信息技術(shù)背景下高校檔案服務(wù)策略研究

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。信息化時(shí)代，檔案資料是信息資源的重要組成部分，受到社會(huì)的廣泛重視，檔案管理者一定要不斷提高自身修養(yǎng)，為檔案的信息化發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；信息化；策略

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，如何實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理成為高校管理者主要研究的課題。當(dāng)前高校的檔案信息服務(wù)效率低，無法充分發(fā)揮其價(jià)值。如何利用信息技術(shù)，提高高校檔案服務(wù)工作的效率，發(fā)揮檔案在信息資源方面的優(yōu)勢(shì)成為高校管理者的主要工作。

1 加強(qiáng)高校檔案服務(wù)信息化意識(shí)

信息化時(shí)代，如何快速、準(zhǔn)確的獲取信息成為人們主要思考的問題，然而由于檔案的穩(wěn)定性和不可更改性，檔案部門工作一直局限于自己的小天地，基本上與世隔絕，無法發(fā)揮其價(jià)值。高校基本上都有自己的網(wǎng)站，但是我們基本上無法從網(wǎng)站上獲取有關(guān)檔案的任何信息，查詢和利用更是無從談起。雖然目前，檔案信息化管理工作取得了一定的進(jìn)步，但是仍然存在很多問題，尤其是檔案服務(wù)工作者沒有樹立為公眾服務(wù)的意識(shí)，檔案長(zhǎng)期束之高閣，利用率低下，檔案建立的初衷已經(jīng)失去了。

因此，要加強(qiáng)高校檔案服務(wù)信息化的意識(shí)，主要從兩個(gè)方面做起：一是，加強(qiáng)工作人員的意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》的宣傳力度，通過培訓(xùn)、講座、研討會(huì)等形式，增強(qiáng)工作人員的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。二是，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者的意識(shí)。各位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)將檔案信息化工作作為本階段的工作重點(diǎn)，給予檔案管理工作高度重視，秉著為歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的態(tài)度，進(jìn)行檔案管理工作，將檔案管理工作納入整體規(guī)劃中，保證檔案管理服務(wù)工作順利開展。

2 把握高校檔案服務(wù)的創(chuàng)新性

目前，對(duì)于檔案的使用仍然局限于查詢、服務(wù)、以及摘抄，且在多數(shù)情況下只能提供查詢服務(wù)，檔案管理者希望可以將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)當(dāng)?shù)綑n案管理工作中，最終實(shí)現(xiàn)檔案的電腦查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢、以及全文查詢等。隨著社會(huì)節(jié)奏的不斷加快，為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，人們需要準(zhǔn)確、快速獲取信息，但是，高校檔案管理服務(wù)去卻無法滿足人們的需求，長(zhǎng)此以往，高校檔案館將會(huì)被人們遺忘，這樣以來高校檔案館將會(huì)面臨關(guān)閉的危險(xiǎn)。因此，高校檔案館為了生存下去，就必須運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，為用戶提高快速、準(zhǔn)確、便捷的多樣化服務(wù)。

這就多樣化服務(wù)主要指的是創(chuàng)新性服務(wù)，主要是利用信息技術(shù)搭建平臺(tái)，例如：校園網(wǎng)頁中通常包含新聞、教學(xué)改革措施、創(chuàng)新性服務(wù)、招生消息、以及學(xué)生綜合登陸系統(tǒng)等。學(xué)生應(yīng)用最多的應(yīng)該是綜合登陸系統(tǒng)，里面包含了學(xué)生的信息、成績(jī)、遠(yuǎn)課等內(nèi)容，一般而言，只要學(xué)生輸入自己的學(xué)號(hào)與姓名，就可以登陸學(xué)生綜合系統(tǒng)，但事實(shí)并不是這樣的，尤其是選課或者成績(jī)查詢時(shí)，同一時(shí)間多人登陸，常常造成系統(tǒng)的癱瘓和崩潰。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，很多新興事物的出現(xiàn)便利了我們的生活，例如：課程格子的出現(xiàn)，學(xué)生只要輸入學(xué)號(hào)和名字就可以查詢到其所需要的信息，讓學(xué)生可以根據(jù)這樣信息合理安排自己的學(xué)習(xí)和生活，使高校檔案管理服務(wù)更加的人性化、專業(yè)化、系統(tǒng)化，提高檔案館的工作效率，促使人們意識(shí)到檔案管理工作的重要性。

3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

一項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用一夜之間改變了我們的生活，那就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。并且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，其影響程度不斷加深。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不但可以快速、準(zhǔn)確地為人們提供其所需信息，而且可以在保證信息安全的情況下實(shí)現(xiàn)資源共享。這樣強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中。高校檔案管理也不例外，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理中，提高高校檔案館的工作效率，促使高校檔案館為用戶提高方便、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)，提高高校檔案館的服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮高校檔案館的價(jià)值。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作后，不但可以方便個(gè)人用戶或者團(tuán)體查詢信息，而且通過加密措施可以避免個(gè)人信息外泄，保證個(gè)人信息的安全。除此之外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)資源共享，與兄弟院校聯(lián)合建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，方便學(xué)生查詢信息，實(shí)現(xiàn)檔案的人性化管理，真正做到了以人為本。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用符合可持續(xù)發(fā)展的理念，使用最少的人力、物力、財(cái)力，管理最大的數(shù)據(jù)資源，這正是社會(huì)發(fā)展需要的模式。所以，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種先進(jìn)的技術(shù)是否可以、是否應(yīng)當(dāng)應(yīng)用于我們的生活與工作中，需要我們認(rèn)真考慮。技術(shù)之所以存在，是由于其被需要，我們應(yīng)當(dāng)善于利用這些技術(shù)，從而使其為我們的生活和工作提供便利，提升人們的生活品質(zhì)，提高我們的工作效率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，增強(qiáng)綜合國(guó)力，提升國(guó)際地位，早日實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。

4 完善高校檔案服務(wù)的評(píng)價(jià)工作

師生高校檔案管理工作的主要服務(wù)對(duì)象，他們對(duì)檔案管理工作的評(píng)價(jià)是最正確，也是最客觀的，從而保障高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。例如：可口可樂公司曾經(jīng)推出了多種口味，但是出乎意料，公司的股票不但沒有增長(zhǎng)，反而大跌，新口味的銷量并不理想，公司只好放棄這個(gè)計(jì)劃。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我們可以將高校檔案管理工作看成一種“商品”，推行改革或者創(chuàng)新時(shí)，先咨詢一下“顧客”的意見，顧客對(duì)商品滿意，銷量當(dāng)然不會(huì)降低。師生對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，亦是同樣的道理，師生認(rèn)為這個(gè)改革或創(chuàng)新好時(shí)，當(dāng)然會(huì)給出高分?jǐn)?shù)；反之則會(huì)給出低分?jǐn)?shù)，因此，高校檔案信息管理服務(wù)，不僅是檔案管理工作人員的事情，更關(guān)系到師生、后勤、保安、以及其他行政人員。因此，高校檔案管理系統(tǒng)的變革和創(chuàng)新要充分考慮這些使用者的意見，提升檔案管理工作的質(zhì)量。完美的高校檔案評(píng)價(jià)工作將會(huì)促進(jìn)檔案管理服務(wù)工作更上一層樓，提高檔案管理工作效率，使高校檔案更好地為用戶提供服務(wù)。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們要求能夠快速、準(zhǔn)確地獲取信息，高校檔案要想實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，必須改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況選擇管理策略，完善檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)工作，推動(dòng)高校檔案管理服務(wù)工作的發(fā)展。另外，作為檔案工作者要努力學(xué)習(xí)，不斷提升自己的素質(zhì)，提高工作效率，提升工作質(zhì)量，為用戶提供更好的服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

趙穎麗（1980.06～），民族：漢，學(xué)位學(xué)歷：研究生，研究方向：檔案管理，現(xiàn)有職稱：館員。