電子時代背景下圖書館文書資料管理分析

陳沛光

摘 要：電子時代背景下，圖書館的文書資料管理也需要做出相應的改變，而且圖書館中的相關文書資料數量不斷增加，類型更加多樣，也為圖書館的管理工作增加了難度，原有的對文書資料管理存在很多弊端，容易出現信息資料的丟失或損壞等問題。電子時代背景下圖書館需要更多的借助先進的設備和技術，去提高自身的管理水平。本文主要對電子時代背景下圖書館文書資料管理進行了分析，希望能實現管理的先進性的發展。

關鍵詞：電子時代；圖書館；文書資料管理

當代社會中，各種網絡信息技術的發展速度非常快，進入了電子時代之后人們的生活、學習、工作都發生了很大的改變，計算機技術在大多數的行業領域都得到了廣泛的應用，在圖書館的經營發展中，也需要結合電子時代的特點，實現 自身管理的不斷進步與革新，讓圖書館的文書資料管理制度更加的完善，也更加符合電子時代讀者的需求。

一、電子時代背景下圖書館文書資料管理現狀

我國歷史文明底蘊深厚，留存下來的資料記錄也都非常的豐富，通過圖書館讀者既可以查閱或借閱到現代的科學技術相關資料，而且對那些歷史珍藏及文書資料也能進行借閱[1]。圖書館在其自身的運作中需要對這些文書資料進行妥善的保管，通常會耗費很大的人力物力。圖書館中的文書資料與一般的圖書資料有著很多方面的差別，通常圖書館在管理中會按照資料的形態、內容以及年代等方面的不同去進行分類存放，分類方法比較多樣化。在以前的圖書館管理中，對于相關的公文等文書資料的保存比較重視，采取的分類方法也都比較特別。但是原有的管理模式為圖書館的文書資料的閱覽帶來了一些難點，使得很多的文書資料沒有實現價值的充分發揮。

現代社會，信息技術快速發展，并且得到了廣泛的應用，圖書館中的文書資料管理也逐漸形成了信息化與電子化，文書資料的閱覽方式也已經改變，從原有的借閱室閱覽形式轉變為了利用WEB等電子媒體進行閱覽的形式，很大程度上提升了文書資料的利用度。并且，在圖書館運作中，傳統的文書資料的管理也大部分都達到了公開的電子化管理。這種公開化的信息管理模式使得當地的歷史文化信息及發展特色可以更加廣泛的被外界了解，增強了信息的推廣與共享，這種電子化的管理方式對歷史方面的文書資料的管理的完整性的提高也是非常有利的。

二、電子時代背景下圖書館文書資料電子化的過程分析

電子時代背景下，圖書館中的文書資料實現電子化管理是歷史發展的必然，也應是圖書館建設發展的趨勢，在科學技術水平日益發達的今天，圖書館中的文書資料等進行電子化管理的方式也是多種多樣的，不同類型的文書資料需要按照其具備的特點去選擇與之相適應的管理方法[2]。比如圖書館中一般的文書資料，可以使用模擬資料的方法進行管理，如對收縮膠卷的管理就是這種方法；而對于圖書管中的原始資料與實物資料，主要使用羅馬數字的方式進行記錄管理；對于其中電子化的目錄數據或者資料，則應該使用英文字母進行展示與管理。在當前電子照相技術的快速發展中，相機的像素也逐漸提高，照相功能愈加強大，文書資料也普遍實現了電子化的展示和存放，增強了管理工作的有效性。

圖書館文書資料的保存，可以通過傳統的物理性資料及現代電子信息相結合的方式進行管理，實現文書資料的數字信息化管理。對于那些實物文書資料則可以在做好目錄數據的基礎上，對具體的數據進行存儲，并做好相關資源和數據的信息連接工作，這種方式之下，電子化與實物化的文書資料既可以實現有效的結合了，為文書資料的管理提供了很大的便利。現階段，為了適應持續變化的環境，使文書資料的管理、保存工作的開展更加完善，通常都會采用當前比較實用的文書資料數據格式Born DigitalContents，它主要包含有記錄相關公共設施及學校等的廣告的信息資料或者WEB網頁，這是圖書館未來管理發展的一種趨勢。

三、電子時代背景下圖書館文書資料管理的完善對策

電子時代背景下如何做好圖書館的文書資料的管理工作是人們關注的內容，也是需要迫切的解決的一個問題[3]。在管理方法的完善上需要首先進行文書資料相關數據的設計，再采取電子化的手段去對數據進行保存與使用。

電子時代背景下，圖書館文書資料的管理不僅要將文書資料的要素進行保存，還應該對各種膠卷進行模擬復制，重視與其他圖書館間的文書資料的交換與共享，使得圖書館管理可以適應不同類型的數據目錄模式。在當前階段圖書館的文書資料的管理達到了一定程度的數字化，但要想與時代發展要求更加一致，在文書資料管理中就應該盡量的做到電子化管理的規范化、模型化的發展。可以通過建立OAIS模型化的信息數據的管理，將圖書館文書資料分為保存記述、內容信息、組合信息等相應的數據模型。在各種不同的模型之下，既可以做到文書資料的分類管理，還可以將不同要素進行互換，實現不同文書資料要素之間的靈活轉換，使得文書資料的保存與使用都更加的方便。

四、結束語

電子時代背景下圖書館的文書資料的管理方式得到了很大的改善，對傳統的圖書館文書資料的管理工作中存在的一些弊端進行了完善，使得文書資料得到了更加充分的利用，發揮了其應有的價值，在今后的發展中，圖書館文書資料管理需要結合自身特點及需求，借助電子時代的優勢提高文書資料的利用效率，為廣大的讀者提供更加優質便捷的服務。

參考文獻：

[1]白蘇紅.電子化時代圖書館的文書資料管理探究[J].知識經濟，2012，15：55.

[2]朱蓮花，黃衛東.電子化時代圖書館的文書資料管理[J].圖書館理論與實踐，2011，03：82-86.

[3]孫然.電子化時代圖書館的文書資料管理[J].科技資訊，2014，32：249.