淺談如何做好企業工程檔案的管理工作

攀枝花市煤氣總公司 黃筱

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淺談如何做好企業工程檔案的管理工作

攀枝花市煤氣總公司 黃筱

摘 要：企業工程檔案管理是對企業工程建設檔案資料進行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用等工作的總和，是一項復雜、繁瑣而且耗時耗力的管理性工作。一個正規標準的企業，對工程的檔案管理應做到管理全面、保密嚴格、制度健全、整理規范、利用便捷，只有這樣才能體現出工程檔案的價值，使工程檔案信息得到充分利用，實現檔案為現實服務的根本目的。

關鍵詞：企業工程 工程檔案 檔案管理

企業工程檔案管理是對企業工程建設檔案資料進行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用等工作的總和，是一項復雜、繁瑣而且耗時耗力的管理性工作。一個標準化的企業，對工程的檔案管理應做到管理全面、保密嚴格、制度健全、整理規范、利用便捷。只有這樣才能體現工程檔案的價值，使工程檔案信息得到充分利用，實現檔案為現實服務的根本目的。本文就以下幾個方面對企業工程檔案的管理工作作如下探討。

1　變被動為主動，提高領導的重視程度

一直以來企業的檔案工作一直是服從安排、按部就班進行的，從思想上就處于被動地位。而企業檔案事業的發展一直受到領導重視程度的制約，從檔案的建組、建制到日常業務工作的開展，無時無刻不需要領導的支持與重視。對于工程檔案來說，歸檔不及時的主要原因往往是大多數參建單位的領導、工程技術人員和管理人員把主要精力放在抓工程的進度、質量和安全上，對工程檔案管理工作不夠重視，管理不到位，工作不落實，造成工程檔案收集難、歸檔難。

要讓工程檔案的管理工作受到領導的重視，首先，要變被動工作為主動工作，要通過發揮檔案的積極作用來影響領導，用工程檔案管理和利用的典型事例來說服領導，用我們檔案人員的敬業精神和專業素養來感動領導，從而大大提高領導干部的檔案意識。其次，在平時的工作中不光要經常向領導匯報工作進展情況，還要告知領導工作中遇到的困難及其解決方法。再則，要加大對領導干部的檔案法制宣傳，用檔案的法制化要求來時刻提醒領導，用各種檔案違法事例來警示領導，使其認識到檔案工作的重要性，轉變領導干部對檔案管理工作的舊思想，從而采取得力的措施來加強和保障檔案工作的順利開展。

2　配備數量合理且有專業素養的專職、兼職工程檔案人員

2.1企業工程檔案管理人員思想的配備要求

檔案工作是一項黨和國家的重要事業，工程檔案的重要性不光牽涉到一個企業的利益，同時它對整個城市的建設都有重要的影響，以上所說的這些情況都涉及到一個詞匯：保密。假如一個企業工程檔案管理人員，思想覺悟性淡漠，在現在這樣一個市場經濟沖刺各行各業的大環境下，極易受社會不良風氣的影響，對檔案資料責任心不強，丟失檔案，甚至出賣企業的工程檔案，不僅僅造成企業利益的損失、信譽的損失甚至是喪失競爭力，還會觸及整個城市的安危。所以我們說，作為一個工程檔案管理人員必須有較高的覺悟，平常的心態，艱苦樸素的精神，不受社會污濁環境的影響，要能深刻認識到自己的工作對企業甚至整個城市的發展建設的影響，提高自己的集體主義榮譽感，提高對企業的忠誠度，這樣才能將工程檔案的管理工作做好、做細。

2.2企業工程檔案管理人員數量的配備要求

企業的工程檔案工作同其他企業一樣有文書、會計、科技等檔案分類，很多的企業的檔案工作隸屬于辦公室。由于成本控制的越來越嚴，辦公室專職檔案人員的工作已經不僅僅局限于檔案管理，往往專職檔案人員配備少（通常只有一人），既要管理文書、會計、聲像等檔案，又要管理科技檔案，甚至還要兼職做一些辦公室的其他工作。殊不知科技檔案涵蓋了基建類、設備類、科研類等幾個大項，一項建設項目從開始的方案討論、設計、招標投標、施工、竣工等一系列活動中將形成大量的、有機聯系的文字材料和圖紙，它們之間是前后銜接、左右融合、互相交叉的。所以我們建議，企業的科技檔案管理工作至少應配備專職的檔案管理人員1名，大型的集團等單位甚至應該配備2名以上的專職科技檔案人員，條件有限的企業除配備1名專職科技檔案人員外，還應在各個涉及生產技術領域的科室或部門配備兼職的檔案管理人員1名。這樣一來整個企業形成了一個由企業總部能監控各個部門檔案管理工作的工作網絡，從各個方面全面掌控工程檔案的管理工作。

2.3企業工程檔案管理人員素質的配備要求

企業工程檔案管理人員的配備有一定的文化和專業要求。首先，人員必須要能夠熟悉一般檔案工作的流程，要能夠劃分各類檔案，要具備一般檔案的歸檔整理規范知識，熟悉如何收集、整理、立卷、歸檔各種類型的檔案材料，要具備一定的文化知識水平，熟悉電腦以及各種軟件操作。各專業化程度高的企業，比如燃氣、化工等企業，檔案人員還要具備相應的專業知識。因為隨著科技的發展，社會的進步，檔案材料的材質已經不僅僅局限于紙張、圖紙等，各種電子材質的檔案材料已經越來越多地被采用，工程檔案人員還要有操控現代化辦公設備的能力，要不斷地學習，不斷地進步，這樣才能在各種工程檔案的管理中發揮自身的優勢。

3　企業工程檔案管理工作的具體做法

3.1掌握企業工程檔案的歸檔內容

企業工程類檔案內容包括工程立項審批文件、環境評估文件；設計圖、設計文件及設計變更文件；檢定證書或質量證明書；各種采購合同、協議；交工技術文件；施工技術文件；驗收合格記錄；竣工圖、工程竣工驗收文件；監理文件材料及其他相關記錄等。我們的檔案人員必須熟悉歸檔內容，才能在歸檔工作中保證工程資料的完整性。

3.2熟悉歸檔文件的質量要求

按照《建設工程文件歸檔整理規范》的要求，歸檔的工程文件應為原件，工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程，工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合等。熟悉歸檔文件的質量要求，才能專業化地對歸檔材料進行歸檔，保證檔案材料的規范化。

3.3對參建單位進行牽絆

在建設期的檔案資料的收集、整理通常涉及設計方、施工方以及監理方。如何監督各方將各種材料完整地收集歸檔對燃氣企業的工程檔案管理人員是一個難點。我們可以借鑒福建省三鋼（集團）有限責任公司的管理經驗，與參建單位簽訂《工程檔案歸檔責任書》，《責任書》明確規定了對參建單位的檔案工作要求、工程檔案的歸檔時間、歸檔檔案的質量、違約的處罰等，使有關參建單位領導真正從思想上重視工程檔案的歸檔工作，提高工程檔案的完整率、準確率、歸檔率、合格率，也使工程檔案的管理人員工作起來有依有據、便于操作。

3.4對工程檔案實施檢查制度

一個由專職、兼職檔案人員組成檔案網絡的企業，專職工程檔案管理人員應負責對工程檔案的檢查、指導，每月檢查一次，及時跟蹤施工單位工程檔案的收集、整理工作；定期參加工程監理例會，向參加會議的有關單位匯報工程檔案專項檢查中出現的問題，并及時協調、解決；各類基建工程的方案討論會、竣工驗收等應及時通知專職工程檔案員參加，確保工程的各類文件材料收集完整、準確。

3.5重點工程的檔案管理

重點工程指關系民生的重大政府性工程，重點工程項目檔案是項目建成投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據。對于重點的工程，基建以及專業檔案資料的歸檔工作更是要求要有條有序、完整無誤。重點工程的檔案管理工作除了要做到上面所說的對參建單位進行牽絆，對工程檔案實施檢查制度兩項外，還要做好對設備開箱隨機資料的管理工作。

4　結語

綜上所述，企業工程類檔案的歸檔管理工作對于企業來說有著至關重要的作用，我們檔案人員在對工程檔案的管理工作中要帶著科學發展觀工作，本著實事求是的精神、堅持到底的原則、一心一意地服務于我們的企業，真心實意地服務于工程檔案事業，才能為企業發展提供更準確的數據和資料，從而為企業謀求更大的發展空間，為社會做出更大的貢獻。

參考文獻

［1］國家重大建設項目文件歸檔與檔案整理規范（DA/T28-2002）［S］.

［2］建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）［S］.

中圖分類號：F272

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298（2016）05（c）-028-02