淺談現時期的電子檔案管理

摘 要：隨著科學技術的日新月異，信息技術也得到了快速的發展和廣泛利用，各種各樣的電子文件也越來越多的出現在各種社會活動中，因此，加強對電子文件的處理，最后電子檔案的管理工作，就成為了現時期檔案工作者，不容忽視且日元緊迫的一項新的任務。本文通過對現時期電子檔案管理工作進行分析研究，希望能夠對現時代的檔案管理工作做出有益借鑒。

關鍵詞：電子文件；電子檔案；管理

以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在網絡上傳輸的文件是為電子文件。將具有保存價值的、已歸檔的電子文件以及相應的支持軟件、參數和其他相關數據一起保存存檔的是為電子檔案。電子文件與電子檔案具有傳統紙質的“文件”與“檔案”特性，但由于載體及表現形式上的很大不同，在電子檔案管理方面也具有些許特殊性。因此，本文試圖通過以下幾個方面的論述，探討如何做好現時期電子檔案管理工作。

1 電子檔案收集方面

電子檔案收集包括檔案工作人員對電子檔案的收集和歸檔兩方面的工作。

電子檔案收集。以所屬檔案館為平臺，檔案人員將各機關、團體、企業、事業單位在其社會活動中，形成的具有保存價值的電子文件，及獲得捐贈的或購買的電子檔案材料，進行統一接收，以磁盤的方式，或按照要求加工分類后，保存到網絡規定的地址，將電子檔案收集到檔案館。

電子檔案歸檔。首先按照年份，將每年需要在歸檔范圍內的電子文件都要及時歸檔，力求歸檔齊全，集中保存，做到完整齊全，并為最后定稿，將每一年電子檔案統一管理；其次對于歸檔具體年份的電子文件，采用電子文件的簽署技術，保證電子文件真實有效；再次檔案館要對各部門移交到檔案館的電子文件作最后整理，統一規定電子文件的載體質量、規格、格式等，方便再接受電子文件后入館的整理、編輯以及確定保管期限；最后為確保檔案的原始記錄性及憑證作用，電子文件的形成部門在將電子文件入館之前要做好編制歸檔說明，檔案館接收后，要將電子文件轉換成紙質文件并與電子文件同時歸檔，做好電子文件與紙質文件雙套歸檔。

2 電子檔案分類方面

首先，在電子檔案整理分類原則方面，既要堅持有機聯系又要確保簡單性這兩原則。有機聯系原則就是保留電子文件形成和處理過程中的最初面貌和原有關系，使后人能夠從中認識電子檔案記述的原有歷史面貌，這是檔案整理的根本。簡單性原則，電子檔案的整理應去繁就簡，按文件形成組織劃分類別，建立一個分門別類的文件系統，使之簡單易行。

其次，在電子文件具體分類工作方面。一宏觀分類，將電子文件分為一般文件、科技文件、數據文件和命令文件等部分，分門別類加以管理；二具體分類，編制詳盡的分類方案，將宏觀分類文件中的科技文件、數據文件、命令文件根據自身特點編制為具體小類案，而一般文件則要根據操作系統中得目錄系統進行分類；三文件名編寫，電子文件名稱編寫，要保證盡量減少出現重名，尤其同一個“文件夾”內不能重復，以減小誤檢率，編寫文件名稱可使用漢字或者漢語拼音加用數字。四是，制定文件目錄系統說明，使之清晰明了，方便查找。明確目錄結構層次，逐個層次編寫文件目錄系統說明，每一個目錄在電腦中的名稱與實際名稱相對應，做到一目了然，使人容易理解目錄的準確含義。

3 電子檔案保管方面

電子檔案的特性使得電子檔案的保管要堅持一般原則與特殊原則相結合的原則。一般原則是指電子檔案的保管首先應該遵守一般的檔案保管方法，電子檔案的保管要做到用于檔案管理的電腦不能與外網相聯，不能使用非法軟件，以防檔案資料外泄，病毒傳染；歸檔的檔案與紙質檔案要統一歸檔，分庫保管，做到一式兩份，并且分別存放，一套封存，一套供用，并標簽，以便存取。特殊原則是要根據電子檔案的不同性質或特質，采用有別于一般原則的保管方法，如高質量的存儲介質要求以及庫房和裝具、溫濕度控制、防磁場干擾等。所以，電子檔案的保管要做到，庫房溫濕度嚴格控制，密切管理，要與儲存介質所需要的溫濕度相一致，建立電子檔案的檢測及保養卡，對各種儲存介質定期檢測、修復、保養等，并做好隨時監控，杜絕隱患，對特殊類型的電子檔案要制定復制年限規定，及時做好復制工作。具體來說，至少每10年復制一次正常保存的磁性載體檔案，特別重要的檔案復制周期可視具體情況適當縮短。

4 電子檔案檢索方面

電子檔案的利用必須完善其檢索功能，這就需要第一必須做好電子檔案著錄標引的規劃工作，第二還要坐到紙質檔案與電子檔案能對應查找。

電子檔案著錄標引的規劃。電子檔案著錄標引的規劃與紙質檔案相同，但受電子檔案特殊性的影響，在著錄電子檔案項目中須增加文件名全稱、路徑名和盤帶號，同時須預先編好的數據庫供檢索之用，然后將著錄結果輸人其中。電子文件的形成部門來做電子檔案的著錄標引工作，由檔案館管理人員與電子文件同時歸檔；檔案室最好將需要著錄的項目按順序編成簡明的表格軟件，供各部門用于電子文件的著錄標引。

紙質檔案與電子檔案對應查找。具體做法是：在電子文件的最后一頁右下角錄入該文件在電子計算機系統中的電子文件名，打印在紙質文件上，并在案卷目錄的備注中注明，這樣即可對應紙質文件在計算機上查到電子文件。制作《電子檔案文件清單》，利用《電子檔案文件清單》查找電子文件相應紙質文件的檔號，或在計算機上使用檢索數據庫查找。

5 電子檔案利用工作方面

電子檔案對比紙質檔案在利用方面具有許多優勢，不僅可以提供原件閱覽，而且可以根據利用者的要求，對檔案信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，在原件保存完好的情況下，反復利用。同時，利用互聯網進行傳輸電子文件，大大提高檔案資源的利用率。但電子檔案的利用必須要嚴格制定利用資格審查、閱覽操作、軟磁盤外借、復制等方面的制度性規則，提高電子檔案信息安全意識，對提供電子檔案持較謹慎態度，防止失密、泄密、病毒入侵等現象發生。

隨著信息技術的發展，如何做好電子檔案的管理工作已顯得日益緊迫。作為檔案管理人員，要密切關注信息技術發展的前沿，緊跟時代進步，不斷學習最新信息技術，將最新科技應用到檔案管理上，在確保電子檔案存儲安全的前提下，為利用者提供便捷的服務，使電子檔案發揮其應有的利用價值。

參考文獻

[1]賈德鋒：《當代電子檔案管理基本要求及完善策略》，黑龍江科技信息，2016 （6）

[2]邵文紅：《淺談電子檔案管理》，內蒙古科技與經濟，2015（24）

[3]齊麗英：《電子檔案管理問題與對策》，中國科技博覽，2016 （8）

作者簡介

周洋（1979-），男，山東省鄒城市農業局扶貧科副科長，助理館員。