信息技術背景下高校檔案服務策略研究

摘 要：隨著科學技術的發展，傳統的檔案管理模式已經無法適應社會的發展需要。信息化時代，檔案資料是信息資源的重要組成部分，受到社會的廣泛重視，檔案管理者一定要不斷提高自身修養，為檔案的信息化發展貢獻自己的力量。

關鍵詞：檔案服務；信息化；策略

隨著網絡的普及，如何實現檔案的信息化管理成為高校管理者主要研究的課題。當前高校的檔案信息服務效率低，無法充分發揮其價值。如何利用信息技術，提高高校檔案服務工作的效率，發揮檔案在信息資源方面的優勢成為高校管理者的主要工作。

1 加強高校檔案服務信息化意識

信息化時代，如何快速、準確的獲取信息成為人們主要思考的問題，然而由于檔案的穩定性和不可更改性，檔案部門工作一直局限于自己的小天地，基本上與世隔絕，無法發揮其價值。高?；旧隙加凶约旱木W站，但是我們基本上無法從網站上獲取有關檔案的任何信息，查詢和利用更是無從談起。雖然目前，檔案信息化管理工作取得了一定的進步，但是仍然存在很多問題，尤其是檔案服務工作者沒有樹立為公眾服務的意識，檔案長期束之高閣，利用率低下，檔案建立的初衷已經失去了。

因此，要加強高校檔案服務信息化的意識，主要從兩個方面做起：一是，加強工作人員的意識。加強《檔案法》的宣傳力度，通過培訓、講座、研討會等形式，增強工作人員的檔案意識，認識到檔案管理工作的重要性。二是，加強領導者的意識。各位領導者應當將檔案信息化工作作為本階段的工作重點，給予檔案管理工作高度重視，秉著為歷史負責、為現實服務、替未來著想的態度，進行檔案管理工作，將檔案管理工作納入整體規劃中，保證檔案管理服務工作順利開展。

2 把握高校檔案服務的創新性

目前，對于檔案的使用仍然局限于查詢、服務、以及摘抄，且在多數情況下只能提供查詢服務，檔案管理者希望可以將現代信息技術應當到檔案管理工作中，最終實現檔案的電腦查詢、網絡查詢、以及全文查詢等。隨著社會節奏的不斷加快，為了適應社會的發展，人們需要準確、快速獲取信息，但是，高校檔案管理服務去卻無法滿足人們的需求，長此以往，高校檔案館將會被人們遺忘，這樣以來高校檔案館將會面臨關閉的危險。因此，高校檔案館為了生存下去，就必須運用現代信息技術，為用戶提高快速、準確、便捷的多樣化服務。

這就多樣化服務主要指的是創新性服務，主要是利用信息技術搭建平臺，例如：校園網頁中通常包含新聞、教學改革措施、創新性服務、招生消息、以及學生綜合登陸系統等。學生應用最多的應該是綜合登陸系統，里面包含了學生的信息、成績、遠課等內容，一般而言，只要學生輸入自己的學號與姓名，就可以登陸學生綜合系統，但事實并不是這樣的，尤其是選課或者成績查詢時，同一時間多人登陸，常常造成系統的癱瘓和崩潰。隨著科學技術的發展，很多新興事物的出現便利了我們的生活，例如：課程格子的出現，學生只要輸入學號和名字就可以查詢到其所需要的信息，讓學生可以根據這樣信息合理安排自己的學習和生活，使高校檔案管理服務更加的人性化、專業化、系統化，提高檔案館的工作效率，促使人們意識到檔案管理工作的重要性。

3 加強網絡技術的應用

一項技術的應用一夜之間改變了我們的生活，那就是網絡技術。并且隨著科學技術的不斷進步，其影響程度不斷加深。網絡技術不但可以快速、準確地為人們提供其所需信息，而且可以在保證信息安全的情況下實現資源共享。這樣強大的優勢，使得網絡技術應用于各個領域中。高校檔案管理也不例外，將網絡技術應用于高校檔案管理中，提高高校檔案館的工作效率，促使高校檔案館為用戶提高方便、快捷、準確的服務，提高高校檔案館的服務質量，發揮高校檔案館的價值。將網絡技術應用于高校檔案管理工作后，不但可以方便個人用戶或者團體查詢信息，而且通過加密措施可以避免個人信息外泄，保證個人信息的安全。除此之外，網絡技術的應用可以實現資源共享，與兄弟院校聯合建立檔案信息網絡，方便學生查詢信息，實現檔案的人性化管理，真正做到了以人為本。網絡技術的應用符合可持續發展的理念，使用最少的人力、物力、財力，管理最大的數據資源，這正是社會發展需要的模式。所以，科學技術的發展，各種先進的技術是否可以、是否應當應用于我們的生活與工作中，需要我們認真考慮。技術之所以存在，是由于其被需要，我們應當善于利用這些技術，從而使其為我們的生活和工作提供便利，提升人們的生活品質，提高我們的工作效率，促進經濟的發展，增強綜合國力，提升國際地位，早日實現中華民族的偉大復興。

4 完善高校檔案服務的評價工作

師生高校檔案管理工作的主要服務對象，他們對檔案管理工作的評價是最正確，也是最客觀的，從而保障高校檔案管理工作的順利進行。例如：可口可樂公司曾經推出了多種口味，但是出乎意料，公司的股票不但沒有增長，反而大跌，新口味的銷量并不理想，公司只好放棄這個計劃。市場經濟條件下，我們可以將高校檔案管理工作看成一種“商品”，推行改革或者創新時，先咨詢一下“顧客”的意見，顧客對商品滿意，銷量當然不會降低。師生對檔案管理工作進行評價，亦是同樣的道理，師生認為這個改革或創新好時，當然會給出高分數；反之則會給出低分數，因此，高校檔案信息管理服務，不僅是檔案管理工作人員的事情，更關系到師生、后勤、保安、以及其他行政人員。因此，高校檔案管理系統的變革和創新要充分考慮這些使用者的意見，提升檔案管理工作的質量。完美的高校檔案評價工作將會促進檔案管理服務工作更上一層樓，提高檔案管理工作效率，使高校檔案更好地為用戶提供服務。

隨著科學技術的發展，人們要求能夠快速、準確地獲取信息，高校檔案要想實現自己的價值，必須改變傳統的服務方式。高校應當根據自身的實際情況選擇管理策略，完善檔案信息服務評價工作，推動高校檔案管理服務工作的發展。另外，作為檔案工作者要努力學習，不斷提升自己的素質，提高工作效率，提升工作質量，為用戶提供更好的服務。

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作者簡介：

趙穎麗（1980.06～），民族：漢，學位學歷：研究生，研究方向：檔案管理，現有職稱：館員。