軍工制造企業檔案資料管理的信息化發展戰略趨勢

陳　璐，李子華，李文珍，劉靜天津航天長征火箭制造有限公司

軍工制造企業檔案資料管理的信息化發展戰略趨勢

陳璐，李子華，李文珍，劉靜天津航天長征火箭制造有限公司

隨著科技的進步，傳統檔案資料管理模式已不能滿足企業發展對其的利用需求。檔案資料資源的開發利用和共享，已成為檔案資料管理發展的趨勢。在此背景下，本文主要探討軍工制造企業急需轉變傳統檔案管理模式，借助信息化科技開發一體化管理系統以實現檔案資料的信息化管理。

軍工制造企業；檔案管理模式；一體化管理系統

引言

傳統檔案管理模式更多的是重保管，沒有把檔案作為信息資源去合理開發利用；這種只重視收集、保管而放松利用的檔案管理意識已遠不能適應企業發展的需要。此外，傳統檔案管理模式還存在管理分散，檔案資料數據零散缺乏系統性等弊端，不僅加大檔案資料管理人員工作量也不便于提供借閱利用，不能發揮檔案資源的最優價值。

一、企業檔案資料信息化管理發展建設的趨勢和必要性

首先，很多檔案文件已采用電子方式進行存儲。計算機管理廣泛應用于企業生產管理活動的方方面面，在現在的企業中，絕大多數文件資料已實現電子化和數據庫。其次，原有檔案資料管理模式已經不適應新的檔案管理形式的要求，檔案資源不能充分被開發利用，難以實現檔案資源的再利用和共享。再次，信息化管理更有利于檔案資料提供借閱利用，充分發揮檔案資源利用價值。基于以上三點，企業檔案資料管理急需打破傳統管理模式，向信息化管理模式轉變。

二、軍工制造企業檔案資料信息化管理的發展趨勢

（一）軍工制造企業檔案資料概述

軍工制造企業中，各類檔案資料不同程度都涉及企業秘密甚至國家秘密，其中科技文件占據企業檔案資料的絕大部分。科技文件直接記錄科研生產的全過程，它是在生產、設計科研、管理中形成的，本身蘊含著許多商業秘密和技術專利，軍工制造企業的科技文件、科研檔案，記載著我國許多極端技術、武器裝備的研制過程、技術方案和技術指標等，其內容涉及國家機密和武器裝備的使用安全。

（二）軍工制造企業開展檔案資料管理信息化需要注意的問題

1.注重信息安全建設。軍工制造企業檔案資料涉及行業利益和國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案資料關系到國家安全。信息安全管理是軍工制造企業檔案資料管理信息化建設的核心要素，其中最重要的原則是在國家有關主管部門的指導下，按照國家及企業有關主管部門制定的規章、制度、標準認真開展工作以確保企業秘密和國家機密萬無一失。

2.加強企業檔案資料的標準化和規范化。注重加強企業檔案資料的標準化和規范化是推動軍工制造企業檔案資料管理信息化的前提條件。檔案資料標準化，就是科學地制訂、貫徹、修訂各項標準使檔案工作逐步走向規范化、統一化。具體說來就是檔案工作需要制訂統一的專業名詞術語、統一的著錄規則、統一的檔案工作分類標準和統一的標引方法等來規范檔案的管理。軍工制造企業檔案資料信息化管理需借助企業信息化科技，開發或選擇一體化管理系統，將企業檔案資料納入一體化管理。

三、軍工制造企業檔案資料信息化管理的具體措施

（一）制度建設

檔案資料信息化制度建設是法制建設，為檔案資信息化管理提供依據和制度保障。按照檔案信息化管理的有關要求，制定、完善檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹。根據企業現有相關檔案管理、信息化建設的規范和標準，建立健全電子文件的形成、流轉、處置和監控制度；收集、歸檔、鑒定和銷毀制度；利用和保密制度；安全管理與責任追究制度。制定檔案資料信息化管理建設及安全管理辦法，保障各項制度的落實，確保后續管理的順利實施。

（二）硬件及數據庫系統建設

檔案資料信息化管理最基本的是要在網絡、服務器及相應的存儲設備以及操作系統確定的情況下，建造一個集元數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫、專題數據庫等為一體的數據庫系統。使用戶可以不受時間和空間的限制，通過計算機和網絡到相應管理模塊查閱檔案資料信息。

（三）各類管理系統建設及系統集成建設

檔案資料信息化管理是基于檔案資料實體管理，對企業檔案資料信息資源的共享和進一步利用。各類管理系統的建設是實現檔案管理信息化的重要平臺，包括檔案管理系統、科技文件管理系統及文件中心管理系統，實現對檔案、科技文件、圖紙、圖書及標準的管理。此外，應建設庫房管理系統，對庫房進行智能化控制；建立信息資源利用及服務系統，為用戶提供信息資源的同時，根據用戶需求提供對應的信息資源。最后，借助信息化科技手段將各類系統根據其內在有機聯系加以集成，將企業各類檔案資料納入一體化管理。

（四）人員隊伍建設

建設復合型的人員隊伍是檔案資料信息化管理的有力保障。檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息化的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。

檔案管理部門應有計劃的對檔案管理人員進行信息化技能培訓，提高檔案管理人員信息化工作技能。要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。

四、軍工制造企業檔案資料信息化管理模式將促進檔案資料管理效率的全面提升

軍工制造企業里，檔案資料的管理最終主要服務于企業內部生產制造。為提高檔案資料利用效率，企業必須依靠信息化技術人員開發一體化管理系統，將各類檔案資料相關聯，實行一體化管理以便于整個企業檔案資料的查閱利用。

1、信息化促進檔案管理效率提高。傳統的檔案管理模式，耗費大量的人力資源進行服務管理，每個人的管理范圍和空間都十分有限。信息化管理的引進，可以節約人力資源，同時擴展管理范圍和空間。此外，檔案資料管理信息化很大程度上縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的實效性。

2、信息化促進檔案使用效率提高。傳統檔案管理模式下，服務內容、服務地點、服務時間、服務人數都受到不同程度的限制。實現檔案資料信息化管理，一份電子檔案可以同時為多人服務，通過網絡使得資源得到充分共享。

3、信息化有利于檔案資料的整理和開發。一體化管理系統使得檔案資料的檢索利用更加規范化、自動化、自能化，充分發揮檔案資料內部關聯性的優勢，便于企業檔案資料管理人員對企業檔案信息資源進行三次開發，開展檔案編研課題，實現企業檔案資料使用價值的最大化。

綜上所述，企業檔案資料管理信息化發展戰略勢在必行。軍工制造企業檔案資料管理信息化管理模式的實現，將充分發揮檔案資料的價值，更好地為科研生產及企業發展服務。

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