探究信息數字化建設在企業檔案管理中的應用

李曉莉

摘? 要：企業檔案承載著企業各發展階段的重要信息，這些信息可以為企業管理和發展決策的建立提供參考。在科學技術不斷升級的現今時期，企業檔案的這些顯著效用愈加明顯。想要進一步保證檔案信息利用的充分性，助力企業建立合理的發展決策，企業就要進一步注重數字化技術的運用，保障檔案管理快捷、輕松。

關鍵詞：信息數字化;企業檔案管理;應用

一、企業檔案管理中存在的問題

（1）企業檔案信息化建設滯后

通過對近期以來狀況的分析了解到，由于原有陳舊思想的束縛，使得企業信息數字化檔案管理系統還不能體現完善性，大部分企業都會把檔案管理理解為冗余資料的保管，未能從企業長遠發展的層面進行了解;很多企業的檔案管理系統還處于信息化建設的初期環節，未能體現出將信息化管理系統數字化層面升級的意向，所以，在這樣的條件下，想要保證檔案管理信息數字化系統的順暢建設，企業就應當從根本上擺脫原有陳舊思想的束縛，進一步優化升級檔案管理信息數字化制度體系。

（2）保密性技術應用薄弱

企業檔案是企業各發展時期信息的承載體，其中包括了企業安全生產、運營和職工發展簡歷，在信息技術普及性運用的背景下，企業檔案資料庫的安全性也愈加難以保證，從近期企業狀況的分析了解到，企業檔案安全管理的直接性干擾因素如下，有關工作人員職責感和風險防控意識弱化、檔案管理工作在具體開展中，未能充分結合內部安全管理制度、不科學的管理導致檔案資料內容流失、篡改等。除此之外，還有來自外部環境的干擾因素，如：黑客、病毒入侵等，對企業檔案數據庫造成嚴重影響，導致信息泄露、數據丟失、篡改等，使企業蒙受不可估量的損失。

（3）檔案管理人員專業能力不足

在國內科技水平不斷增強的新時期，信息技術和數字技術得到企業的充分運用，企業檔案管理工作在這樣的環境中，已將原有紙質管理模式升級至信息數字化層面。如此一來，就會對原有管理技術模式帶來明顯沖擊，也自然會對相關人員工作提出更加嚴格的標準。檔案管理人員應當在具體工作中體現豐富、扎實的專業理論基礎，并且還應對信息技術、智能終端技術、數據技術等完全通曉和靈活運用，切實保證在對這些技術充分利用的基礎上，也保證企業檔案信息安全和規整的持續，進而在諸多現代先進技術的有力支撐下，切實強化企業檔案管理質量、成效和能力。

二、企業檔案管理信息化建設的有效對策

（1）企業檔案管理制度落實

在企業所有管理工作中，檔案是最具繁雜性的一個業務項目，作為企業發展中的指導性資料，檔案管理的快捷性和成效性也愈發得到注重。所以想要切實體現檔案管理的職能效用，就應當進一步優化檔案制度和信息化數字系統。在相關工作開展中，企業需要根據本身發展態勢來對相關制度進行優化，助力檔案管理工作快捷高效開展。在具體管理工作進行中，需要對先進性技術設備進行優先選用，保證先進技術設備購置經費的充足，保證檔案信息數字化建設基礎條件的完善。并保證在相關工作開展中，助力企業各科室間的通力協作，為企業檔案管理工作的快捷高效開展創造有利條件。

（2）企業檔案管理信息化建設加強

在企業的檔案管理過程中，進行檔案信息數字化建設的同時，還需要對檔案信息資源的網絡共享予以實現。因此檔案管理需要充分利用各種信息軟件和技術，對檔案管理的立卷、歸檔等工作予以有效保證的同時，對檔案資料相應數據庫予以構建，檔案資源的實時查詢得以實現，使檔案管理能夠為企業管理層以及員工提供更好的服務;通過安全管理制度、網絡運行制度的構建，在企業內部局域網中提供檔案數據庫的查詢利用服務;同時互聯網中，與其他企業和用戶之間形成有效信息網絡互聯，使檔案信息網絡化的資源合理共享得以實現。

（3）安全高效防護體系構建

想要保證在信息數字化技術的有力支撐下，企業檔案管理過程進一步體現安全性，就可以對以下兩點內容進行參考：第一，切實強化智能終端設備的安全防御能力，為企業檔案資料安全規整的持續提供有利條件。第二，進一步完善企業信息數字化的安全管理制度，以防止企業檔案內容流失，最小化或消除不安全因素對于企業穩定發展的干擾。不僅如此，還需要對機密信息保密制度予以完善，通過加密權限的設置、員工查閱權限的設置、信息資源共享權限的設置等，對共享范圍予以明確;并對信息審計機制、數據的使用和傳遞機制等進行完善，對檔案數據的使用加強監控力度，對信息泄露所帶來的損失盡可能地減少。

（4）檔案管理人員素質提高

想要保證企業信息數字化建設完善，檔案管理快捷高效，就應當建立具有高度職業素養和專業能力的管理團隊。所以，企業就應當以規定時間對相關工作人員實行相應培訓，培訓過程應涉及到職業素養教育，助力參與培訓人員在強化本身職業素養和崗位技能的基礎上，也能夠保質保效地開展數字化檔案管理工作。企業還需要逐步招錄復合型管理人才，助力檔案管理團隊不斷優化，職業素養快速發展。

科技水平逐步提升，促進了信息技術和數字技術在各大企業普及運用。檔案資料是收錄企業各歷程信息的主要載體，可為企業發展戰略的建立給出現實參考。應在檔案管理環節，基于快捷、安全的角度，進一步健全數字管理制度、機制，同時注重相關人員職業素養和技能的發展，保證切合現代社會發展趨勢。還應借助數字化技術將信息數字化檔案管理系統進行完善，力求檔案查閱頻次提升，使企業各方面效益提升，助力企業持續良好發展。

參考文獻

[1]聶艷萍.淺析企業檔案信息數字化建設[J].蘭臺世界，2015（S1）

[2]王冬玲.淺析企業檔案信息數字化建設[J].蘭臺世界，2006（21）