淺析會計電算化對會計工作的影響

阿拉善盟公安邊防支隊 伊銀柱

淺析會計電算化對會計工作的影響

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要了解會計電算化對會計工作的影響，首先要了解會計電算化的發(fā)展。本文從三個方面介紹了會計電算化的發(fā)展歷程，經(jīng)過闡述會計電算化對會計科目、會計賬簿、會計記賬憑證的審核、賬務(wù)處理手段、會計職能、會計監(jiān)督等方面的影響，從不同方面以多種形式提出了解決的方法和對策，為會計電算化的發(fā)展明確了目標(biāo)、指明了方向，有力地推動了會計電算化的改革進(jìn)程。

會計電算化 會計理論與實務(wù) 影響及對策

1　會計電算化的演變過程

“會計電算化”是以用現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)處理日常會計工作的一種會計形式，即運用電子計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工記賬、核算和報賬，也就是從傳統(tǒng)的手工化時代通過科技信息手段逐步過渡到電算化時代。這期間也經(jīng)歷了一個漫長而艱巨復(fù)雜的演變過程，而會計電算化的發(fā)展通過社會進(jìn)步歷經(jīng)科技信息化的推動是呈階段性發(fā)展的，大致可分為以下三個階段。

1.1 簡單或復(fù)雜多元會計業(yè)務(wù)運用計算機平臺處理的階段

簡單會計信息的計算機業(yè)務(wù)處理是電算化在會計領(lǐng)域應(yīng)用的雛形，主要是針對某一單項會計業(yè)務(wù)，通過電腦模塊設(shè)計出一個比較完整的、相對獨立的應(yīng)用程序，而這個程序的出現(xiàn)使得會計業(yè)務(wù)出現(xiàn)了一個質(zhì)的飛躍，通過執(zhí)行這個程序從而完成該項會計業(yè)務(wù)處理工作，如人員工薪核算、成本核算、利潤核算、營銷核算等。復(fù)雜多項會計業(yè)務(wù)的計算機處理，是指多項會計業(yè)務(wù)通過數(shù)據(jù)庫的連接將多個單一的應(yīng)用模塊有機地結(jié)合起來，通過計算機進(jìn)行具體業(yè)務(wù)處理。

1.2 會計業(yè)務(wù)處理的電算化階段

通過計算機設(shè)計一個專門的會計賬務(wù)處理系統(tǒng)，通過電子計算機的數(shù)據(jù)鏈接功能來處理會計賬務(wù)，其特征是應(yīng)用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理模塊，開發(fā)出 “會計賬務(wù)處理子系統(tǒng)”，其實質(zhì)是將電子計算機作為一個高級的計算應(yīng)用工具出現(xiàn)在會計領(lǐng)域，日常編制的記賬憑證成了手工記賬與計算機 “會計賬務(wù)處理子系統(tǒng)”的唯一數(shù)據(jù)橋梁，會計電算化的引進(jìn)使財務(wù)人員從繁瑣的記、算、平衡等手工賬務(wù)處理工作中解脫出來，也精簡了臃腫的財務(wù)機構(gòu)和繁雜的人員組織。

1.3 以財務(wù)決策支持系統(tǒng)為中心的管理決策支持系統(tǒng)

這是一個緊隨時代步伐，以現(xiàn)代管理科學(xué)、信息技術(shù)、計算機及其網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)傳輸采用人機交互的方式，廣泛利用財務(wù)信息和其他輔助手段來解決管理決策問題的會計電算化應(yīng)用階段，使企業(yè)會計信息的運用和財務(wù)管理實現(xiàn)了現(xiàn)代化。

2　會計電算化的推廣應(yīng)用對會計工作的影響及對策

2.1 對會計職能的影響

會計職能是會計在單位經(jīng)濟(jì)管理過程中所具有的功能，具體職能為核算職能、監(jiān)督職能、預(yù)測和分析職能。企業(yè)在不斷推進(jìn)財務(wù)會計電算化運用的過程中，還應(yīng)適時地推動管理會計的電算化，化解管理會計手工操作繁瑣的問題，這里還應(yīng)強調(diào)的是會計電算化不僅僅是指記賬方式的電算化，它應(yīng)該包括預(yù)測、分析、決策、核算、管理等一體的綜合電算化應(yīng)用系統(tǒng)，并有更大的空間來充分發(fā)揮會計職能，這里較為突出的是管理的精細(xì)化。會計工作的電算化在企業(yè)會計工作中的運用和發(fā)展將是會計電算化發(fā)展歷程中的一大飛躍，它有利地促進(jìn)了會計職能在電算化平臺上的發(fā)揮，極大減少企業(yè)管理的人力和時間成本，提高了核算和管理的效率。如：成本核算信息管理工作的細(xì)化。未來市場的競爭使企業(yè)不得不從內(nèi)部挖掘潛力，會計電算化也促使會計職能的實現(xiàn)發(fā)生了變化，會計的主要職能是核算和管理，核算工作全部由會計核算軟件完成，核算職能在會計電算化運用后會有所削弱，重點是管理、決策和監(jiān)督，所以會計的預(yù)測、控制、分析和決策的職能會不斷加強，并且這些職能存在相輔相成、辯證統(tǒng)一的關(guān)系。

2.2 對會計科目的影響

會計工作中通過對會計科目的分類設(shè)置和運用，有序地按照可操作性的原則對錯綜復(fù)雜的業(yè)務(wù)事項進(jìn)行分類反映，切實保證電算化會計所提供的信息資源符合和滿足企業(yè)不同管理者的需要，確保會計信息質(zhì)量的一致性、及時性、明晰性、相關(guān)性、可比性、客觀性、歷史成本性、配比性。實現(xiàn)企業(yè)會計電算化，就要求統(tǒng)一和規(guī)范的設(shè)置會計資料，其主要內(nèi)容包括以下方面。

(1)以實現(xiàn)“資源共享”為目標(biāo)，按照相對穩(wěn)定、力求完整、簡明、適用的原則，對會計科目類別、單位名稱、科目代碼、核算內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范設(shè)置，形成標(biāo)準(zhǔn)化的核算制度。

(2)為了滿足初始會計電算化運行的需要，應(yīng)設(shè)置相對穩(wěn)定和統(tǒng)一的會計科目。對具體科目的設(shè)置可根據(jù)實際需要，在不違反統(tǒng)一規(guī)定的基礎(chǔ)上，本著“必需、簡便、實用”的原則，同時考慮電算化處理的實際，對明細(xì)科目的內(nèi)容、層級、類別進(jìn)行設(shè)計。

(3)會計科目代碼設(shè)置是一項技術(shù)性較高的工作，一方面由于會計代碼簡易和便捷的特點，它的使用較為頻繁，使用范圍較廣，會計代碼的長度和編碼方式的變化對整個會計電算化信息系統(tǒng)會產(chǎn)生重大影響。另一方面由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和業(yè)務(wù)內(nèi)容的逐漸變化，會促使會計一級科目和相對應(yīng)的類級、款級、目級等明細(xì)科目的數(shù)量不斷發(fā)生相應(yīng)的變化，這要求設(shè)計人員在設(shè)置代碼位數(shù)和擴展時要充分考慮會計業(yè)務(wù)內(nèi)容的長遠(yuǎn)發(fā)展，對科目設(shè)置要留有余地，在不改變現(xiàn)有代碼編排體系的情況下，確保科目代碼(包括最基層的明細(xì)科目)修改的靈活性。與此同時，為顧及實際工作操作方便，還要防止代碼過長，造成記憶、輸入、使用上的不便。

2.3 對會計記賬的影響

會計電算化的應(yīng)用使得會計在記賬后，計算機會自動進(jìn)行總賬和明細(xì)賬的核對工作，隨之改變了手工條件下的總賬明細(xì)賬的核對工作；記賬憑證便成了手工會計記賬與計算機記賬內(nèi)的“會計賬務(wù)處理系統(tǒng)”的唯一橋梁紐帶，這就要求必須加強對會計憑證的審核力度；因計算機軟件開發(fā)和設(shè)計人員掌握電算化系統(tǒng)后臺操作權(quán)限，這也就可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)被人為的非正常的修改，破壞了數(shù)據(jù)的真實性，因此要限制會計系統(tǒng)的開發(fā)人員出任出納工作以及運用會計系統(tǒng)進(jìn)行會計記賬工作。必須建立相應(yīng)的內(nèi)部管理制度來規(guī)范工作流程以及會計人員的分工和責(zé)任。

2.4 對賬務(wù)處理手段的影響

會計電算化和傳統(tǒng)的手工記賬在會計核算與結(jié)算模式方面有很大的差異，手工記賬模式下的會計賬務(wù)處理是通過開具大量紙質(zhì)單據(jù)、填制賬簿和報表來完成。在電算化會計的情形下，商品的交易基本實現(xiàn)“無紙化”，傳統(tǒng)的紙質(zhì)賬務(wù)憑證被電子憑證、電子票據(jù)、電子賬簿所取代，且日常賬務(wù)的核算和比對可由系統(tǒng)自主完成。在資金結(jié)算方面也有較大的差異，傳統(tǒng)的手工記賬模式下主要通過現(xiàn)金交易和前往銀行網(wǎng)點轉(zhuǎn)賬，手續(xù)較為繁瑣。電算化會計模式下，主要交易方式為網(wǎng)銀劃轉(zhuǎn)，在交易完成的同時，通過電子數(shù)據(jù)和電子交易憑證在交易雙方之間的共享，實現(xiàn)資金的劃撥和稅務(wù)的抵扣，從而完成整個交易流程。這樣極大減輕了會計人員的負(fù)擔(dān)，并使得每筆交易的狀態(tài)清晰可見，從而使得壞賬的狀況得到了控制。

2.5 對會計賬簿的影響

會計賬簿，是通過一定的格式、標(biāo)準(zhǔn)、按時間時序分類系統(tǒng)地全面記錄和反映一個單位各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的會計簿冊，是會計資料的主要載體和重要組成部分，是會計核算的中心環(huán)節(jié)，是企業(yè)編制會計報表、提供會計信息的主要依據(jù)。

會計電算化對會計賬簿的影響主要體現(xiàn)在總賬和分戶賬的核對方面。在手工記賬的條件下，會計賬簿主要被分為總分類賬簿、明細(xì)賬簿、序時賬簿和備查賬簿。賬簿的登記按照“依據(jù)合規(guī)、分工明確、登記及時、內(nèi)容完整、確認(rèn)準(zhǔn)確”的編制要求來完成各類賬簿的的登記。在完成各類賬簿的登記后，必須要進(jìn)行總賬和分戶賬的相互核對，也就是“總分核對”，賬簿之間的核對是確保會計數(shù)據(jù)無誤的關(guān)鍵所在。在電算化會計的條件下，各類賬簿的登記、匯總是由系統(tǒng)自動歸集處理來完成，這從源頭上確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，無需進(jìn)行總分核對。各明細(xì)類賬簿的凳記由于科目之間的對應(yīng)關(guān)系，在其他的科目賬簿登記同步自動生成。大大減輕了費用類和成本類財務(wù)人員的工作量，使得他們有更多的時間和精力用在分析、預(yù)測和管理的細(xì)化上，從而推動財務(wù)自動化進(jìn)程。

賬簿的格式分為三欄式帳頁(總分類賬)、五欄式帳頁(庫存物資明細(xì)賬)、多欄式帳頁(日記賬)、單欄式帳頁(預(yù)算經(jīng)費支出明細(xì)賬)、數(shù)量金額式帳頁(固定資產(chǎn)明細(xì)賬)。且由于打印機的技術(shù)條件限制，打印輸出會受到賬簿格式的限制，這就增加了賬簿設(shè)計的難度。另一方面，在網(wǎng)絡(luò)會計時代打印紙質(zhì)化的會計賬簿的必要性也是值得探討的問題。存儲在磁介質(zhì)中的會計信息同紙質(zhì)化的會計信息更有利于傳播。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對海量數(shù)據(jù)的存儲只有電子介質(zhì)才能勝任，如果要打印出來將會造成巨大的浪費。在電算化會計條件下輸出紙質(zhì)會計賬簿是考慮到增加固態(tài)的會計檔案，其好處是有利于保存和查閱。在目前實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)中較為通用的方式為在每個會計期末或?qū)徲嫏z查時統(tǒng)一輸出紙質(zhì)會計賬簿。這樣就節(jié)省了人力成本和時間成本。因此，在會計電算化下的會計賬簿只是一種會計數(shù)據(jù)統(tǒng)計的形式，其主要以電子表格的形式表現(xiàn)，并非傳統(tǒng)意義上的手工賬簿。

會計電算化對于錯賬的更正也有較大影響，在傳統(tǒng)手工會計條件下，對于錯賬的更正，區(qū)分不同的情形采用不同的方法，主要有“劃線更正法”、“紅字沖減更正法”和“反方向記載更正法”等方法，均是在會計賬簿上的手工更改。在電算化會計的條件下，數(shù)據(jù)的輸入都要經(jīng)過嚴(yán)格的借貸發(fā)生額平衡校驗、會計科目邏輯性校驗和數(shù)據(jù)完整性校驗，以保證不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的邏輯錯誤。因此不存在劃線更正的情形，如果數(shù)據(jù)記錄出現(xiàn)問題需要更正，可采用的方法有：對于記賬憑證科目、方向錯誤或者金額多記，通常采用“負(fù)數(shù)沖正法”予以更正；對金額少記，則采用“補充登記法”予以更正，對于摘要錯誤、部門錯誤或項目錯誤，可直接更正。

2.6 對審計監(jiān)督的影響

審計監(jiān)督作用，對財務(wù)工作起著舉足輕重的作用。會計電算化對審計監(jiān)督也有著重大影響，如何對實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)進(jìn)行審計監(jiān)督是擺在審計人員面前的一項重大問題。由于計算機數(shù)據(jù)的可操作性并且可實現(xiàn)無痕跡修改，這就要求審計人員必須熟練掌握電算化會計軟件，了解數(shù)據(jù)輸入和修改的程序。在國外電算化會計發(fā)展初期，出現(xiàn)了大量利用計算機軟件系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)犯罪的案例，這主要歸結(jié)于當(dāng)時會計系統(tǒng)的漏洞和相應(yīng)的審計監(jiān)督手段的缺失。所以我國作為電算化會計起步較晚的國家，要吸取以上經(jīng)驗教訓(xùn)，將計算機平臺審計監(jiān)督和會計電算化發(fā)展同步推進(jìn)，不留隱患。

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［4］ 葛家澍.迎接21世紀(jì)密切關(guān)注國內(nèi)外財務(wù)會計的新動向［J］.會計研究，2001（2）.

［5］ 王治安，向顯湖.迎接21世紀(jì)的我國會計改革與發(fā)展［J］.經(jīng)濟(jì)學(xué)家，2001（2）.

［6］ 李守明，李紅兵，馬維杰.互聯(lián)網(wǎng)對財務(wù)會計的影響［J］.武漢大學(xué)學(xué)報，2001（6）.

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2096-0298（2016）09（a）-017-02