關于強化電力系統檔案管理的研究

宋斌玉　肖雯　馬中青　崔敏　矯龍

摘 要 在信息時代，檔案資料作為一種無形資產，對于電力企業的市場化資產經營有著重要意義。如何對這些檔案進行合理的管理，提升檔案資料的利用率，是現階段電力企業應該深思的問題。

關鍵詞 電力系統 檔案 管理 信息化

隨著科技的快速發展，社會生產和生活對于用電量的需求量急劇膨脹，國家電網擔負的電網生產任務也日益繁重。近年來，我國電網建設工程隨著城鎮化建設的不斷深入而迅速增加。在電網工程建設過程中，往往會產生大量的電力科技檔案，如何對這些檔案進行合理的管理，提升檔案資料的利用率，是現階段電力企業應該深思的問題。在信息時代，檔案資料作為一種無形資產，對于電力企業的市場化資產經營有著重要意義。

一、電力系統檔案管理存在的問題分析

（一）電力系統檔案管理的特點

電力系統檔案與傳統意義上的企業行政檔案相比，具有覆蓋度廣、專業度高、利用價值高、檔案管理延續性強的特點。

電力工程是一項綜合度極高的工程，在電網建設過程中，會涉及土木工程、電力生產設備、電氣設備、通信技術、消防以及生態環境等多個層面。而凡是與電網建設及電力生產相關的技術，在應用和實踐過程中都會留下一系列的檔案資料，主要內容包括相關參數、工程方等，方便生產管理。電力系統檔案內容覆蓋面極為廣闊，同時也具有較高的專業度。

電力生產過程中會產生大量的生產記錄檔案，這種生產檔案實際上可以稱為科技檔案，因為它真實反映了生產過程中的方方面面。一方面，它可以作為電力企業的無形資產，提升電力企業的市場競爭力；另一方面，它又是電廠開展日常安全生產運行、檢修維護及技術改造等工作不可缺少的參考資料。在電力生產管理過程中，檔案具有重要的憑證作用和參考價值。

電網的建設往往是為了起到長期的電力生產和電力運營的作用。通常來說，水電站樞紐工程自投產，一般有50年以上的設計壽命，其設備設施的設計、制造、施工建設等技術檔案的保管年限與設備設施的壽命相當或者更長。后期在生產運行中形成的技術檔案詳細記錄了設備設施的缺陷、故障及診斷處理等信息。不同段所形成的科技檔案均為設備設施不可分割的連貫信息，因此，電力系統檔案管理不可間斷，具有很強的延續性。

（二）電力系統檔案管理存在的問題

電力系統檔案管理現階段存在的問題主要體現在以下幾個方面：

首先，電力系統檔案信息化管理、數字化管理的建設工作存在較大的不足。隨著信息技術與計算機技術的高速發展，利用這些先進的科學技術來進行檔案管理，能夠有效地提升檔案管理效率。同時，數字化的檔案保存形式不易遭到物理破壞，檢索過程也更加方便。但由于許多企業本身對于檔案管理的關注度不高，所以檔案管理的信息化建設工作有所落后或停滯，往往浮于表面，而沒有得到真正的落實。

其次，檔案管理的理論研究和業務指導滯后。電力系統檔案管理工作是新形勢下擺在電力系統管理部門面前的新課題，亟須加強這方面的理論研究和政策指導。特別是關于電力系統檔案的產權特征和法律地位問題，電力系統檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題，電力系統在產權變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業檔案管理模式，出臺相關的政策，指導民營企業檔案工作穩步發展。

再者，檔案管理中存在安全問題。安全問題需要一分為二來進行剖析。一方面，是檔案庫房的安全問題，如庫房的設計布局不合理、庫房準入制度比較混亂等，都會造成檔案資料的遺失；另一方面，在數字化、信息化的檔案管理形勢下，由于內部網絡安全防護力較弱，容易出現檔案信息受到攻擊遺失或者被盜取的現象。

最后，則是電力企業檔案管理基層人員管理素質較低的問題。傳統的檔案管理工作內容簡單，對管理人員的綜合素質要求不高。但想要建設數字化、信息化的電力系統檔案管理形式，就必須要進一步提升電力系統檔案管理人員的現代化操作技術和管理技術。

二、強化電力系統檔案管理的相關對策

（一）完善電力系統信息化檔案管理建設

隨著電力生產精細化管理的深入開展，電力生產人員的工作效率必將逐步提高，利用快捷、高效的方式獲取信息資源成為他們的共同愿望。建立以計算機、互聯網為工作平臺的檔案數字管理系統，將檔案的保存功能向信息中心轉變，開展網上服務，提高利用效率，是滿足利用者服務需求的最有效途徑。一方面，要充分利用變電站局域網建立檔案主頁，使檔案管理系統與辦公自動化系統關聯起來，公開案卷目錄及卷內文件目錄，實現檔案信息網上查詢、檢索，使生產人員更方便查閱檔案室已藏檔案；另一方面，要最大限度地實現檔案資料數字化。檔案資料數字化后，在網上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務，使利用者可以不受地域和時間限制，及時獲取自己所需的檔案信息，使服務變得快捷、高效、準確，大大提高檔案的利用率和使用價值。

在加大電力系統檔案信息化管理平臺建設的過程中，也要注重對信息環境的安全防護建設，不僅要在物理環境上保證紙質檔案的安全，還要保證有一個安全的網絡環境。與此同時，還應該建立嚴格的檔案查閱制度，通過對檔案信息系統用戶分層、設置用戶口令等方式來提升對信息查閱、使用的安全性。

（二）加強對電力科技檔案管理的理論指導

一方面，電力企業應該做好檔案收集、整理的基礎工作，為研究電力科技檔案管理的科學方法提供豐富的資料。在實踐過程中，相關檔案收集人員應該走入電力生產現場，深入了解電力生產過程，了解相關數據產生、變化的過程，從而提升自己整理檔案信息的能力，提升檔案整理的科學性和有效性，避免盲目性的整理。另一方面，在電力企業行業領域內，應該形成一定的信息共享或檔案管理交流活動，通過友好性的管理交流來綜合形成有效的理論指導，促進電力企業的共贏發展局面。

（三）提高基層管理人員的綜合素質

管理水平很大程度上受到管理人員素質的影響。電力企業首先要認識到檔案管理人員的重要性，通過提升福利待遇來進一步招攬高素質的人才。其次則是要對現有檔案管理隊伍進行整合和培訓，進一步優化檔案管理人員的結構，采用夜校培訓、集中學習等措施，不斷提升他們的檔案管理素質。

三、結束語

在信息時代，電力科技檔案所代表的價值是無法估量的。電力企業應該更新檔案管理理念，在實際檔案管理中積極建設信息化的管理平臺，整合管理技術和人力資源，起到強化檔案管理的作用，進一步提升電力企業的核心競爭力。

（作者單位為國網山東省電力公司萊陽市供電公司）

參考文獻

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