基于標準化管理的集團公司財務管理系統的構建

林國紅

摘要：分散的財務管理給集團公司發展帶來隱患。通過文獻分析，筆者提出構建標準化集團公司財務管理系統的七個步驟：一是加強學習，建立一支專業精湛的財務管理隊伍；二是識別需求，理清集團中核算人員職責；三是識別過程，明確所要建立的制度和程序；四是針對崗位職責，編制標準化管理文件；五是利用網絡平臺，建設網上財務共享服務中心；六是創建財務核算中心，實現財務集中管理；七是成立專家團隊，確保財務標準化管理系統的運行。

關鍵詞：標準化管理；集團公司；財務管理；財務核算中心

對于集團公司而言，都會有統一的財務核算規則和流程，總部也要求對成員企業進行統一管控，但是很多集團公司至今仍然執行著分散的財務管理方法。這種財務的分散管理，無疑不利于集團公司對內部成員企業的整合和風險管控，給集團公司的持續發展帶來隱患。正是看到了集團公司財務分散管理存在的問題，筆者試圖引入標準化管理的基本思想，構建集團公司財務標準化管理系統，期望得到各位專家的指正。

一、財務分散管理可能導致的問題

（一）收入賬戶不統一帶來的隱患

財務的分散管理給了集團公司成員企業更大的財務自主權。成員企業有時為了“方便”而設立“中轉賬戶”，造成收入賬戶不統一，導致資金不能統一管理，這為資金僅在下屬企業內部循環，甚至出現資金在企業外部循環，下屬企業坐收坐支的現象的產生埋下隱患。

（二）制度不統一和執行制度不規范帶來的隱患

一方面，由于財務的分散管理，集團公司很難對成員企業進行嚴格的財務管理監督，致使集團公司財務管理相關規定的實施不能得到有力的保障；另一方面由于成員企業領導思想、風格的差異性，對集團公司相關制度的理解不夠透徹等原因，導致成員企業所制定的財務管理制度不統一，甚至出現財務管理制度本身不夠嚴謹的問題。

上述兩個方面的因素，大大降低了集團公司對成員企業的財務管控能力，增加了集團公司財務風險。

（三）操作程序不統一帶來的隱患

在一些集團公司中，現有的財務管理的操作程序不夠明確，可操作性不是很高。再加上財務的分散管理，集團公司很難對各成員企業財務管理人員的操作程序進行嚴格的監督，這極易致使各個成員企業各行一套操作程序，致使成員企業財務管理出現違規操作隱患，給以權謀私者以可趁之機，從而給集團公司財務安全帶來隱患。

二、對于構建集團公司財務標準化管理系統的思考

中國質量體系認證委員會把財務管理列為ISO9000族標準所覆蓋的39類行業之一。顯然，我們可以借鑒標準化管理的思想，結合集團公司實際情況，制定出適合于集團公司的財務標準化管理體系，以規范集團公司財務過程管理。

（一）加強學習，建立一支專業精湛的財務管理隊伍

根據彼德.圣吉的《第五項修煉》，組織法人對自身角色的定位，組織法人的民主、開放意識和前瞻性對營造組織文化，形成組織共同愿景，構建學習型組織起著至關重要的作用。當組織中的每一位員工都對組織具有強烈的歸屬感時，他們就會積極主動地參與組織管理和工作，從而把他們培養成為對組織具有強烈歸屬感的員工。

集團公司要根據各級財務人員的具體需要，積極為他們創造參加相關業務培訓的機會；要建立相關激勵機制，鼓勵財務人員自主參加財務專業繼續教育，提升專業素養；要在組織內部組建一支財務管理專家團隊，集團公司內部其他財務管理人員可以通過集團內部財務管理平臺，以及各種通訊方式向他們請教財務管理相關問題，專家團隊還負責定期對成員公司財務管理人員進行現場指導，促進他們財務管理能力的提高，進而在組織內部形成一支專業精湛，富有奉獻精神的財務管理專業隊伍。

（二）識別需求，理清集中核算人員職責

顧客是標準化管理關注的焦點。集團公司核算中心的需求識別，主要包括兩個方面：一是成員企業的需求，二是客商的需求。

1. 成員企業的需求識別

由于集團公司核算中心獨立于成員企業之外，成員企業相對于核算中心的關系不同于顧客又類似于顧客。因此，有必要對成員企業的需求進行識別。這需要對每一個成員企業的生產經營范圍、動態進行系統的調查，識別成員企業的現實要求，明確財務核算中心工作職責。

2. 客商需求識別

由于財務核算中心并不直接與集團公司客商發生關系，因此這里的客商需求識別，主要是指各成員企業的客商需求識別。這就需要成員企業對其客商的財務管理程序進行了解，識別它們的需求，以便明確成員企業財務管理人員職責，制定能夠更好服務客商的財務管理制度和程序。

（三）識別過程，明確所要建立的制度和程序

1. 現有文件的登記

過程識別離不開對集團公司已有的財務核算規則和流程的了解，離不開對集團公司成員企業的財務管理情況的掌握，在此基礎上，詳細分析原有規則和流程的得失，為重新擬定財務管理制度和程序打好基礎。因此，集團公司需要對現有文件進行收集登記，將生效的和過時的文件分開，對有參考價值的進行標識。需要登記的文件包括相關的法律、法規、地方條例；正在執行的國際、國家行業標準；上級部門下達且還在生效的指令、章程；組織內部的規章制度、規定、章程、職責和職權規定、程序、作業指導書等；正在生效的一些通知、會議記錄、備忘錄等等。

2. 過程與過程關系的識別

集團公司財務管理體系文件應該包含集團公司財務管理的所有過程，因此，有必要明確與財務管理相關的所有過程，以及各個過程之間的關系。我們可以把集團公司財務管理人員分成集中核算人員和成員企業材料核算人員，對他們的財務管理工作分別進行過程識別。

集中核算人員由成本費用和資金核算兩組人員組成，成本費用組定位在會計核算與會計監督職責兩個方面，包括本企業成本費用會計核算、交叉審核其他單位資金業務并進行會計核算、月末各業務模塊、總賬結賬、財務報表、管理報表填報、原始憑證整理、會計憑證裝訂等。資金核算組財務人員按總部下發的資金報表編制規范，審核上報月度資金收支計劃。依據審核批準的資金收支計劃，及時、準確地進行會計核算，同時認真履行資金會計監督職責。

成員企業下設材料核算會計，材料核算會計主要職能，一是負責督促本企業其他業務部門人員及時完成業務數據錄入與審核，發票審核維護工作，材料出庫核對，檢查收發類別、出庫部門等是否正確，確保月底能夠及時、準確對材料出庫進行成本計算；二是單據整理，各單位傳遞至核算中心用核算中心統一單據。

在明確集團公司財務管理所有過程后，再根據這些過程之間的關系確定過程之間的接口和職責權限。并設置過程監控和分析方法，形成過程執行的糾正、預防機制。

（四）針對崗位職責，編制標準化管理文件

對于集團公司財務管理而言，在制定體系文件時要針對集團公司財務管理的特點，對文件有所取舍。盡可能引導集團公司全體財務管理人員自己動手制定集團公司財務標準化管理文件，使財務標準化管理的精神內化為財務管理人員的思想，便于標準化管理的運行。

制定者要嚴格按照需求識別和過程識別對每一個崗位職責，以及每一個操作過程控制的具體要求來制定程序文件和作業指導書。對集團內每一位財務管理人員的工作職責、報賬流程、審批權限、財務會計檔案管理等進行明確規定；明確涉及集中核算各方面的具體業務操作——會計單據審核制單權限的分配、原始單據傳遞整理流程、會計憑證稽核、裝訂流程、資金審核，總賬月末結賬的核對、報表的填報、上報等的實施細則，確保有章可循，規范操作。

（五）利用網絡平臺，建設網上財務共享服務中心

集團公司地域跨度大，這給集團內部財務集中管理帶來困難，因此，有必要建立一個實現財務共享服務的網上信息平臺。

集團公司網上財務共享服務中心必須以財務管理中每個崗位的具體職責，以及過程控制的具體要求為依據來構建，必須將一切財務管理制度和操作程序文件都存放在統一的數據庫中，無論核算中心的財務工作人員，還是成員企業的財務工作人員都必須嚴格按照對應的財務管理制度和操作程序來執行具體的財務操作。

集團公司網上財務共享服務中心的建立，可以方便成員企業把數據準確及時錄入系統，做到事前提示、事中控制、事后評價；可以在平臺上建立財務模板，盡可能減少人工操作，讓業務數據自動生成有用的財務信息；可以運用系統標準執行減少偏差，降低各種風險；可以通過設置，讓系統自動提示和預警；可以利用系統的開放性建立各數據共享服務，滿足各方不同需求；可以通過系統定期生成不同管理要求的各類報表。這樣才能強化內部財務控制、降低風險、提高效率，才能實現“財務協同、集中管理”。網上財務共享服務中心的統一搭建和整合是實現集團公司財務跨區域集中核算的關鍵環節。

（六）創建財務核算中心，實現財務集中管理

根據需求識別和過程識別中對崗位和職責的具體要求設置財務核算中心的崗位，搭建財務核算中心平臺。將從事標準化財務工作的財務人員從成員企業分離出來，并入財務核算中心，采取“集中管理、統一開戶、分戶核算”的財務管理方法，從而提高財務資源共享率，增加集團公司對成員企業財務的監管力度，這也在一定程度上減少了成員企業財務人員的數量，降低了人工成本。

在核算中心平臺的統一支撐下，實施財務的標準化集中管理，可以優化財務運營流程，對所有的成員企業采用相同的標準作業核算流程，對納入核算中心的財務數據匯總、分析不再費時費力，更容易做到跨地域，跨單位整合數據獲得準確的財務信息共享。

（七）成立專家團隊，確保財務標準化管理系統的運行

再好的制度、程序文件，如果不能嚴格執行，都將成為擺設。因此，有必要建立相關激勵和監管機制，督促集團財務人員嚴格執行程序文件，做到“有法必依”。

不僅要有獎懲嚴明的激勵制度，還要成立一支專家團隊。這支專家團隊主要由集團公司財務方面的專家和標準化管理內審員組成。在集團公司財務總監的領導下，專家團隊定期、不定期地對集團公司財務標準化管理狀況進行監測評估等內部審核工作，及時發現執行過程中存在的問題，對于人為因素造成的，要依據相關規定進行處理，對于制度、程序本身造成的問題，要及時糾正。

集團公司通過相應制度的執行，要求財務管理人員嚴格遵照制度和程序文件的規定來從事公司財務活動，避免操作與文件規定脫節現象的發生；規定財務管理人員對每次操作過程進行記錄，確實做到“做我所寫的，記我所做的”，確保集團公司標準化財務管理工作的可追朔性；激勵財務管理人員對執行情況進行反思，提出改進意見，促進制度和程序文件的持續發展，加深員工對體系文件的理解與執行的自覺性。

總之，我們可以通過構建基于標準化管理的集團公司財務管理系統，確保其規范運行，加強對成員企業的管控，消除由財務管理的不規范導致的集團公司發展安全隱患。

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（作者單位：湖州煤山南方水泥有限公司）