加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提

張君

摘要：本文主要闡述在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的工作，提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平，而且已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)，為檔案工作的開(kāi)展提供了有利保證。

關(guān)鍵詞：檔案管理 問(wèn)題 檔案工作

一、檔案基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題

計(jì)算機(jī)作為具有一種高效處理大型和復(fù)雜的信息和數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的主要功能，它在實(shí)際中是需要輸入的原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)，否則，輸入數(shù)據(jù)和信息是“垃圾”，從而使得輸出更先進(jìn)的“垃圾”而已。所以計(jì)算機(jī)管理的前提是做好輸入信息和數(shù)據(jù)的采集、整理、錄入、存儲(chǔ)等一系列工作，使其完全符合計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。綜合檔案館大多使用的內(nèi)容是相對(duì)來(lái)說(shuō)較復(fù)雜的文件而且也呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，時(shí)間跨度很長(zhǎng)，由于多年來(lái)一直在封閉管理，文件管理只在保管的目的，文件沒(méi)有失去的原則在這種局面下形成的文件一般情況不佳。其中有很多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：文件頭違規(guī)的標(biāo)題但不能反映的主題或標(biāo)題缺乏基本的元素，甚至沒(méi)有文件頭的現(xiàn)象較為普遍，二是許多文件沒(méi)有頁(yè)碼如果使用關(guān)閉頁(yè)面，它是很難找到的。三、混亂現(xiàn)象更為嚴(yán)重，進(jìn)行組卷的方式有依據(jù)相應(yīng)的時(shí)間的也有依據(jù)相應(yīng)的各職能部門(mén)的管轄權(quán)而劃定的。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水亞

從科學(xué)和實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)可以了解到，提高檔案管理水平必須實(shí)行規(guī)范化、規(guī)范化的工作方法，這需要對(duì)檔案資料的收集、整理、鑒定、錄入、存儲(chǔ)備環(huán)節(jié)按照統(tǒng)一程序和科學(xué)方法進(jìn)行工作，這樣才可以真正的做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的工作流程。

（一）重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)，以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（二）規(guī)范題名保證檢索準(zhǔn)確率

為了保證檢索精度的精度。我們認(rèn)為，標(biāo)準(zhǔn)化的原則和關(guān)鍵點(diǎn)這兩項(xiàng)必須在規(guī)范標(biāo)題下按照相應(yīng)的規(guī)范化的機(jī)制進(jìn)行，在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)。盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如紀(jì)律檢查辦公室簡(jiǎn)稱(chēng)為紀(jì)檢。而且還應(yīng)該有統(tǒng)一的標(biāo)題元素。我們把計(jì)算機(jī)檢索這個(gè)過(guò)程中，將相應(yīng)的題名中的責(zé)任人，被輸入的標(biāo)題，問(wèn)號(hào)，文檔緣由，如果有必要，就必須按照相關(guān)的規(guī)定填寫(xiě)完整人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素。但語(yǔ)言往往需要進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，例如，一些“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種，它們很容易影響檢索精度。因此，我們將需要批準(zhǔn)的文件，寫(xiě)“請(qǐng)示”，在那里的文件不需要進(jìn)行批復(fù)的寫(xiě)“報(bào)告”等，這樣進(jìn)行相應(yīng)的分類(lèi)，在檢索的過(guò)程中就可以清楚的看到每個(gè)文件實(shí)際作用。

三、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備充分，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)綜合性檔案室來(lái)講，由于室藏案卷多著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足，而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。

（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的是使檔案被社會(huì)使用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是提高檔案利用率。綜合檔案館在促進(jìn)計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中應(yīng)充分的依據(jù)相應(yīng)的全宗的重要度值的不同，它們的價(jià)值的高低，以及相應(yīng)的體現(xiàn)的利用率的高低等情況，進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)先處理。這將能夠加快計(jì)算機(jī)化檔案管理的進(jìn)程，提高社會(huì)使用效率。

（二）用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率

“主題詞”雖然有標(biāo)準(zhǔn)但是在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中也存在搜索效率不高、效率低下等問(wèn)題。我認(rèn)為可以采取“關(guān)鍵詞”，而不是“主題詞”的方法。即從標(biāo)題或主題文件中通過(guò)思考總結(jié)出主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞和關(guān)鍵詞，最后確定哪些標(biāo)識(shí)要輸入到計(jì)算機(jī)，最后采用批量處理功能完善計(jì)算機(jī)處理。

（三）分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“案件”等，則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。