ERP背景下中小企業信息化關鍵節點業務處理模式改進

文/伍瑞斌

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ERP背景下中小企業信息化關鍵節點業務處理模式改進

文/伍瑞斌

摘要：文章分析了ERP背景下信息化核算存在的問題。中小企業在引入ERP企業管理軟件，企業部門核算的數據與財務數據如何對接，減少相互間的差錯是個重要的問題。文章提出了部門核算數據與財務數據相輔相成，統一于ERP系統，如果部門數據錯漏較大，則財務核算成果是不準確的。文章提出了ERP環境下信息化業務處理的改進模式。

關鍵詞：ERP系統；中小企業；信息業務關鍵；信息處理模式

中小企業注定與大企業財務核算情況不同。中小企業普通面臨著財務人員緊缺，人員職稱結構不高，財務技術水平不高，人員流動也較大，財務核算方式較簡單。當企業業務增大時，原企業采用總賬、報表模式處理賬務的壓力就增大。很多中小企業是隨著業務的增長，逐步增加財務核算模塊，然后逐步過渡到ERP供應鏈核算模式。當企業達到一定規模后，企業會使用專門的ERP企業管理軟件。ERP企業管理軟件、財務供應鏈軟件可以共存入企業管理體系中，兩者的結合使用，能給企業帶來管理上的高效率是不言而喻。

一、中小企業ERP信息化核算存在的問題

在ERP背境下，中小企業財務關鍵業務主要集中在企業的材料采購、銷售產品、備品配件等物品管理。

由于中小企業財務電算化技能人才的缺乏，財務人員經常流動，在實施ERP供應鏈核算時仍存在突出問題。筆者從中小企業財務業務角度，結合TDS混凝土有限公司的具體情況進行分析。TDS混凝土有限公司使用東友商品砼企業ERP管理軟件（不含財務），生產系統是采用三一攪拌站工控系統軟件，其最終數據可以并入東友商品砼ERP數據庫。財務核算由最初的總賬、報表核算、逐步過渡到現在的金蝶K3/wise創新管理平臺，企業實施部分供應鏈核算，銷售模塊原采用Excel核算，倉庫核算原采用人工賬簿核算。中小企業信息化核算存在的主要問題。

（一）軟件接口數據接入不配套，導致部門統計與財務統計數據差別較大。原投入商品砼ERP企業管理軟件，由于不含財務核算部分，企業銷售部應收賬款統計數據與財務部門統計數據相差較大。如，銷售統計某些客戶資金已收完，而財務數據仍顯示客戶有余額，采購材料進料情況也一樣，財務數據月底對賬核算工作量很大，這是由于數據接入不配套引起。

（二）銷售統計采用Excel軟件核算銷售模塊，客戶核算工作量極大，與財務中心數據差異較大。

1.在Excel核算模式下，銷售建立客戶檔案工作量大，隨著銷售客戶及售量的增加，銷售統計使用Excel核算銷售收入，貨款回籠核算的壓力明顯增大。

2.東友ERP系統的生產數據與銷售發貨單、簽收回單數據差異較大，財務在金蝶應收賬款模塊中確認銷售量，與銷售統計數據差異較大。

3.銷售統計查詢以前月份產量、銷售量感到較困難，對應收賬款處理力不從心。

（三）采購核算過程中，原材料過磅單數據十分龐大，財務核算原始單據工作量大增，財務數據與采購員數據差別較大。

（四）倉庫核算效率低下，與財務中心數據差異較大。

倉庫定編3人，其中倉庫會計1人，保管員2人。倉庫會計原采用手工賬簿進行倉庫備品、配件核算，由于備品、配件項目繁多，月末倉庫會計與財務中心對賬錯漏較多，財務疲于糾錯，核算效率低下。

整體看來，企業沒有充分利用東友ERP管理軟件功能。沒有處理好用東友ERP管理軟件與財務供應鏈軟件的關系。

從財務角度看，ERP管理軟件產生的生產量數據只能作為參考。由于混凝土行業的特殊性，其生產的產品是直接銷售到施工單位，產品無庫存。一般情況下生產量與銷售量是不同的，但是不排除有些混凝土工地用不完時，會退回混凝土，企業只能將退回的混凝土當作廢品處理，因此生產量與銷售量常常不一致。

因此財務核算必須依據施工單位簽過名的產品發貨單數據為準。這就需要整合ERP管理軟件與金蝶供應鏈模塊，以達到最佳模式，提高企業的信息化核算水平。

二、ERP背景下，中小企業信息化關鍵節點核算模式改進

針對信息化核算存在的問題，TDS混凝土有限公司領導作了多方嘗試，一是，決定保留東友商品砼企業ERP管理軟件，以便于管理層全面了解公司混凝土生產的宏觀情況，如企業采購訂單、生產領料單、銷售合同訂單、生產任務單查詢、試驗室產品配方、歷史產量查詢等等；二是，在現有東友商品砼企業ERP管理軟件的基礎上，增加金蝶財務供應鏈模塊的部分核算功能，取消手工倉庫賬簿、取消銷售統計Excel核算銷售收入。具體核算模式改進如圖1所示。

（一）大銷售模塊信息化關鍵節點業務核算改進

大銷售模塊是指銷售部銷售統計模塊與財務部供應鏈銷售模塊。

1.改進原則

（1）改進發貨單方式，發貨單的處理更加合理化。發貨單一式五聯（上圖1所示），生產統計員統計生產產量，財務往來會計根據發貨聯確認銷售量，根據銷售部產品訂單合同單價確認銷售價格，并在金蝶K3供應鏈銷售模塊中錄入，計算本期銷售收入、應收賬款。

（2）舍棄東友商品砼企業ERP管理軟件中銷售模塊核算

由于混凝土行業倉庫中沒有混凝土產品，生產量與銷售量有區別。在實際當中，產品銷售量是指經過銷售員與客戶對賬后確認的銷售量，包括減少混凝土的退貨量、過磅不足的差異量。如，當生產月產量達到7萬立方時，而銷售量只有6.93萬立方，相差約1%。由于差異的存在，且生產量不能隨意修改，銷售統計核算不適合在東友ERP銷售模塊中核算。

（3）舍棄手工Excel核算銷售模塊

當客戶單位少時，使用Excel核算銷售模塊是可行的，當銷售客戶達到6、7百以上時，龐大的數據Excel核算是沒法做好，查詢歷史數據非常困難。銷售統計放棄Excel核算，改用“小管家進銷存”軟件核算。

2.銷售統計業務核算方式的改進

購進“小管家進銷存”軟件，專門進行銷售模塊的核算。該軟件的銷售模塊功能強大，銷售統計可以方便增加客戶、品種、單價，能方便錄入資金回籠，計算資金回籠率，月末自動生成應收賬款報表，方便歷史查詢各個銷售客戶的混凝土品種的產量、資金回籠、應收賬款期末余額。

3.財務銷售模塊核算的改進

改進前，財務部根據銷售部Excel核算的銷售產量報表、銷售單價核算本期的主營業務收入，因原銷售統計本身核算的缺陷，銷售統計報表錯誤較多，財務應收模塊數據不夠準確。

改進后，財務根據發貨單中的財務聯，在金蝶K3供應鏈銷售模塊中錄入銷售量、根據銷售統計提供的單價錄入系統，確認本期的應收賬款、增值稅銷項稅、主營業務收入，杜絕了核算中產量差錯。

4.對賬制度的改進，確保數據準確

東友商品砼企業ERP管理軟件中生產量是基礎。銷售員與客戶對賬后，收回的發貨單就是企業本期的銷售量。為此做好如下3個方面的對賬，如圖1所示。

（1）銷售統計的發貨單與東友商品砼企業ERP管理軟件中的生產量對賬。

分析兩者的差異，找出差錯的原因。如，因銷售退回、企業過磅重量與客戶單位過磅重量存在差異，需具體分析差異的原因，調減混凝土產品的銷售量。

（2）銷售部與客戶對賬

銷售統計員依據發貨單定期入賬。月末銷售部銷售員與各客戶單位對賬后，確保銷量準確無誤，并將對賬結果交給銷售統計員，銷售統計根據對賬差異，在小管家軟件中修改已錄入的銷售量。

（3）銷售部與財務對賬

以銷售統計發貨單回單為產品銷售量，雙方對照銷售統計“應收賬款報表”、財務中心“應收賬款報表”并仔細核對兩份報表是否存在差異，找出差錯原因并改正。

（二）采購模塊信息化業務關鍵節點核算業務的改進

1.采購統計核算

（1）原采購核算方法。材料主管根據過磅單匯總供應商的材料入庫量，再根據合同訂購單價制作材料報表，報到財務中心，因為手工操作，材料報表錯漏較多，財務調賬多。

圖1

（2）改進方法。采購主管啟用東友商品砼企業ERP管理軟件中采購模塊，在采購模塊中設立供應商、材料供應品種、采購合同價格，材料主管將地磅中心數據庫直接并入東友ERP管理軟件中的采購模塊，并進行材料采用核算和供應商管理，月末根據供應商對賬單調整有差異的原材料數量，保證材料入庫數量準確無誤。

2.材料進料大數據對接，提高財務往來會計核算準確度

財務往來會計可直接進入東友商品砼企業ERP管理軟件中采購模塊，查看材料過磅單數據，直接調用本期間的材料產品入庫量、調用采購合同單價，自動生成材料數量金額賬。采購主管與財務對賬零誤差，財務往來會計工作量大大減少，效率成倍提高。

3.對賬制度改正

（1）供應商與材料主管對賬。以東友商品砼企業ERP管理軟件中采購模塊中材料入庫量為基礎，核實供應商的材料過磅單數量，本公司過磅單的數量，調整退貨數量，雙方報表達到一致。

（2）材料主管與財務中心對賬。材料主管的材料數量金額賬、應付賬款報表與財務中心的數量金額賬、應付賬款報表核對，針對存在的差異，查找原始的材料過磅單，退貨單，并對雙方過磅的差異進行調整，使雙方報表一致。

（三）成立財務結算中心，加強人員統一調配，提高公共數據的對接的準確性

1.設立往來會計

往來會計專門負責錄入匯總的材料品種、單價、采購數量等等原始憑證，負責錄入匯總的銷售品種、單價、銷量等原始憑證。負責與采購部對賬、與銷售部對賬，調整對賬的差異。

2.設立成本核算會計，負責生產成本的核算，工資賬務處理。

3.設立總賬及報表會計，負責憑證的審核，報表制定。

財務結算中心的成立，提高了財務處理的效率。

（四）倉庫模塊信息化關鍵節點業務核算的改進

1.財務中心啟用金蝶K3系統中的倉

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基金項目：本文系南寧學院教授（副教授）培育工程資助項目“ERP價值鏈環境下混凝土企業成本關鍵控制點優化研究”的階段性成果”，項目編號：2013JSGC-1。