試析文書檔案管理工作的改進方法

文/珠海市建設工程質量監督檢測站 馮丹彤

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試析文書檔案管理工作的改進方法

文/珠海市建設工程質量監督檢測站 馮丹彤

【摘要】隨著現代科技信息化的發展，原有的檔案管理模式已經漸漸地不適應現有的檔案管理機制。通常一個單位的文書檔案管理工作是檔案管理部門的重要組成部分。文書檔案管理工作直接關系到一個單位檔案資料的完整性和真實性。所以對于文書檔案管理工作的管理模式應該進行改進和完善。

【關鍵詞】文書檔案管理；資料信息；改進

一般我們所說的文書檔案就是團體機關、企事業單位以及一些其他的組織在領導和行政管理的工作中產生的一些文件。這些文件都需要歸檔保存，而這些工作都是文書檔案管理部門的工作。所以說文檔資料的可靠性、完整性和安全性與文書檔案管理者工作的能力和水平有著很大的關系。只有讓文書檔案管理工作與時代共同進步，不斷地改進和完善文書檔案管理工作中存在問題，才能更好地將文書檔案管理系統不斷地創新，與整個工作單位的運轉保持在一個步伐上。

一、文書檔案管理工作現存的問題

（一）文書工作與檔案管理工作出現脫節現象。文書檔案管理工作是檔案管理工作的基礎內容。文書管理工作與檔案管理工作雖然有著密切的聯系，但是兩者之間存在著一定的區別，有統一性也有獨立性。在工作的銜接上兩者配合形成一個管理體系。但是很多工作單位都存在著文書管理工作和檔案管理工作之間的脫節情況。目前的情況是，文書檔案管理人員的檔案意識相對薄弱，而檔案管理人員對于文書管理工作的涉及又很少。這就導致了文書管理工作和檔案管理工作出現了脫節，從而造成了一些文書方案的遺漏和文種使用不規范的現象。這對文書檔案管理部門后續工作的展開有著很大的隱患。

（二）各部門不配合文書檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門不配合文書檔案管理部門的工作的現象。這方面也制約著文書檔案管理工作的開展，文書檔案的歸檔需要收集整理各個部門的文件和資料。但是有些部門為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給文書檔案管理部門歸檔統一管理。這一問題在文書檔案管理工作中普遍地存在。

（三）領導對文書檔案管理部門的重視不夠。文書檔案管理工作在各個工作單位中屬于特別冷門的部門，不受單位領導的重視。一些領導雖然明白文書檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒有過多地去關注文書檔案管理工作的內容和管理的情況。在日常工作當中，只要求員工把文書檔案資料收好即可，并沒有過多地給予意見和肯定，導致文書檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書檔案管理模式停滯不前，也沒有對文書檔案管理的模式進行改進和創新。

二、文書檔案管理工作改進的方法

（一）做好文書管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實就是日常工作中，工作人員及領導要處理的文件。這些文件質量的優劣對于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書檔案管理工作必須要把文書管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書管理工作人員要有較強的檔案保護意識，并且要做好文書資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時，要時刻記著文書管理和檔案管理的關系，實現兩者的一體化。當文書管理工作人員把文書工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開。

（二）各個部門配合文書檔案管理工作。加強文書檔案管理工作需要各部門的配合。所以在日常工作中，其它部門要配合文書檔案管理部門，及時將文件資料等交給文書檔案管理部門統一歸檔管理。

（三）領導要加強對文書檔案管理工作的重視。在一定程度上來講，一個部門的工作態度和工作熱情，取決于領導對這個部門的重視程度。所以說想要改進文書檔案管理工作中存在的問題，完善文書檔案管理工作，領導應該對文書檔案管理工作重視起來，對其存在的問題提出意見并找到解決辦法。通過更為智能化和科學化的方式來管理文書和檔案。當然，文書檔案管理工作是否能正常而有效地運行，還需要通過員工自己的努力使領導對文書檔案管理部門重視起來。

除了領導的重視外，文書檔案管理工作人員自己也要對工作重視起來，對于檔案的借出與歸檔制定一個清晰明了的流程（如圖1），所有的工作人員按照這個流程借出和歸還檔案。

圖1：借歸檔流程圖

三、結束語

文書檔案的管理工作是一個很細致的工作，代表了一個工作單位的各項工作運轉的情況。將文書檔案管理模式與現代化的科學研究成果相結合，實現更為科學化和智能化的文書檔案管理模式。與此同時，對文書檔案管理人員做出標準化的培訓，以便更好地管理文書檔案工作。

【參考文獻】

［1］張文華.改進文書檔案管理工作的方法［J］.黑龍江檔案，2014（04）：157.

［2］盧艷. 淺析事業單位文書檔案管理效率的提高［J］. 中國科技投資，2013（Z4）：47.

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