新時期下大專院校關于退休人員檔案管理存在的問題剖析及對策

郭云

摘 要：退休人員檔案管理是大專院校檔案管理的重要組成部分，關系著退休人員的切身利益與合法權益。因此，應重視退休人員檔案的管理，深入分析其管理過程中存在的問題，并積極采取合理的措施予以改進，以有效提高退休人員檔案管理的水平。

關鍵詞：大專院校；退休人員；檔案管理；問題；對策

退休人員的檔案的內容主要包括退休人員個人經歷、工作表現、政治思想、專業水平、資格認證、工作調動等具體情況，是單位勞動、組織、人事等部門在招聘、分配、培訓、考核、選撥任用等工作中形成的文件資料，是全面、真實反映退休人員情況的主要依據。因此，做好新時期大專院校退休人員檔案管理工作具有重要的意義。文章剖析了退休人員檔案管理存在的問題，并提出了幾點改進對策，希望為提高退休人員檔案管理水平提供一些參考和思路，更好地推進大專院校的檔案管理工作。

一、大專院校退休人員檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏足夠的重視。目前，我國的教育體制改革不斷深入，各大院校的領導管理層將工作重點放在的生源的擴招、教學及科研等方面，而對檔案管理這項基礎性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠、各項資料繁多，整理的工作量很大并且各個環節較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應的管理設備與硬件環境建設都不完善，導致檔案管理效率和質量偏低，未及時有效的對檔案進行歸檔，檔案丟失情況嚴重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。

（二）缺乏行之有效的管理機制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問題：一是退休人員的檔案仍由學院檔案室保管，并沒有及時的移交給當地的社保經辦機構，這就容易出現檔案管理多重化的問題。當地的社保經辦機構管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學校檔案管理部門保管。二是副縣級干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業技術檔案仍在原學院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協調上容易出現問題，造成退休人員各項資料的調查不完整。不同的機構采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開展，無法充分保障退休人員的合法權益。

（三）管理人員素質有待提高（進一步加大對從事管理退休檔案人員的培訓和學習）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對檔案管理存在認識誤區，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業素養的意識，在進行檔案管理工作時態度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認為檔案管理只是簡單的資料擺放，并且采用傳統的手工方式進行管理，缺乏現代化管理系統與技術的專業知識，無法滿足現代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數都是身兼數職，缺少專業素養和文化知識，難以滿足新時期檔案管理建設的需求。

二、改進大專院校退休人員檔案管理的對策

（一）提高對退休人員檔案管理的重視。只有深刻認識到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學校應通過各種媒介積極開展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個組織機構及人員都能深刻認識到檔案管理的重要性，使他們充分認識到丟失或損壞這些檔案資料，無論是從校方角度來說，還是從某個人角度來說，都會為其未來的發展和生活帶來不便。以此來加強對退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護廣大退休職工的合法權益。

（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開展檔案管理工作的基礎保障，也是促進檔案管理工作高效開展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機構的設置的前提下。大專院校應提供充足的資金來建立專門的檔案管理機構，配備專職管理人員，并明確其職責，規范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數據庫，實行信息化的有效管理。利用現代化的信息技術，構建退休人員檔案管理系統與數據庫，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲到管理系統中，在使用檔案資料時可通過檢索系統便捷化地調取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。

（三）加大資金投入。大專院校在經費中可以劃撥專門用于檔案管理的經費，增加退休人員檔案管理的基礎設施建設經費，配備完善的基礎設施，不斷完善其所需的軟、硬件建設，防止發生蟲蛀、霉化等問題損壞檔案資料。同時加強防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實性和完整性。

（四）增強管理隊伍的建設。檔案管理隊伍建設是做好檔案管理工作的重要環節，管理人員的綜合素質直接影響著檔案管理工作的效率和質量。因此，必須強化檔案管理人員的綜合素質培養以及專業業務技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過向社會公開招聘檔案管理人員，選擇責任心強，專業水平高，政治可靠，素質高的工作人員；其次，針對現有管理人員要加強其業務技能和職業素養的培養，并建立完善的激勵獎懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養和業務能力，建立一支高素質、高水平的企業退休人員檔案管理隊伍，來有效提高退休人員檔案管理工作。

三、結束語

綜上所述，針對大專院校退休人員檔案管理工作存在的問題，檔案管理部門應提高對退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎設施建設的資金投入，并不斷增強管理人員的綜合素質和業務技能，切實提高退休人員的檔案管理水平。

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