委托代銷圖書核算管理辦法探討

閆曉明

摘要：資金是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基本條件。加速資金流動(dòng)，節(jié)約資金占用是企業(yè)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要環(huán)節(jié)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)現(xiàn)金流轉(zhuǎn)速度在很大程度上決定企業(yè)的生存和發(fā)展能力，即使企業(yè)有盈利能力，但若資金周轉(zhuǎn)不暢，調(diào)度不靈，也將嚴(yán)重影響企業(yè)的信譽(yù)，最終影響企業(yè)的生存。而委托代銷圖書是出版行業(yè)影響企業(yè)資金流動(dòng)性的主要因素之一。委托代銷意味著委托人將商品交予受托人，由受托人代理銷售并在一定時(shí)間內(nèi)開據(jù)代銷清單并返還貨款的一種行為。委托代銷圖書發(fā)出后，圖書的風(fēng)險(xiǎn)和報(bào)酬并未轉(zhuǎn)移，仍是企業(yè)的圖書。加強(qiáng)委托代銷管理、控制委托代銷風(fēng)險(xiǎn)是出版社需要解決的根本問題。只有加強(qiáng)委托代銷圖書管理，加快出版社資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用率，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，才能提高出版社的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：委托代銷圖書；核算管理

中圖分類號(hào)：G235 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）013-000-02

一、委托代銷圖書財(cái)務(wù)管理的重要性

近些年來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，出版行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，為了搶占更多的市場(chǎng)份額，出版企業(yè)紛紛提供給經(jīng)銷商很多優(yōu)惠的合作方式，其中委托代銷圖書就是一種常見的銷售方式。這種銷售方式使圖書的讓渡和圖書價(jià)值的實(shí)現(xiàn)在時(shí)間上分割開來，使得委托代銷圖書財(cái)務(wù)管理是否有效成為資金轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。

有效的委托代銷管理是回籠資金的保證，而回籠資金是企業(yè)生存發(fā)展的必要條件之一。目前我國出版行業(yè)，委托代銷圖書拖欠較嚴(yán)重，壞賬率也普遍較高，所以委托代銷圖書管理的有效性是出版企業(yè)面臨的一個(gè)非常重要且必須解決的問題。

二、委托代銷圖書財(cái)務(wù)管理存在的問題

委托代銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生大量的委托代銷圖書，圖書雖然已經(jīng)發(fā)出，但其主要的風(fēng)險(xiǎn)和報(bào)酬均未轉(zhuǎn)移，仍為企業(yè)的圖書，未完成實(shí)物到資金的轉(zhuǎn)化。在資金轉(zhuǎn)化中會(huì)面臨著很多的問題，現(xiàn)在以中國醫(yī)藥科技出版社（以下簡(jiǎn)稱“出版社”）為例，進(jìn)行闡述。

（一）企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)

出版社已經(jīng)完成從事業(yè)單位向企業(yè)的改造。為了適應(yīng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境、提高市場(chǎng)占有率和出版能力，在圖書出版后，出版社往往在沒有充分調(diào)查市場(chǎng)、未對(duì)經(jīng)銷商資信做評(píng)估下就將圖書推向市場(chǎng)，因此忽視了大量被經(jīng)銷商占用的流動(dòng)資金，產(chǎn)生了大量的委托代銷圖書并影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)。

出版社對(duì)委托代銷采用的方法過于靈活，多由業(yè)務(wù)人員個(gè)人決定。為了快速推向市場(chǎng)，某些業(yè)務(wù)人員會(huì)將圖書用委托代銷的方式給一些沒有資信的圖書經(jīng)銷商來完成任務(wù)，到回款的時(shí)候就比較困難了，資金難以收回，形成大量死賬。

（二）內(nèi)部核算管理薄弱

1.未簽訂規(guī)范的銷售合同：出版社與經(jīng)銷商之間的業(yè)務(wù)往來很多時(shí)候并沒有簽訂規(guī)范委托代銷合同，而是雙方口頭協(xié)議或電話聯(lián)系、用發(fā)貨清單代替供銷合同。這樣的話，出現(xiàn)拒付款項(xiàng)的問題就會(huì)無法可依，增加追討難度，受損失的是出版社。

2.缺乏相應(yīng)的制度：出版社對(duì)委托代銷圖書的管理缺乏相應(yīng)的管理制度。比如對(duì)渠道商、書店等經(jīng)銷商的資信評(píng)估、沒具備資質(zhì)的經(jīng)銷商不能采用委托代銷方式銷售圖書；再比如對(duì)賬問題，財(cái)務(wù)部與發(fā)行部口徑不一。

3.不夠完善的獎(jiǎng)勵(lì)方法：出版行業(yè)經(jīng)常以發(fā)行量來衡量企業(yè)的規(guī)模和業(yè)績(jī)，出版社為調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)人員的積極性，提高發(fā)行量，會(huì)單純把發(fā)行量和工資掛鉤。近年來，出版社開始重視回款金額，開始把回款和工資掛鉤。卻忽略了退貨風(fēng)險(xiǎn)、產(chǎn)生壞賬的可能性及回款與發(fā)貨的比例等問題。

4.渾水摸魚的工作態(tài)度：某些人利用出版社在委托代銷管理上的盲點(diǎn)，為謀取個(gè)人利益而故意造成企業(yè)委托代銷賬面數(shù)量失真、虛假增大等現(xiàn)象。

（三）缺乏有效執(zhí)行與監(jiān)督機(jī)制

出版社想通過制定相關(guān)辦法來解決實(shí)際工作中的問題，但是逐級(jí)執(zhí)行存在困難。在整個(gè)委托代銷過程中，只有相應(yīng)的規(guī)章制度，沒有相應(yīng)考核標(biāo)準(zhǔn)和考核環(huán)節(jié)，執(zhí)行過程很快會(huì)走樣。例如，以前業(yè)務(wù)人員可以不對(duì)賬就開發(fā)票，發(fā)票開過就回款，委托代銷圖書數(shù)據(jù)庫中很多都是這樣形成的“假委托代銷”。

三、探討加強(qiáng)委托代銷圖書財(cái)務(wù)管理的方法

（一）加強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)經(jīng)銷商資信進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估

出版社應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)代銷經(jīng)銷商一定要進(jìn)行科學(xué)合理的資信評(píng)估。對(duì)可以進(jìn)行代銷業(yè)務(wù)的企業(yè)進(jìn)行代銷業(yè)務(wù)，資信評(píng)估不合格的企業(yè)不能代銷圖書。

本文參考常規(guī)企業(yè)常用的經(jīng)銷商信用評(píng)級(jí)方法，按出版社實(shí)際情況設(shè)計(jì)一種信用評(píng)級(jí)方法，如下：

把經(jīng)銷商劃分為A、B、C、D四個(gè)級(jí)別，從四個(gè)方面評(píng)級(jí)：一是回款與代銷圖書比率；二是有無拖欠問題；三是合作時(shí)間；四是企業(yè)規(guī)模等相關(guān)信息是否完備。這四個(gè)方面劃分為四類經(jīng)銷商。

A級(jí)：長(zhǎng)期合作，財(cái)務(wù)狀況好，信用好，無拖欠記錄。此類經(jīng)銷商可以進(jìn)行代銷業(yè)務(wù)。

B級(jí)：長(zhǎng)期合作，財(cái)務(wù)狀況好，信用較好，有少量拖欠記錄，偶爾資金周轉(zhuǎn)問題。

C級(jí)：此類經(jīng)銷商一種是雖然長(zhǎng)期合作，財(cái)務(wù)狀況好，但信用相對(duì)差，經(jīng)常拖欠貨款的經(jīng)銷商；另一種是剛開始合作的新經(jīng)銷商。對(duì)于以上兩種經(jīng)銷商，盡量采用先款后貨的方式或是在提供擔(dān)保下進(jìn)行代銷業(yè)務(wù)，盡量限制代銷方式。

D級(jí)：有合作關(guān)系，但財(cái)務(wù)狀況及信用較差或者企業(yè)信息不全的經(jīng)銷商。這類經(jīng)銷商通常只采用現(xiàn)金或是承兌匯票的方式銷售。[2]

經(jīng)銷商資信評(píng)級(jí)每季度進(jìn)行一次，由財(cái)務(wù)部門和發(fā)行部門共同評(píng)分，A、B級(jí)為重點(diǎn)經(jīng)銷商，對(duì)C、D級(jí)經(jīng)銷商的代銷業(yè)務(wù)盡量回避。

（二）與經(jīng)銷商簽訂銷售合同，完備賒銷手續(xù)及程序

由于出版社業(yè)務(wù)的特殊性質(zhì)，每個(gè)出版社對(duì)各個(gè)經(jīng)銷商的發(fā)行業(yè)務(wù)都不止一筆，如果每筆業(yè)務(wù)都簽訂合同會(huì)很不方便。可以采取一年簽署的方式，年初簽訂一次委托代銷合同，一年內(nèi)的訂貨單就可視同合同附件，具備同等法律效力。業(yè)務(wù)人員每次和對(duì)方對(duì)賬結(jié)算時(shí)，要填寫結(jié)算單，寫清楚發(fā)貨清單及退貨單號(hào)等信息，并附對(duì)方退貨單，并由財(cái)務(wù)部門做好相關(guān)審核后進(jìn)行核算處理。

（三）建立健全的委托代銷圖書內(nèi)部核算管理制度

1.設(shè)置并規(guī)范“委托代銷商品”科目。出版社對(duì)委托代銷商品的核算重視程度不高，財(cái)務(wù)部門并沒有單獨(dú)核算，委托代銷圖書體現(xiàn)在賬簿上體現(xiàn)仍為庫存圖書。這對(duì)委托代銷圖書的管控非常不利，需要設(shè)立“委托代銷商品”科目，按照經(jīng)銷商名稱、圖書品種、版次、代銷金額等設(shè)置明細(xì)賬，對(duì)委托代銷圖書的增加、退回、結(jié)算進(jìn)行全過程核算，并要求銷售清單要按發(fā)出的日期先后順序結(jié)算，不能跳著結(jié)算。

2.制定財(cái)務(wù)對(duì)賬制度。財(cái)務(wù)部門和發(fā)行部門要形成定期的對(duì)賬制度，發(fā)行部至少每隔一季或半年協(xié)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)銷商核對(duì)一次賬目，就雙方相差的金額查找補(bǔ)齊，避免雙方財(cái)務(wù)上的差距越來越大，進(jìn)而形成呆賬現(xiàn)象。特別要重視以下幾種容易造成單據(jù)、金額等方面誤差的情況：

（1）圖書出現(xiàn)調(diào)貨、退貨、換貨時(shí)，折扣問題；

（2）代銷商不能單對(duì)單（銷售清單）回款時(shí)，注意拆分單據(jù)的核對(duì)；

（3）要主動(dòng)拒絕用貨款墊支其他款項(xiàng)的行為（如返利，廣告費(fèi)，推廣費(fèi)等）；

對(duì)賬之后要形成具有法律效應(yīng)的文書。

3.確定每批圖書的合理代銷期限。出版社應(yīng)和經(jīng)銷商簽訂合理的代銷期限，不能回收款進(jìn)行無限期的代銷。比如相關(guān)法律規(guī)定，代銷業(yè)務(wù)不能超過180天，超過后要視同銷售處理，這會(huì)讓企業(yè)產(chǎn)生更多的稅費(fèi)負(fù)擔(dān)。因此每批圖書要訂立合理的代銷期限，比如代銷單180天內(nèi)結(jié)算，受托方期限內(nèi)就已經(jīng)銷售圖書打出結(jié)算單，不能銷售的圖書進(jìn)行退書處理。

4.和重要經(jīng)銷商做好及時(shí)溝通。出版社應(yīng)和重要的渠道經(jīng)銷商做好及時(shí)溝通。比如針對(duì)某本圖書的代銷數(shù)量不定期核查。發(fā)行重印圖書時(shí)，需要和相關(guān)代理商核對(duì)代銷圖書冊(cè)數(shù)。出版社圖書多為代銷形式銷售，有訂單庫房卻圖書缺貨時(shí)，通常會(huì)進(jìn)行重印。而此時(shí)可能有些地方還有很多本書沒有銷售，一兩年后，圖書銷售不出去被退回，可能會(huì)出現(xiàn)退書比重印的數(shù)量還大，造成了不必要的浪費(fèi)。

5.定期計(jì)算某些指標(biāo)。比如每年針對(duì)經(jīng)銷商的代銷回款比率、退貨比率、回款時(shí)間等因素進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便發(fā)行部門及時(shí)對(duì)經(jīng)銷商進(jìn)行新的信用評(píng)級(jí)。

（四）采取合理收賬策略

采用合理的收賬策略：遇到經(jīng)銷商拖欠款項(xiàng)或退貨時(shí)，一、分析當(dāng)前的信用標(biāo)準(zhǔn)及信用審批政策是否有問題；二、經(jīng)銷商違約后重新進(jìn)行資信等級(jí)分析和評(píng)級(jí)；三、制定收賬計(jì)劃，要在收賬費(fèi)用與退貨損失之間進(jìn)行成本權(quán)衡，掌握好寬嚴(yán)的邊界。

對(duì)于惡意拖欠款項(xiàng)的經(jīng)銷商，應(yīng)當(dāng)計(jì)入黑名單，不再對(duì)其賒銷，并加緊催收所欠，收集相關(guān)證據(jù)以備訴訟時(shí)使用。

對(duì)于信用記錄一向正常甚至良好的經(jīng)銷商，在去電發(fā)函的基礎(chǔ)上，再派人與其面對(duì)面地溝通，協(xié)商一致，在延續(xù)、增進(jìn)相互業(yè)務(wù)關(guān)系中妥善處理。

對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的長(zhǎng)期處理呆賬狀態(tài)的委托代銷圖書，依靠法律，采取訴訟方式，以強(qiáng)制手段收回。

（五）建立有效的委托代銷業(yè)務(wù)的審批和監(jiān)督機(jī)制

首先，必須對(duì)新增加的經(jīng)銷商進(jìn)行資信評(píng)估，由主管社長(zhǎng)及相關(guān)部門主任審批同意，確定賒銷金額。一旦賒銷業(yè)務(wù)發(fā)生壞賬損失，要根據(jù)不同情況，由業(yè)務(wù)員、發(fā)行部門主任、主管社長(zhǎng)共同承擔(dān)責(zé)任。其次，資信評(píng)估后，和經(jīng)銷商簽訂銷售合同，規(guī)定好相關(guān)的銷售政策及銷售條件。并報(bào)大區(qū)經(jīng)理、發(fā)行部主任等領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可根據(jù)所定的額度開展業(yè)務(wù)。

再次，加強(qiáng)賬目核對(duì)管理，每季度或半年需要與經(jīng)銷商進(jìn)行核對(duì)賬目，并取得書面的確認(rèn)書，有專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

核對(duì)過程中，出現(xiàn)偏差及時(shí)查明原因并及時(shí)調(diào)整和處理，保證委托代銷圖書數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性；同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)員與財(cái)務(wù)部門的溝通及信息反饋，跟蹤考核每一筆委托代銷圖書的賬齡和回收情況，對(duì)超期代銷圖書及時(shí)通知，提醒業(yè)務(wù)人員及時(shí)催款，盡快使資金回籠。

最后，各個(gè)環(huán)節(jié)核算管理都要有檢查環(huán)節(jié)，量化標(biāo)準(zhǔn)，責(zé)任到人，保證各規(guī)章制度的有效進(jìn)行。

委托代銷圖書財(cái)務(wù)管理事關(guān)出版企業(yè)資金周轉(zhuǎn)和生死存亡，出版企業(yè)應(yīng)把其作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的重要工作來管理，最大程度的降低風(fēng)險(xiǎn)、保障企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]邱玉玲.出版社如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理.大學(xué)出版，2002，2：40.

[2]謝旭.怎樣通過客戶信用評(píng)級(jí)控制賒銷風(fēng)險(xiǎn).化工管理，2007，11：59.