談如何提升辦公室檔案文書管理工作

姚曉民

摘 要：文書檔案是企業經營的重要資料，而辦公室文書檔案的管理工作在企業中是非常重要的。文書檔案的收集與歸檔是一項重要技能，為了保證企業文件的完整，便于企業文件檔案的查找，使企業人員更好地利用與開發檔案資源，企業應維護檔案安全、完整，確保檔案文件的真實性。

關鍵詞：文書檔案；檔案文書管理；問題；措施

辦公室檔案文書管理在檔案管理工作中具有重要地位，文書檔案的管理在各個單位的各項工作中都得到了充分的肯定。本文主要論述辦公室檔案文書管理工作中出現的問題以及如何提高辦公室檔案文書管理質量的一系列措施。文書檔案的管理在企業管理發展中具有重要地位，檔案管理的水平高低在一定程度上對檔案資料的完整、質量好壞具有重要影響。加強對辦公室檔案文書管理工作的重視，實施長期有效的管理制度，做好收集、立卷、保管等工作，使得企業在文檔管理工作方面提高一個水平，同時使檔案文書保管人員的管理意識得到提升，促進企業信息資料的完整，企業經濟的發展。

一、辦公室檔案文書管理存在問題

（一）檔案管理不存在制度化

對于一個企業來講，檔案文書的歸檔不應隨意安放，檔案的收集、立卷、保管等都應由相關負責人來掌管。檔案的歸檔存在無規律擺放，企業檔案并未做到檔案的標準化、制度化以及規范化。依據部門不同，其相關的資料也不同，因而，無序安放會導致公司文件的擺放相對混亂，無法及時查找到公司臨時想要的檔案文件，并且檔案管理的無制度性，使得公司檔案文書管理水平較低，容易檔案缺失。

（二）未實行檔案歸檔的合理方法

企業檔案文書的管理需要對檔案文書進行更好的管理方法，企業檔案管理往往無法做到檔案文書的齊全性、完整性，未對檔案進行具體的劃分，檔案名稱等未進行標注，結構不完整。企業檔案的管理缺乏合理有效的管理方法，這會對企業文件的查找、翻閱產生不利的影響。

（三）檔案文書保管人員缺乏檔案文件重要性的意識

現今，諸多企業對本公司的檔案管理開設新的管理職能崗位，諸多的檔案專業人員進入到公司對公司資料進行歸檔與管理。但是在檔案文書管理過程中，由于部分檔案管理人員的管理意識相對薄弱，沒有細致的對公司檔案進行劃分、歸檔，使得文件資料安放混亂，加之責任心不強，未確認檔案的真實性，往往為他人提供的資料出現錯誤現象，因此，完善檔案保管制度，加強員工培訓至關重要。

二、檔案文書管理的重要性

做好檔案保管工作，為企業部門提供良好的服務，加強文件檔案管理，為公司的管理以及運營打下良好的基礎。檔案的收集、整理、保護、監理等，不僅能夠使得檔案部門的管理水平提高，還能使公司其他部門的管理機制得到改善。檔案管理看似只是對公司部門檔案的存放與保管，實則它的工作性質相當細致，正如前文所提到的，立卷、歸檔、保管等都需要檔案管理人員進行操作。檔案管理制度的完善不僅能夠提高檔案保管人員的檔案保管意識，還能夠為企業打下良好的基礎，使企業走向正規、積極的道路，進而促進企業經濟的發展。

三、如何提高辦公室檔案文書管理

（一）健全企業制度，從基礎做好，完善檔案管理體制

企業成立伊始，便擁有自己的企業文化，依據企業文化而產生的企業制度對部門員工具有約束力。“無規矩不成方圓”，檔案文書管理作為企業文化及管理的重要組成部分，對企業的發展具有重要的作用。因此，制定相關規則、完善檔案管理制度、切實提高檔案文書管理水平，有條理的實行檔案文書的收集、整理、保護、監理等，提高企業辦公室檔案文書管理質量及效率，這既有利于完善企業基層部門的管理又可以以此來約束員工，使公司具有“規則化”，做到全企業有組織、有制度，更好的完善公司制度，提升企業形象，促進企業經濟等長足發展。

（二）營造良好氛圍，提高企業檔案管理人員的良好意識

現今，企業的管理離不開員工，良好的辦公環境對員工至關重要，并成為他們工作穩定的重要參考依據。而對于檔案文書管理人員，好的工作環境也能夠使他們安心工作于檔案文件的管理。無論是何種職能崗位，員工培訓必不可少。經常組織辦公室檔案文書管理人員進行培訓，使他們更加了解并做好本職工作，以確保辦公室檔案文書管理工作的順利進行，減少檔案收集后出現較多的反工情況。通過對部門人員的培訓，使各部門對檔案管理進行了解，提高部門與部門之間的有效溝通，使得檔案管理工作順利開展。

四、結語

檔案文書管理是衡量一個單位管理水平的重要因素，其影響著檔案資料的質量與完整性，因此，不僅要完善公司檔案管理制度而且需要辦公室人員提高檔案保管的意識。參加培訓，與其他部門之間有效溝通，加強部門合作，增強公司人員對檔案管理的重視，做到檔案管理的工作化、規范化、標準化、提高檔案文書管理質量，同時從檔案保管開始，做到細致化，加強公司制度的管理，提升企業形象，促進經濟發展。

參考文獻：

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