淺析會計(jì)電算化在運(yùn)用中存在的問題和對策

河北邢臺市市政維護(hù)管理處 李霞

淺析會計(jì)電算化在運(yùn)用中存在的問題和對策

河北邢臺市市政維護(hù)管理處 李霞

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工記賬方式已經(jīng)逐漸被方便快捷的會計(jì)電算化軟件技術(shù)所取代，只需通過簡單的數(shù)字錄入和檔案登記，就能實(shí)現(xiàn)會計(jì)數(shù)據(jù)的靈活計(jì)算和便捷的自動化選擇，有效降低了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了會計(jì)核算的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。但是隨著會計(jì)核算嚴(yán)謹(jǐn)性要求的不斷上升，會計(jì)登記業(yè)務(wù)要求不斷提高，會計(jì)電算化在實(shí)際應(yīng)用中也體現(xiàn)出一些弊端，影響著會計(jì)工作的正常開展。因此，本文就對這些電算化應(yīng)用問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

會計(jì)電算化 現(xiàn)實(shí)應(yīng)用 存在問題 對策分析

1　會計(jì)電算化的應(yīng)用概述

會計(jì)電算化軟件是計(jì)算機(jī)技術(shù)在會計(jì)領(lǐng)域具體應(yīng)用的體現(xiàn)，是一件職業(yè)化、專業(yè)性、綜合性較強(qiáng)的會計(jì)電算化應(yīng)用軟件。通過在基本模塊會計(jì)信息和基本業(yè)務(wù)檔案的錄入，以及上年的余額結(jié)轉(zhuǎn)、隨時的發(fā)票登記、定期的賬單核對等工作，將一段期間的企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息記錄在軟件內(nèi)，在年終匯總時，通過電算化軟件的自動生成和數(shù)據(jù)匯總功能，完成每年的科目匯總工作；最后由系統(tǒng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表，進(jìn)行年終的核對工作。

會計(jì)電算化與傳統(tǒng)手工記賬的對比優(yōu)勢，體現(xiàn)在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、會計(jì)技術(shù)、信息管理技術(shù)融為一體，以機(jī)算取代人力計(jì)算的過程。傳統(tǒng)手工記賬同樣包括發(fā)票整理、檢核、數(shù)據(jù)核對、年終匯總、檔案錄入、報(bào)表分析幾個基本環(huán)節(jié)，但是工作量巨大且容易出現(xiàn)計(jì)算誤差，一旦其中的會計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生改變，單獨(dú)的數(shù)據(jù)增減就需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行重新的匯總，靈活性較差，會計(jì)電算化軟件能夠根據(jù)業(yè)務(wù)的增減自動化計(jì)算；傳統(tǒng)手工記賬采用紙質(zhì)記賬，會計(jì)資料查詢具有較大難度，紙質(zhì)不易保存，需要做好防潮和防火工作，會計(jì)電算化記賬數(shù)據(jù)可以由管理員登錄賬號查詢，也可以存儲在硬盤內(nèi)，體積小易于保存，節(jié)約存儲空間和查找時間。

2　會計(jì)電算化在具體應(yīng)用中存在的弊端

會計(jì)電算化的應(yīng)用優(yōu)勢促進(jìn)了會計(jì)核算的發(fā)展，但是利用信息技術(shù)研發(fā)出的軟件，所體現(xiàn)出的虛擬性和復(fù)雜性，又逐漸發(fā)展成為會計(jì)電算化的應(yīng)用弊端。主要體現(xiàn)在以下方面。

2.1瀏覽用戶憑密碼登錄，造成會計(jì)信息泄露風(fēng)險

會計(jì)電算化的使用用戶通過系統(tǒng)賦予的訪問權(quán)限，實(shí)現(xiàn)在對限定權(quán)限內(nèi)的具體操作；而系統(tǒng)又可以根據(jù)職能設(shè)置的不同，如經(jīng)理、出納、會計(jì)的職能，設(shè)置系統(tǒng)內(nèi)部的用戶權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對會計(jì)機(jī)構(gòu)特定人員的內(nèi)部控制。由于密碼具有唯一性，是用戶登錄的唯一手段，保障了內(nèi)部信息的安全；但是這也就容易造成安全性的極端化：一旦操作人員獲得權(quán)限密碼，就能實(shí)現(xiàn)對會計(jì)信息的全部操作，這樣的企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密信息全部被暴露，操作者可以對信息進(jìn)行隨意的修改、復(fù)制、偽造、銷毀等非法操作，引發(fā)了極大的安全威脅。此外，在基本模塊環(huán)節(jié)的輸入信息，可以實(shí)現(xiàn)對發(fā)票錄入、查詢賬單的多次共享，后期數(shù)據(jù)均以原來的資料錄入為基礎(chǔ)，一旦信息輸入時出現(xiàn)錯誤，就會引發(fā)其他環(huán)節(jié)的連鎖錯誤；由于會計(jì)業(yè)務(wù)直接與金錢掛鉤，一旦在發(fā)貨方、轉(zhuǎn)賬對象等關(guān)鍵環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，就可能引發(fā)巨大的經(jīng)濟(jì)損失；后期的修改重整任務(wù)也是十分繁瑣的。

2.2造成后期和審計(jì)環(huán)節(jié)的難題

在原始的手工記賬中，不同的環(huán)節(jié)、記賬過程、報(bào)表編制雖然程序復(fù)雜，但是過程相對嚴(yán)謹(jǐn)，均會留下瀏覽痕跡和修改記錄等，即使記錄模糊，還可以根據(jù)經(jīng)手人的筆跡和書寫習(xí)慣進(jìn)行辨認(rèn)。這一過程中保留了工作人員的工作痕跡，審計(jì)人員可以以此為線索尋找當(dāng)期的做賬痕跡，并發(fā)現(xiàn)其中的項(xiàng)目遺失或非法增減行為。隨著會計(jì)電算化軟件的出現(xiàn)，審計(jì)人員只能憑借最后的賬單和財(cái)務(wù)報(bào)表顯示結(jié)果等進(jìn)行詢查判斷，無法有效驗(yàn)證結(jié)果的真實(shí)性，也無法有效地提出審計(jì)質(zhì)疑。審計(jì)中經(jīng)常使用的對文字記錄采用的觀察法、通過記錄進(jìn)行的分析性復(fù)核法，使用效果大打折扣。此外，電子簽名的形式，財(cái)務(wù)工作人員的筆記可能被偽造，對出現(xiàn)的審計(jì)問題，審計(jì)人員無法有力地進(jìn)行證實(shí)。

2.3網(wǎng)絡(luò)安全性引發(fā)的風(fēng)險

會計(jì)電算化軟件的形成，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展相關(guān)，同時也遭受著網(wǎng)絡(luò)安全問題所帶來的風(fēng)險。由會計(jì)電算化軟件生成的會計(jì)記錄檔案，通常以電子的模式保存在計(jì)算機(jī)硬盤中，或者儲存在單獨(dú)的微型硬盤中。會計(jì)電算化的安全防護(hù)措施薄弱，密碼難以抵御網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，可能造成珍貴會計(jì)檔案的全部丟失，而且數(shù)據(jù)丟失恢復(fù)難度較大；網(wǎng)絡(luò)黑客的肆意入侵，可能造成信息的被盜、惡意篡改等；由磁盤存儲，移動方便，但是體積較小丟失尋找難度大，磁盤容易受到外力因素、環(huán)境等的干擾，造成磁盤消磁信息丟失。

3　解決會計(jì)電算化軟件應(yīng)用弊端的有效對策

3.1做好安全保密工作，加強(qiáng)使用權(quán)限和制度控制

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，對會計(jì)工作的安全性和保密性要求越來越高，單純依靠登錄密碼和口令進(jìn)行驗(yàn)證已經(jīng)難以有效地保障軟件信息的安全性。可以通過對會計(jì)電算化軟件的雙重加密，安裝安全防火墻和安全加密系統(tǒng)，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲；管理員設(shè)定不同風(fēng)格的登錄密碼，提高安全保障；設(shè)置獨(dú)立的電腦室，安裝監(jiān)控錄像，對會計(jì)電算化軟件的使用和登錄記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，加強(qiáng)管理工作，防止不法分子竊取密碼盜取信息。提高會計(jì)電算化信息使用者的安全意識，設(shè)定難度較大、不易破解的密碼，并對密碼定期更換。企業(yè)內(nèi)部設(shè)立嚴(yán)格的內(nèi)部控制和權(quán)限登錄制度，用嚴(yán)格的制度來管理企業(yè)內(nèi)部的工作，對于會計(jì)檔案的使用、調(diào)撥、復(fù)制、查詢等工作，要嚴(yán)格按照會計(jì)法律指定的流程，開具相關(guān)的證明和責(zé)任人簽字，獲得使用權(quán)限；會計(jì)工作的內(nèi)部控制原則還要貫徹到具體的電算化工作中去，通過不同崗位的權(quán)責(zé)明確和職責(zé)設(shè)定，避免無關(guān)人員的隨意登錄，做好會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的定期崗位輪換工作，提高系統(tǒng)內(nèi)部的嚴(yán)密性和完整性。

3.2發(fā)展相關(guān)計(jì)算機(jī)科技，促進(jìn)電算化軟件的研發(fā)

會計(jì)電算化軟件的發(fā)展，要求審計(jì)工作人員不僅要了解會計(jì)的基本工作，還要對電算化軟件的使用原理和工作流程有著清晰的認(rèn)識。識別軟件中存在的系統(tǒng)漏洞，會計(jì)工作人員可能以此作為違規(guī)操作的渠道；了解工作人員常用的避稅、逃稅方法，并以此為切入點(diǎn)對審計(jì)工作進(jìn)行逆向排查。審計(jì)工作是對會計(jì)工作的檢查和監(jiān)督，隨著會計(jì)電算化軟件的發(fā)展，相應(yīng)的審查工作也應(yīng)該滿足時代發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的需求。在會計(jì)電算化軟件開發(fā)過程中，可以在具體的環(huán)節(jié)融入審計(jì)工作的思維，開發(fā)核算軟件的追蹤記錄功能，對會計(jì)工作的每一個步驟、業(yè)務(wù)的增減變化、發(fā)票的產(chǎn)生、作廢等具體環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄，這樣工作人員可以根據(jù)原始記錄開展審計(jì)工作。開發(fā)審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)分析功能和數(shù)據(jù)識別功能，對于會計(jì)軟件中的程序改變進(jìn)行分析，判斷其所做的業(yè)務(wù)是否合理，是否符合國家會計(jì)準(zhǔn)則的標(biāo)準(zhǔn)；信息識別功能可以對軟件顯示信息進(jìn)行識別，篩選出其中偽造、修改的內(nèi)容，提高審計(jì)工作的準(zhǔn)確性。

3.3加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，做好檔案保管和備份工作

做好會計(jì)檔案的保管工作，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的會計(jì)檔案保管部門，并設(shè)置檔案室，對企業(yè)的會計(jì)檔案進(jìn)行定期的管理、分類工作。對于不同的會計(jì)檔案，不同存儲方式，要選擇正確的安全防護(hù)措施。對于存儲在電腦硬盤中的軟件，聘請專業(yè)人員，做好電腦防火墻安裝工作，做好硬件安全事前預(yù)防工作；在電腦中安裝實(shí)用有效的殺毒軟件，對電腦病毒定期查殺，避免存在網(wǎng)絡(luò)病毒，影響軟件的正常使用；一旦發(fā)現(xiàn)會計(jì)信息被盜、惡意篡改問題，要及時上報(bào)有關(guān)部門，維護(hù)自身的合法權(quán)益。對于磁盤存儲的檔案信息，檔案室做好防火、防潮、防磁工作，防止磁盤損毀或消磁；做好會計(jì)檔案備份工作，為會計(jì)信息的安全性提供雙層保障；由專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，做好檔案的密封工作，落實(shí)個人責(zé)任。

4　結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)與世界經(jīng)濟(jì)的接軌和企業(yè)經(jīng)營管理水平的不斷提高，會計(jì)電算化取代傳統(tǒng)手工會計(jì)已經(jīng)成為一種勢不可擋的趨勢。對會計(jì)電算化運(yùn)用過程中出現(xiàn)各種問題研究探討，并尋求相應(yīng)的解決措施對我國會計(jì)電算化進(jìn)程的推進(jìn)具有積極意義。總之，筆者面對會計(jì)電算化軟件運(yùn)行中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出來關(guān)于會計(jì)信息安全的幾項(xiàng)措施，希望能對我國會計(jì)管理水平的提高帶來幫助。

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2096-0298(2016)10(b)-129-02