民辦高校教學秘書職責研究

徐偉玲

摘要：教學秘書是連接學校與教務工作的橋梁和紐帶，是高校教學管理隊伍中的骨干力量，目前高校教學秘書隊伍人員素質、隊伍建設和待遇等方面存在問題。教學秘書工作狀態的好壞、隊伍的建設對教學質量起著重大的影響。本文結合獨立學院的實際情況，對教學秘書的職責、存在問題以及如何加強教學秘書的隊伍建設進行了探討。

關鍵詞：民辦；教學秘書；職責；建設；措施

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）14-0042-02

教務系統管理作為高校管理工作中一項重要的日常工作，是保證教學工作順利開展的核心。教學秘書是學校教務系統管理隊伍中一支重要的隊伍，在高校尤其是民辦高校教學管理隊伍中擔當重要的角色。教高【2014】4號文中指出：“民辦高校教育作為高等教育發展中的一個類型，肩負著培養綜合性人才的使命，在我國加快推進社會主義現代化建設進程中具有不可替代的作用，加強教學質量管理，完善教學秘書機制，規范教學系統作為教育發展的重要手段，必須依法落實民辦高校教師與公辦高校教師平等法律地位。”也就是說，民辦高校在培養人才的過程中教務處承擔著主要的責任，學校的教學質量要由教務處來實現。

民辦學校由于其特殊性，在這一職能的實現過程中，也涉及到了各院部的教學秘書。高校教務處是學校教學管理的職能部門，教學秘書作為其重要的組成人員，工作質量的好壞，不僅影響著本校的教學管理工作，而且對教學質量也產生重大的影響，不利于整個學校的發展。擁有一支高效率高素質的教學秘書隊伍，是提高教學質量、穩定高校發展的重要保障。

一、民辦高校教學秘書的工作職責

教學秘書作為基層教學管理人員，在高校中主要負責教學方面的工作，是保障教學工作順利進行的重要力量，具體體現在：

1.教學計劃的管理及落實。根據學校的培養計劃以及學院的實際情況制定每個學期的開課任務并落實任課老師。

2.教學計劃的日常運行。編排教師及學生課表，配合教務處課程的安排，負責日常教師調課并統計本學期教師工作量上交教務處。

3.學籍考務管理。負責學生的注冊、編班、學號的安排；配合教務處做好學籍異動學生的管理工作；組織學生參加各類考試，做好非考期內考場及監考老師的安排；做好每學期末試卷的整理歸檔，每學期初補考試卷的檢查；畢業生的學位資格審查并協助教務處進行學位證畢業證的發放。

4.學生的日常服務。不定期組織學生進行課程及成績的核對；每個學期的學籍預警；接待學生反映教師的上課情況；學生成績的管理及查詢。

其他工作。根據教務處及本院院長安排積極完成各項工作。

二、民辦高校教學秘書應具備的基本素質

通過對廣西民辦高校的調查以及結合我院的實際情況共歸納出了四種基本素質要素：思想素質、責任意識、服務意識、業務水平。

1.思想素質：教務工作的重要性，要求教學秘書充分認識到自己工作的重要性，從而為學校的教學提高優質的服務，這就要求教學秘書必須要提高自身意識，必須要以強烈的事業心和飽滿熱情的工作態度，積極努力、認真地完成每項工作。

2.責任意識：教學秘書處于教學最前線的指揮中心，范圍廣、事情雜、任務重，十分辛苦，而教學秘書起著承上啟下、上聯下達的樞紐作業，要求我們必須要有一絲不茍、愛崗敬業的精神，只有這樣，才能認真負責地完成每項工作。因此，強化責任意識是完成各項工作的重要保證。

3.服務意識：教學秘書是老師和學生的橋梁，是教學計劃的主要執行者，也是學校領導組織教學、管理教學的主要參與者和助手。所以，教學秘書必須圍繞學校的教學開展工作，為教學、為學生、為科研服務。

4.業務水平：為保證教務工作質量，提高工作效益，必須要不斷提高教務管理水平，在工作中進行創新，提高信息化水平，加強理論學習，提高實踐水平。

廣西大學行健文理學院專家陳潔指出，在民辦高校對于教學秘書隊伍建設中應做到：（1）加強對各專業學院教務管理，對教學秘書工作達成共識。在對專業學院的管理當中，要強化教學工作的重要性，一切工作都要按照教學需要，對專業學院教學秘書進行適當放權，強化教學秘書的參謀和助手的地位和作用。（2）重視教學秘書隊伍的建設，需與師資隊伍建設同步規劃。教學秘書從事的是服務于教學的管理工作，學歷、職稱等各方面條件不如教師，所以形成了個別教師對于教學秘書的教學安排不服從的現象。因此，教學秘書對于應當與師資隊伍同步建設，為個人進步創造條件，努力提高教學秘書的業務水平及管理水平。（3）關心、愛護教學秘書工作。從思想上、工作上、生活上關心和愛護教務管理人員，采取有力措施穩定教學秘書隊伍。

國內外的研究當中，許多學者對民辦高校的教務管理系統尤其是教學秘書的管理都進行了大量的研究，提出了很多有用的觀點，但是其中有許多存在著人云亦云的現象，未能深入結合各個高校實際情況，所提出的研究結論實踐性不強。

三、民辦教學秘書的現狀

廣西民辦高校約有15所，我校已建校8年，已建立了以各專業教學秘書為單位的教務管理系統，教學秘書在老師與學生的協調、專業學院與全校的教務系統工作中發揮了重要的作用。但是教學秘書人數少，發展空間不大，基本待遇提高有限，不利于教學秘書穩定隊伍的建設，從而影響工作的延續性和有效性。師資力量較弱、人員流動較快、學生基礎薄弱等這些問題是民辦高校的普遍問題。教學秘書工作作為教學質量的重要保證，提高教學秘書的全面素質和加強教學秘書隊伍的規范管理應是獨立學院開展工作的重點之一。廣西目前約有十五所民辦高校，約占廣西高校總數的50%，很多學校對教學秘書缺乏系統性有效的管理，從而影響了教學質量。我校作為僅發展八年的高校，尚處于起步階段，各方面條件設施還不是很完善，教學秘書隊伍的建設也存在一定的問題。

1.民辦高校系統化的管理制度不健全，缺乏對教學秘書的有效管理。重視教學，學校應該以教學為主。完善制度，提高教學的管理手段和工作效率。

2.教學秘書晉升機會少，發展方向不明確。

3.管理權限模糊，不能有效地對教師進行約束。

4.教學秘書受到學校以及專業學院的雙重管理，在與學校和專業學院進行有效溝通的過程中仍存在一定的障礙，不利于教學工作的開展和教學質量的提高。

四、如何加強獨立學院教學秘書的隊伍建設

教學秘書在基層教學管理中起著無法替代的重要作用，加強教學秘書隊伍的建設，事關教學秩序及教學質量的重大問題，對學校教務工作的開展具有重要的意義。

1.重視教學秘書工作。高校要像重視教學骨干和學術研究一樣重視教學秘書隊伍的建設，規范教學秘書隊伍的建設，把具有較高專業水平和能力的人員吸納到教學隊伍當中來。并為教學秘書的職稱評選、收入分配等方面給以一定的政策保障，例如年終評優的時候優先考慮教務工作人員，為教學秘書獲得物質精神的獎勵提供一定的條件，從而調動教學秘書的工作積極性，為建立一支高素質穩定的教學隊伍提供一定的基礎保障。

2.完善管理職責，明確崗位職責。高校應明確教學秘書的管理職責，提高教學秘書的地位，在服務師生的同時給以一定的權利，比如教師的年終考核需要教學秘書的意見，這樣在加大教師對于教學秘書的工作安排的配合上能起到一定的作用。另外對于教學秘書本身可實行崗位聘任制，制定教學秘書考核方法，由教務處、專業學院院長、教師、學生進行監督，獎優罰劣。對工作能力突出能勝任崗位的教學秘書進行獎勵，不具備管理人員素質不思進取的人員應及時調離，以保證教學秘書隊伍的質量。

3.創造培訓學習的機會，提高教學秘書隊伍的業務水平。隨著現代化教學管理手段的推進，高校應積極為教學管理人員提高更多學習進修的機會，以使他們不斷開闊視野學習先進的管理理念，提高自身的業務水平。例如聘請經驗豐富的專業進行培訓，組織本校教務管理人員與其他兄弟學校同仁交流學習。教學秘書通過這些活動能夠總結經驗，學習別人的長處來彌補自己的不足。

五、小結

總而言之，教學秘書是高校中二級學院教學工作開展的主要執行者，作為民辦高校教務管理系統中重要的組成部分，對于教學的運行起著不可替代的作用，是連接學校與教務工作的橋梁和紐帶，是高校教學管理隊伍中的骨干力量。目前民辦高校教學秘書隊伍人員素質、隊伍建設和待遇等方面存在問題。教學秘書工作狀態的好壞、隊伍的建設對教學質量起著重大的影響。只有高校及教學秘書能明確自身的職責，高校注重教學秘書隊伍的建設，提高教學秘書的地位，穩定教學秘書隊伍，防止人才流失，提高其整體的業務水平及素質，教學秘書注重自身素質的發展，不斷提高自身的理論水平和實踐經驗，才能打造出一支高質量高水平的教務管理人員隊伍，才能為高校教務水平的提高提供強大的力量。

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