不良項目次數按降序排列,填入柏拉圖數據表,累計百分比、不良次數合計自動生成;最后在小結內重新進行柏拉圖的標題、坐標軸修最大值修改即成。見表1。

1.2.3管制圖用表的模型構建和使用①在質控圖數據表內建立相應的項目,如標題、護理單元名稱、分數、標準差、平均分、標準上限和下限(取平均分加或減一個標準差)。標準差、平均分、上下限用電子表格的統計公式設計成模板。使用時只要在檢查列內填寫分數,平均分和標準上下限也隨著改變。②在PDCA總結相應的區域內插入折線圖,源數據來源于質控圖數據表,出現系列對話框后,在系列名稱上分別增加分數、平均分、標準上限和下限,并分別從分數表上選擇各系列的值和分類(x)軸標志。確定后形成雛形質控圖,再用鼠標右擊,出現圖表對話框,進行標題、刻度、網線、各質控圖等修改和美化。③每次檢查后,在質控圖表內錄入各護理單元分數,質控圖在PDCA總結內自動生成,但注意修改質控圖的標題。

1.2.4不良項目的柱狀圖生成和使用填寫月初檢查和整改后的不良項目,柱狀圖表自動生成。

1.2.5文本部分錄入相應文字,針對檢查中主要存在問題和原因分析,包括P(改善對策)、D(對策實施)、C(效果分析)、A(對策確認和處理)。

1.3現場檢查和總結現場檢查時質控員用查檢表記錄不良項目;然后利用局域網上已建立的每個月質量檢查總結文件,在模板基礎上修改、生成并上交文檔;經過護理部主管質量人員審核后,放在局域網上的辦公協作系統,供全院護士查閱。

1.4效果評價全院37名質控員(每個人固定參加一項質量檢查和總結),前瞻性調查其應用帶品管工具的質控總結電子模板使用前(2013年3月)、使用后(2013年6月)進行的質量檢查和書寫總結的時間、質控員的滿意度(設計問卷調查),統計局域網協作辦公系統質控總結閱讀點擊次數,總結臨床指導意義。

2結果

2.1使用PDCA總結前后質控員檢查時間、總結時間及滿意度得分比較(見表2)

2.2護士閱讀質控總結次數全院有護士626人,應用PDCA總結電子模板前月點擊次數為201人次,應用后月點擊次數為512人次,應用前后月點擊次數比較差異有統計學意義(P<0.01)。

2.3臨床指導意義①將PDCA原理和品管工具結合,采用數理、圖表分析,符合現代醫院管理的要求，使質量監督變得有重點內容、有重點科室,有利于管理者分析和決策。②動態分析,更切合實際。傳統的護理質量標準是依據質量標準分(如護理文件書寫質量標準分≥90分為合格)來評判質量是否合格,進行質量總結需要將所有項目和護理單元分析,工作量大，不利于尋找質量不穩定原因;而且這種“一刀切”評判標準方法,不能考慮護理工作中因時間、工作量、人員等客觀因素變動導致的質量動態變化,所以在歷年的護理質量檢查中,所有的護理單元在單項質量分是合格,但實際上仍存在著諸多的質量問題和安全隱患。隨著帶品管工具的護理質控總結應用,質控圖能將單項質量檢查中各護理單元分數顯示,對超出下限的1/3點分析其質量不穩定原因[2],更有利于找出影響不穩定質量的直接原因,幫助正確的決策。③用圖表、數據作為質量檔案保管,比文字式總結更有追塑性、可比性;將數據、圖表作歷史比較,有很強的說服力,有利于管理決策。

3討論

隨著醫療護理品質管理提升需要,尤其是三級甲等醫院的復查,將PDCA原理和品管工具引入質量總結很有必要。但由于護理質量涉及內容廣泛,PDCA護理質量總結復雜化,使護理質控員無法按要求完成總結。在無固定格式以前,質控員按通常的寫法,不僅文字多、篇幅長,寫者累、閱者惱，并且因質控員素質良莠不齊,進行總結時出現差異。應用帶品管工具的質控總結電子模板,能保持版面統一,文字記錄簡單,填寫數據能自動生成品管圖。現場檢查記錄只需要按質量標準劃正號形式統計不良條目,從而有效提高了檢查和總結記錄速度。從記錄上減輕質控員的勞動時間,提高書寫速度,圖文并茂,版面清晰;由于品管圖表自動快捷生成,使質控員有了成就感,從而滿意度提高。使用帶品管工具的質控總結,由于頁面簡單、品管圖形象明了,給人一種舒適的視覺效果,有效提升總結作品的可讀性和藝術性,提高質量反饋效應[3]。所以護士在局域網上點擊量上升。正如阿恩海姆所說：“從一件復雜的事物身上選擇出的幾個突出的標記或特征,還能夠喚起人們對這一復雜事物的回憶。事實上,這些突出的標志不僅足以使人把事物識別出來,而且能夠傳達一種生動的印象,使人覺得這就是那個真實事物的完整形象”[4]。應現代質量管理的需要,打破傳統的管理方法,本研究建立電子表格模板是在引入PDCA理論和品管工具基礎上,打破傳統的質量總結形式,更新質控總結寫法,初步實現護理質量的標準化和信息化,有效節省時間,提高工作效率。

參考文獻：

[1]Fred H.全球頂級企業運用的9種生產與運作管理方法[M].北京:光明日報出版社,2003:231-232.

[2]張幸國.醫院品管圈活動實戰與技巧[M].杭州:浙江大學出版社,2010:76-85.

[3]梁雁芳,梁業梅,梁春萍，等.護理質控反饋系統的建立與應用研究[J].護士進修雜志,2012,27(11): 986-988.

[4]魯道夫·阿恩海姆.藝術與視知覺[M].北京：中國社會科學出版社,1984：49-50.

(本文編輯蘇琳)

基金項目玉林市科學研究與技術開發計劃項目，編號：玉市科攻1421045。

作者簡介梁業梅，主任護師，碩士研究生，單位：537000，玉林市第一人民醫院。

中圖分類號：R197.323

文獻標識碼：C

doi:10.3969/j.issn.1009-6493.2016.15.043

文章編號：1009-6493(2016)05C-1903-02

(收稿日期:2015-07-11;修回日期:2016-04-29)