提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

陳慧召

摘 要：隨著我國社會經濟的發展以及結構的調整和優化，事業單位的工作水平和效率得到了根本性提升，但是在檔案管理環節仍然存在問題，無法適應當前大數據信息時代的發展需求。因此本文簡單介紹了當前事業單位檔案管理中存在的問題，同時提出相應優化策略，希望對我國事業單位的發展有所幫助。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;問題及策略

1 前言

在事業單位中開展檔案管理工作是其主要工作內容之一，尤其是隨著信息化水平的不斷提升，對于傳統檔案管理工作提出了更高的要求和標準，要打破原有檔案管理效率低下且工作量較大的問題現狀，就必然要開展信息化建設，提高檔案管理的效率，不斷推進事業單位的可持續穩定發展。

2 檔案管理工作中的問題

2.1 重視程度不夠，信息化意識滯后

過去傳統的事業單位檔案管理工作只是簡單的將其看作接收和保存兩個主要環節，而且多為手工操作的模式，這種方法使其效率低下且容易產生錯誤，無法進行整體性的數據統計，因此相對來說該方法并不適用。而且，傳統的事業單位檔案管理模式無法發揮其人員價值的有效性，相關工作人員往往在工作中具有一定的惰性，不會主動使用信息化管理手段。事業單位檔案管理的信息化建設要求相關工作人員能夠對檔案進行統一化數據處理，而這一標準在短時間內無法看到作用，相對來說任務量較大且對人員素質要求較高，造成檔案信息化建設沒有進展。

2.2 系統建設不完善，信息化程度不高

現階段我國事業單位檔案信息化管理工作并沒有形成統一的標準規范，造成數據庫建設缺乏一定的統一性，不同事業單位之間所開展的檔案管理工作依據也不相同，進而使得整個檔案管理系統規模小、功能少、網絡化水平低，無法真正實現資源的傳輸共享，不能使得檔案管理工作得到質的提升。另外，因為系統安全性無法得到保障，使得檔案管理系統目前仍處于相對封閉的狀態，信息化無法發揮其特征優勢，減少了檔案管理工作的有效性。

2.3 專業人才匱乏

在很多事業單位資源管理部門嚴重缺乏相關專業人才，尤其是檔案管理人員更是大多數都是兼職，而大多數的事業單位檔案管理基本上以分包制為主，主要是通過縣、村、個人等多個級別，無法做到有專職人員開展檔案管理工作。由于此類人群都嚴重缺乏綜合專業素質，造成其在具體的工作開展過程中管理效率極低，無法真正做到服務于人民群眾，甚至還會因為管理不當而造成的檔案丟失破損等現象發生，嚴重損壞了人民群眾的切身利益。

2.4 檔案管理較為混亂

目前我國事業單位檔案管理仍然缺乏一定的規范性，這嚴重阻礙了高效工作的順利開展。因為不規范的檔案管理工作使得整體業務工作量增加，所以這就使大部分檔案資料都以個人保管的方式為主，造成檔案管理的不穩定因素增加，很容易產生檔案資料丟失等現象。在管理過程中過分依賴于人力，缺乏對于現代化信息設備的有效應用，使得整體檔案管理工作事倍功半。

3 檔案管理信息化的策略方法

3.1 整合資源，建立統一管理的檔案室

要想確保事業單位檔案資源的有效管理，就一定要統一化進行工作的開展，確保檔案統一分類管理，可以在縣級單位設立統一標準化的檔案管理室，對整個事業單位的檔案專業人員進行有效整合，進而實現對檔案信息數據的有效管理工作。同時在進行分類時，要保證其科學合理化，根據當地的具體狀況細化分類，以便于后期進行查詢時更加便捷高效。在工作流程方面，還要使得各項檔案管理環節區分開來，各部門之間加強溝通和聯系，確保整個檔案管理流程的科學嚴謹性，提高對于事業單位檔案資源的有效利用。

3.2 加快檔案管理信息化建設，將檔案室變成事業單位系統的信息中心

在開展事業單位資源檔案管理的過程中，還要加大現代信息化手段的有效應用，設置電子檔案管理體系。首先要對不同的檔案進行定位和分類，針對要求長期保存或易損壞的紙質檔案，要優先進行掃描處理，將其轉換為電子檔案后實施歸檔處理，在后期查詢過程中盡可能使用電子信息查詢，降低對紙質版檔案的破壞。另外可以根據當地數據庫來設立專人電子檔案，將檔案室的各種信息進行補全和優化。最終將所有的檔案信息進行有機鏈接，真正實現動態化有效管理，降低了中間繁瑣的步驟和程序。同時還要設置資源共享體系，使得不同部門在進行檔案數據調取時能夠更加快捷方便，真正實現數據的無縫對接，確保社會各事業單位各部門之間的資源共享，進而減少了人民群眾辦事的繁瑣性，能夠不斷提高各個機構部門的辦事效率，使得人民群眾僅需提供身份證即可辦理其他業務。

3.3 加強培訓，提高檔案管理人員的專業素質

由于事業單位檔案管理工作相對枯燥無味，也很容易被人忽視，所以造成工作人員在一定程度上存在怠慢情緒，但檔案管理工作又涉及到了人民群眾的切身合法利益，所以有必要加強對于檔案管理人員的專業綜合素質水平培養，從而使其充分意識到檔案管理的重要性，使其能夠更加科學合理的開展檔案管理工作。政府部門要著重加大對于綜合專業檔案管理團隊的打造，采取積極的職業生涯規劃體系，使得工作人員能夠對自身工作引起重視，迎難而上，充分發揮其在工作中的專業性與積極性，不斷為人們提供穩定的政府服務平臺。另外還可以針對表現優異的工作人員進行選派去省市區培養，加強檔案管理工作的相關心得研討會，采用科學合理的考核機制，充分調動管理人員的積極性，使其能夠主動的去提升自身的綜合專業素質與服務態度。另外在工作開展的過程中還要明確權責分工制度，使得整個過程做到責任清晰，避免逃避責任現象的產生，使得整體的檔案管理工作更加統一化與規范性。加強對于整體工作的監管力度，避免各種由于失職現象而造成的檔案數據丟失或破損現象。加大對于先進人才的引入以及先進檔案管理技術的應用，使得整個社會檔案管理工作更加具有含金量，為整個事業單位檔案管理工作的順利開展提供源源不斷的動力。

4 結語

總之，作為檔案管理人員，必須明確信息化的積極作用，同時也要重視在信息化建設過程中存在的不足，只有明確發展的時效性，才能進一步推動信息化檔案管理水平提高，也會進一步為人們提供更加高質量的檔案管理服務。希望提高重視的同時，通過有效實踐為檔案管理工作長期高效率發展與建設做出應有貢獻。

參考文獻

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