淺談醫院機要文件管理水平的提高

舒浩

摘 要：醫院機要文件管理工作不僅要遵循自身相關特點以及制度，做到嚴格保密，還應該遵循醫院工作體系特點，當前，如何做好醫院機要文件管理工作，提高相關人員管理水平與綜合素質是當前醫院機要文件管理工作的重中之重。

關鍵詞：醫院；機要文件；管理水平；提高

機要文件作為黨中央向各級政府部門、黨組織、事業單位以及企業傳達相關政策方針的紅色通道，不僅是內外部聯系的重要渠道，也是內部上下溝通的重要紐帶。當下，隨著社會以及科學技術的不斷發展，互聯網以及計算機已經逐漸普及到各個領域，在提高數據處理效率的同時也存在著安全隱患，網絡入侵、泄密事件層出不窮，醫院機要文件主要包括上級機關、兄弟單位等相關機關之間的來往函件、醫院內部資料、醫院各類公章等法律文件，格式多樣，機要文件管理人員要確保穩健得到妥善傳閱的同時，又要嚴格跟蹤過程，避免延傳、漏傳、誤傳。機要文件管理與醫院各部門工作相關，滲透到醫院各環節，醫院機要秘書的素質直接關系著機要工作能否服務于廣大人民群眾的根本利益，關系著能否為醫院領導決策提供優質高效的服務。本文將簡單分析如何提升醫院機要文件管理水平。

一、新時期醫院機要文件管理的重要意義

醫院的機要文件不僅是政府、相關單位向其傳達信息的重要途徑，也是醫院自身知識水平、經驗等資源的長期積累，包含了大量信息，另一方面，機要文件不僅要做好信息傳遞工作，做到及時準確文件發放與管控，因為醫院作為醫療服務提供場所，時間就是生命，像是SARS肆虐階段，相關文件的上傳下達工作必須做到及時準確，否則將為醫院以及社會帶來大量的損失與風險。另外，還要做好保密工作，協調好相關部門間的關系，避免信息泄露影響醫院日常工作與發展，是醫院日常工作的指導文件以及各環節管理基礎，是新時期醫院不斷發展進步的重要資源。

二、醫院機要文件管理現狀

（一）醫院機要文件管理人員觀念陳舊

隨著計算機與互聯網技術在各行業的普及，為各行各業工作帶來了便利，提高了工作效率，但也同樣為不法分子所用，運用高科技手段獲取有價值文件。但目前醫院在機要文件管理上風險意識依舊薄弱，觀念陳舊，比較側重于文件上傳下達工作，缺乏過程保密意識，沒有在機要文件管理的各環節加強防范，或者使用的保密方法比較陳舊，對現下的文件傳輸無異議，存在機要文件泄露隱患。

（二）醫院機要文件保密難度加大

我國已經逐漸步入信息化時代，醫院機要文件傳輸也實現了現代化、信息化，但當今社會網絡入侵也越來越嚴重，不斷更新的高科技手段網絡入侵讓醫院機要文件管理工作面臨著前所未有的挑戰，機要文件在傳遞以及存儲狀態下，都有可能被盜取信息，很多時候信息已經被盜取，醫院機要管理人員都未曾及時察覺。醫院必須加強網絡信息系統的安全建設，設置好防火墻，隨時觀察機要文件信息動態，嚴格執行保密制度和防范措施，保密工作就一定能夠做好。

（三）醫院機要文件管理工作要求更高

醫院的機要文件關系到醫院的核心技術、相關規章制度等等，一旦泄露會引發醫患糾紛、社會恐慌等社會問題，比如說，SARS病毒期間，機密文件的傳輸與儲存一旦泄露，定會引起社會恐慌，影響社會的和諧穩定發展，尤其是當下信息時代的發展來臨，信息傳播很快，同樣也很危險，醫院信息的傳輸都會導致泄密，醫院機要文件管理工作面臨著更高要求。

三、如何提高醫院機要文件管理水平

（一）醫院管理層提高機要文件管理意識

近年來，人們生活水平提高，對于醫療要求也逐漸提升，醫院之間也逐漸形成了競爭態勢，醫院作為社會提供醫療服務的場所，關系到人們生命安全與社會穩定，機要文件作為醫院的重要資源與指導文件，醫院領導應該認識到其對于醫院發展的重要性，提高機要文件管理意識，不定期進行機要文件管理工作考核，確保醫院所有機要文件都及時、安全、有效傳遞。

（二）構建完善的醫院機要文件管理制度

醫院應該構建完善的機要文件管理制度，需要涉及到機要文件的各環節，包括接收、發放、傳遞、歸檔都應該涉及，首先，應該規定機要文件編號，根據文件接收單位、內容、時間編制好文件編號，方便文件的追蹤、歸檔；其次，施行文件登記制度，要求文件的各環節傳遞都應該登記，確保文件不丟失，可查詢追蹤；另外明確職責到個人，包括機要文件接收、發放、傳遞、監督管理等人員都應該明確職責，督促機要管理相關人員做好管理、保密工作，確保工作及時、有效進行，同時也可以避免文件泄露后出現互相推脫責任的現象；還要包含機要文件管理工作考核制度，管理層定期、不定期檢查機要人員工作狀態、文件動態，確保機要文件安全，發現漏洞可以及時妥善處理，避免問題帶來不利影響；最后，機要文件的安全管理相關系統需要定期更新、檢查，確保安全。

（三）提高機要文件管理人員綜合素質

醫院管理層應該重視機要文件管理人員的管理與提升，在人員錄用時就要進行全面考核，不僅要考核人員的業務能力，還應該注重職業道德考核，因為機要文件涉及到保密工作，招錄人員必須具備較強的業務能力，高超的職業素養以及正確的人生觀、價值觀。定期進行人員培訓工作，主要包括相關政策法律法規學習、技能提升培訓、與時俱進的機要文件管理與安全防范措施培訓等，以順應醫院機要文件管理工作的需求。加強人員監管與考核，因為機要文件管理關系到醫院正常發展運行，所以醫院領導層又必須對相關人員進行監管，包括其工作動態以及相關信息，比如說經濟狀態、生活困難等，都需要進行了解，及時為機要文件管理人員提供幫助或心理疏導，定期的考核工作，包括工作是否及時、有效、安全等，可以發現文件管理過程中的不足，并及時提出整改措施，不斷提升文件管理人員的綜合素質。

（四）構建長期有效的機要文件保密體系

隨著新時代發展，保密體系的構建是當前醫院機要文件管理的當務之急，首先，所有機要文件管理人員以及相關部門應該具備較強的保密意識，在涉及到機要文件時都應該做好保密工作，要求涉及到的相關人員簽訂保密協議。其次，文件的各渠道傳播都應該做好保密措施，比如說電子文件傳輸從文件到途徑都應該進行加密處理，必須加強網絡安全信息管理工作，對醫院機要文件涉及到的相關軟件都要進行加密處理，機要文件管理部門的電腦不可以聯網，定期進行殺毒處理，醫院必須配備專業的網絡工程師，不定期對各部門進行機要文件傳輸、儲存等環節進行檢查，避免不法分子入侵網絡竊取信息。所有文件必須進行備份，避免文件丟失，所有使用的硬盤、U盤都要經過加密處理，以免遺失后信息被盜，如果發現文件泄露，及時做好預警工作，相關部門作出工作調整，盡量減少損失。

四、結束語

醫院機要文件加強保密意識，提高機要文件管理水平，是順應新形勢醫院發展的需求，也是保護國家利益以及醫院利益的要求。我們要做好新時期的機要文件保密工作，完善機要文件管理制度建設，是確保機要文件保密安全的重要屏障。提高機要人員素質，增強職責意識，要有強烈的責任感，正確的人生觀、價值觀。要加強機要文件的保密工作，樹立全員保密意識，提高思想覺悟，將保密意識落實到具體工作中去，對機要文件要嚴把關口，防止漏洞，建立保密工作長效機制，促進機要文件管理水平提高。

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