學校檔案管理和利用問題探究

劉小婷

摘 要：學校檔案是一所學校在教師教學管理和學生學習中保存下來的具有一定價值的檔案資料，它能給直接反應學校在各個階段的工作情況，具有很重要的價值。隨著社會的發展，技術的進步，目前學校檔案管理中出現了很多問題。文章主要從合理管理學校檔案的意義、學校檔案管理和利用的現狀和改善學校檔案管理和利用現狀的對策三個方面對學校檔案管理進行了討論。

關鍵詞：學校檔案；現狀；對策

隨著社會的發展和信息技術的進步，學校檔案管理中出現了很多問題，例如設備老化、管理條例不合理、制度老化，管理人員專業素質不夠高等，因此在正確認識合理管理學校檔案的意義的基礎上，明確學校檔案管理過程中的問題并進行相應的對策分析是非常有必要的。

1 合理管理和利用學校檔案的意義

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，它是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息的一項業務系統，深入到社會生產和上火的各個領域，在科技進步、精神文明建設和經濟發展中都發揮著及其重要的作用。

學校檔案組織機構保存著全校各種類型的檔案材料，為學校教學、黨政管理工作和科研工作服務，是當下工作和未來發展的基礎。學校檔案的意義主要體現在其情報和憑證價值方面，它保留著真實的歷史標記，是人們活動的原始記錄，為目前工作提供分辨、查考和處理問題依據，它具有真實可靠性和連續性，為科研工作提供極好的素材。

2 學校檔案管理和利用中存在

檔案管理人員對檔案管理工作不夠重視。從目前情況來看，學校領導和從事檔案管理的工作人員對檔案管理工作的重要性認識還不夠。他們認為檔案工作很簡單，只是負責保管一些資料，然后給需求者提供材料即可。因此，在檔案管理這方面投入的資金比較少，甚至有的學校沒有配備專門的檔案管理庫房，最終使得檔案部門不具備檔案保管和管理的基本條件，更不會購買一些現代化檔案管理實施設備。

檔案管理相關人員素質不夠高。學校檔案管理人員素質問題是當前學校檔案管理中的一個重要問題。據了解，有些學校不存在專門的檔案管理人員編制，沒有專職的檔案管理人員，常由一些相關人員監管此工作，這種方式不利于工作的順利進行，并且缺乏對檔案管理人員專業素質、政治素質、業務能力和管理水平的培訓和提高，導致學校檔案管理工作的改革和發展受到限制。這些人由于本身的素質不是很高，文化水平較低，缺乏對現代化管理和信息化知識的了解，并且沒有受過專門的訓練，不具備服務意識和保密思想，缺乏了解一些新設備的好奇心，比較安于現狀，對一些相關的法律法規了解不足、工作積極性不高等，這些都容易使得在檔案管理過程中出現信息泄露等現象。

管理制度不夠完善。檔案管理的主要原則就是進行制度化，而現實中某些學校仍然沒有成套的相關的規章制度，往往是沿用之前的一些舊制度，缺少與時俱進，導致檔案管理手段落后。在2014年我國出臺了新的檔案管理條例。指出在沒有批文的情況下，任何人不許隨意翻閱檔案；學校檔案管理人員只具有錄入信息的權利而不具備取出的權利；檔案管理人員必須保證由他辦理的檔案信息不向外泄露。就從這幾點條例來看，雖然我國對檔案管理系統進行了優化，但是實際上，有很多學校仍然存在檔案隨意調取等問題。

檔案信息利用率不高。目前好多學校，不論是教師的人事檔案信息還是學生的學籍信息等還處于封閉或半封閉的狀態。檔案信息資源的開發利用渠道單一，比如常限于領導干部考察、評選三好學生、優秀畢業生等方面。在師資培養、人才選拔、年度考核、推薦學生就業、宣傳教育、擴大對外交流等方面還沒有起到應有的作用。

通過上面幾點的分析，可以看出，的確當前學校檔案管理過程中存在許多不合理之處，因此尋找合理有效的符合學校發展模式的學校檔案管理模式是非常有必要的，下面部分具體提出幾點改善學校檔案管理的對策。

3 改善學校檔案管理和利用問題的對策

加大學校檔案管理方面的投入。作為學校的領導干部和檔案管理人員，要認真學習《檔案法》等相關的學校檔案管理的法律法規文件，對檔案管理工作在學校發展中的作用及意義能夠充分認識，高度重視學校檔案管理工作，把檔案管理工作列入學校工作的議事日程。加大在學校檔案管理工作方面的投入力度，使得檔案管理工作在人、物和財上都能夠得到保障，從而為學校檔案管理工作的順利進行奠定好基礎。另外，加大資金投入，盡量配備符合時代發展要求的有關檔案管理的設備、硬件設施等，以適應現代學校發展的要求。還有，學校檔案需要與時俱進，以現有的信息化建設為基礎，系統地、有重點、分步驟地合理對計算機等信息技術進行開發利用，把學校檔案的收集、錄入、存儲、傳播和審批程序納入到系統管理之中，努力改變目前學校檔案管理技術落后的局面。

提升檔案管理人員的專業素質。更新檔案管理人員的觀念意識，加強對他們的政治思想和職業道德的培養，使其擁有較高的政治思想覺悟和認真負責的敬業精神；保持與時俱進，加強他們在計算機知識和有關檔案管理軟件方面的學習，掌握現代信息管理技術并樹立創新意識，改變傳統的手工檔案管理舊模式，努力實現檔案管理的信息化、現代化和網絡化；加強管理人員專業知識的學習，提高他們的綜合分析能力，不斷拓寬他們的知識面。另外，學校在把檔案的收集、整理、統計和保管等工作做好的基礎上，形成一套完整的檔案體系，同時注意改善服務手段。

改善管理制度。學校應為檔案管理工作配備專門的負責人，建立健全檔案管理機構和網絡，成立以校長為組長和各科室負責人參與的檔案工作領導小組，每個科室盡量設有兼職檔案管理人員，建立綜合檔案室；制定一些相關的學校檔案管理制度，比如制定《綜合檔案室工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案室管理制度》等，通過這些制度進一步保證學校檔案管理的規范性、有序性和科學性，從而使得檔案管理有章可循。

4 總結

通過上面的分析，做好學校檔案的管理工作有利于提高學校教學建設和對學生的教學工作等。但是很明顯，學校檔案管理和利用過程中，目前還存在著許多問題，想要改善現狀，并不是一件容易的事情，而是一個長期系統的工程。首先要對學校檔案管理工作的現狀有正確的認識，提高重視程度。然后需要政府給予相應政策和資金的支持，同時還需要各個學校給予大力的扶持政策，從而改善由于資金短缺和制度不合理產生的設備落后和檔案管理水平相對低下的問題，另外還要保證對檔案管理人員不斷進行相關知識的培訓，以保證他們能夠跟上時代發展的步伐。

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