新制度下的會計檔案研究

山東中醫(yī)藥高等專科學校 郝菊玲 趙文蕾 李麗光

新制度下的會計檔案研究

山東中醫(yī)藥高等專科學校 郝菊玲 趙文蕾 李麗光

會計檔案是每個單位的重要資料。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展、云計算以及會計信息化的不斷加快，電子會計資料正逐步取代紙質(zhì)會計資料，在日常會計核算及管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。為了適應經(jīng)濟發(fā)展和會計信息化建設(shè)的需要，各單位要規(guī)范會計檔案特別是電子會計檔案，以切實提升本單位的會計檔案管理工作水平。

會計檔案 研究

《會計檔案管理辦法》是于1984年發(fā)布實施的，并于1998年第一次進行了修訂。近年來，隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展和信息技術(shù)的應用，老辦法已不能適應當前的新情況及新變化。國家新的《會計檔案管理辦法》已于2016年1月1日開始實施。各單位由于業(yè)務(wù)規(guī)模、經(jīng)費及經(jīng)營管理者的觀念和思維等方面的原因，加上領(lǐng)導者對會計檔案管理重視的程度不夠，導致某些單位的會計檔案管理工作做得不到位不夠規(guī)范，甚至處于無序狀態(tài)。

1　目前單位會計檔案管理中存在的問題

1.1對會計檔案的作用認識不足

會計檔案是單位發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)重要的史料和證據(jù)，記錄和反映著一個單位從成立到發(fā)展甚至衰敗的運行軌跡。審計機關(guān)和稅務(wù)等部門在對單位進行財務(wù)檢查時，會計檔案可以反映出這個單位是否遵守財經(jīng)紀律，在會計資料中有無弄虛作假和違法亂紀等行為的發(fā)生。另外，會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟政策及單位制定經(jīng)營決策提供一定的參考。

1.2對會計檔案的保管重視不夠

現(xiàn)實中，一些單位的領(lǐng)導只重視資金的管理，忽視了會計檔案的保管查閱、監(jiān)督銷毀等工作；個別人還片面的認為會計人員只要算對賬、管好錢就行了，至于會計資料隨便找個柜子保管就可以了。有的單位只重視紙質(zhì)檔案的保管，對電子會計檔案重視不夠，存在人員配備和財力投入嚴重不足的情況。

1.3對新制度的宣傳培訓不到位

各單位應組織專門培訓，引導本單位的有關(guān)負責人和會計、檔案工作人員準確理解和把握新《管理辦法》的內(nèi)容和要求，對此次修訂的重點內(nèi)容進行詳細講解和說明，確保新《管理辦法》的順利實施。做好新舊銜接辦法，指導本單位做好會計檔案的新舊銜接工作。

1.4會計檔案管理制度未及時補充修訂與完善

目前，大多數(shù)單位會計檔案的管理依舊沿用傳統(tǒng)的經(jīng)驗或者習慣進行，僅是滿足于不丟失、不散亂、不損壞的這種管理狀態(tài)，沒有根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，建立一套適合本單位的會計檔案管理制度。特別是對于電子會計檔案，很多單位沒有建立這方面的相關(guān)管理制度。在新會計檔案管理辦法出臺后，也未及時進行補充修訂原有的檔案管理制度。

1.5會計資料裝訂不夠規(guī)范，歸檔不及時完整

在實際工作中，個別單位的發(fā)票粘貼不夠規(guī)范、部分票據(jù)粘貼在裝訂線以外；在會計憑證裝訂方面比較隨意，導致查賬時有時無法看清票據(jù)的部分內(nèi)容。特別是現(xiàn)在高校普遍推行會計電算化，雖然各單位為了適應會計電算化的運行環(huán)境等方面的要求已對相關(guān)會計軟件進行系統(tǒng)升級，但換代升級以前的財務(wù)軟件版本未能很好保存，造成電子檔案無法調(diào)閱。

1.6會計檔案的日常管理與監(jiān)督不到位

在日常管理中，有的單位對已經(jīng)歸檔的會計檔案疏于管理，沒有進行嚴格的控制。會計人員日常工作變動時，沒有及時辦理相應的會計檔案交接手續(xù)；沒有建立日常會計檔案查閱登記，導致借閱復印檔案十分隨意；非財務(wù)人員查閱會計檔案時也沒有指派專門的財務(wù)人員全程跟蹤，這樣就很容易導致檔案的丟失或擅自被改動，不利于會計檔案信息的安全完整。

1.7會計檔案資料的管理利用效益不高

會計檔案管理的最終目的是強化開發(fā)利用會計檔案的服務(wù)功能，部分單位對會計檔案的管理僅僅是停留在日常的一般性工作上，如檔案的收集、整理與歸檔方面，財務(wù)部門沒有建立健全會計檔案信息檢索工具，導致查詢會計檔案信息時服務(wù)跟不上；單位沒有建立起各環(huán)節(jié)的監(jiān)管機制，限制了使用人員的身份，從而影響了會計檔案充分有效的利用。

1.8會計檔案管理的安全方面存在隱患

目前，各單位普遍實行會計電算化，電子會計數(shù)據(jù)被記錄在光盤和磁盤等磁性介質(zhì)上，這樣的話，存儲在計算機系統(tǒng)上的電子會計信息很容易被非法修改并不留痕跡，同時光盤磁盤也很容易損壞，如果備份不及時，一旦發(fā)生突發(fā)事件，會計系統(tǒng)軟件很可能會受到計算機病毒的侵害，導致信息泄露，造成不可挽回的損失。

2　會計檔案管理的解決措施

2.1單位加強重視，提高會計檔案管理的認識

會計檔案是單位重要的檔案資料之一，各單位各部門領(lǐng)導要充分認識到會計檔案對單位發(fā)展的重要作用及新《會計檔案管理辦法》修訂的重要意義，提高對會計檔案管理工作的重視，切實把對會計檔案的規(guī)范管理、有效保護和利用作為當前和今后時期的一項重要工作來抓。

2.2加強宣傳與培訓學習，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

各單位應通過局域網(wǎng)、印宣傳冊等方式，加大宣傳力度。同時針對本單位的相關(guān)負責人、會計和檔案管理人員進行培訓，準確理解把握新《辦法》的內(nèi)容要求，熟知會計檔案的收集整理、保管利用、移交及鑒定銷毀等方面的具體規(guī)定，明確修訂前后的主要變化。

2.3及時修訂完善現(xiàn)有的會計檔案管理制度

針對新《會計檔案管理辦法》的出臺，各單位應結(jié)合本單位的實際情況，及時修訂完善本單位的會計檔案管理制度，特別是電子會計檔案管理制度，從而促進各單位檔案整體管理工作的提高。通過建立嚴格的會計檔案制度，防止出現(xiàn)檔案丟失、泄密、毀損等情況的發(fā)生。

2.4做好新舊會計檔案的銜接，實現(xiàn)平穩(wěn)過渡

各單位應當按照財政部通知中的要求，認真做好本單位會計檔案管理的新舊銜接，著重處理好不同類別的會計檔案保管期限和電子會計資料歸檔問題的銜接，確保新舊會計檔案管理辦法的平穩(wěn)過渡。

2.5加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，做好風險防范

各單位普遍實行會計電算化后，會計數(shù)據(jù)主要存儲于磁性介質(zhì)上，一旦發(fā)生火災、水災或盜竊等突發(fā)狀況，就有可能導致會計數(shù)據(jù)的丟失毀損。為此，各單位要由系統(tǒng)管理人員在網(wǎng)絡(luò)或計算機單機上建立起軟、硬件運行環(huán)境，并且嚴格按照制度規(guī)定使用會計電算化軟件，確保會計信息系統(tǒng)的安全和正常運行。

2.6強化服務(wù)功能，發(fā)揮會計檔案的潛在作用

單位會計檔案是各單位發(fā)展不可缺少的信息來源，各類稅務(wù)機關(guān)、審計機關(guān)等的監(jiān)督與檢查及財務(wù)的日常查詢都需要會計檔案資料的支持，因此各單位要加強會計檔案的管理，明確管理人員的責任，優(yōu)化檔案的管理辦法，充分發(fā)揮會計檔案的潛在作用。單位的會計檔案管理人員還要注意加強會計檔案的收集與整理。

2.7強化監(jiān)督檢查，確保管理制度落實到位

各單位要加強對本單位貫徹實施新《會計檔案管理辦法》情況的指導和監(jiān)督，制定專門的監(jiān)督檢查方案，適時開展自查自糾。針對實際實施過程中出現(xiàn)的重點和難點問題，及時與上級部門溝通聯(lián)系。單位的內(nèi)部審計部門也要積極參與，充分發(fā)揮其應有的作用，確保新《辦法》落實到位。

[1] 梁茜.新時期高校如何加強會計檔案管理[J].經(jīng)營與管理,2014 (06).

[2] 關(guān)于新舊會計檔案管理辦法有關(guān)銜接規(guī)定的通知[EB/OL].財政部,2016-3-16.

[3] 舒愛娟.新時期高校檔案管理存在的問題及對策[J].中國科教創(chuàng)刊導刊,2010(5).

[4] 王彬.淺談會計檔案管理中的問題及解決對策[J].企業(yè)改革與管理,2014(20).

[5] 會計檔案管理辦法[EB/OL].財政部,2015-12-11.

[6] 劉雪晶,焦崧源.淺析會計信息化檔案安全與維護[J].財會通訊,2008(12).

[7] 魏琦.信息時代電子會計檔案管理淺探[J].企業(yè)改革與管理, 2014(4).

F606.6

A

2096-0298(2016)10(b)-083-02