淺析會計電算化對會計工作的影響

阿拉善盟公安邊防支隊 伊銀柱

淺析會計電算化對會計工作的影響

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要了解會計電算化對會計工作的影響，首先要了解會計電算化的發展。本文從三個方面介紹了會計電算化的發展歷程，經過闡述會計電算化對會計科目、會計賬簿、會計記賬憑證的審核、賬務處理手段、會計職能、會計監督等方面的影響，從不同方面以多種形式提出了解決的方法和對策，為會計電算化的發展明確了目標、指明了方向，有力地推動了會計電算化的改革進程。

會計電算化 會計理論與實務 影響及對策

1　會計電算化的演變過程

“會計電算化”是以用現代數據處理技術處理日常會計工作的一種會計形式，即運用電子計算機代替傳統手工記賬、核算和報賬，也就是從傳統的手工化時代通過科技信息手段逐步過渡到電算化時代。這期間也經歷了一個漫長而艱巨復雜的演變過程，而會計電算化的發展通過社會進步歷經科技信息化的推動是呈階段性發展的，大致可分為以下三個階段。

1.1 簡單或復雜多元會計業務運用計算機平臺處理的階段

簡單會計信息的計算機業務處理是電算化在會計領域應用的雛形，主要是針對某一單項會計業務，通過電腦模塊設計出一個比較完整的、相對獨立的應用程序，而這個程序的出現使得會計業務出現了一個質的飛躍，通過執行這個程序從而完成該項會計業務處理工作，如人員工薪核算、成本核算、利潤核算、營銷核算等。復雜多項會計業務的計算機處理，是指多項會計業務通過數據庫的連接將多個單一的應用模塊有機地結合起來，通過計算機進行具體業務處理。

1.2 會計業務處理的電算化階段

通過計算機設計一個專門的會計賬務處理系統，通過電子計算機的數據鏈接功能來處理會計賬務，其特征是應用相應的數據庫管理模塊，開發出 “會計賬務處理子系統”，其實質是將電子計算機作為一個高級的計算應用工具出現在會計領域，日常編制的記賬憑證成了手工記賬與計算機 “會計賬務處理子系統”的唯一數據橋梁，會計電算化的引進使財務人員從繁瑣的記、算、平衡等手工賬務處理工作中解脫出來，也精簡了臃腫的財務機構和繁雜的人員組織。

1.3 以財務決策支持系統為中心的管理決策支持系統

這是一個緊隨時代步伐，以現代管理科學、信息技術、計算機及其網絡為基礎，通過數據傳輸采用人機交互的方式，廣泛利用財務信息和其他輔助手段來解決管理決策問題的會計電算化應用階段，使企業會計信息的運用和財務管理實現了現代化。

2　會計電算化的推廣應用對會計工作的影響及對策

2.1 對會計職能的影響

會計職能是會計在單位經濟管理過程中所具有的功能，具體職能為核算職能、監督職能、預測和分析職能。企業在不斷推進財務會計電算化運用的過程中，還應適時地推動管理會計的電算化，化解管理會計手工操作繁瑣的問題，這里還應強調的是會計電算化不僅僅是指記賬方式的電算化，它應該包括預測、分析、決策、核算、管理等一體的綜合電算化應用系統，并有更大的空間來充分發揮會計職能，這里較為突出的是管理的精細化。會計工作的電算化在企業會計工作中的運用和發展將是會計電算化發展歷程中的一大飛躍，它有利地促進了會計職能在電算化平臺上的發揮，極大減少企業管理的人力和時間成本，提高了核算和管理的效率。如：成本核算信息管理工作的細化。未來市場的競爭使企業不得不從內部挖掘潛力，會計電算化也促使會計職能的實現發生了變化，會計的主要職能是核算和管理，核算工作全部由會計核算軟件完成，核算職能在會計電算化運用后會有所削弱，重點是管理、決策和監督，所以會計的預測、控制、分析和決策的職能會不斷加強，并且這些職能存在相輔相成、辯證統一的關系。

2.2 對會計科目的影響

會計工作中通過對會計科目的分類設置和運用，有序地按照可操作性的原則對錯綜復雜的業務事項進行分類反映，切實保證電算化會計所提供的信息資源符合和滿足企業不同管理者的需要，確保會計信息質量的一致性、及時性、明晰性、相關性、可比性、客觀性、歷史成本性、配比性。實現企業會計電算化，就要求統一和規范的設置會計資料，其主要內容包括以下方面。

(1)以實現“資源共享”為目標，按照相對穩定、力求完整、簡明、適用的原則，對會計科目類別、單位名稱、科目代碼、核算內容等進行統一規范設置，形成標準化的核算制度。

(2)為了滿足初始會計電算化運行的需要，應設置相對穩定和統一的會計科目。對具體科目的設置可根據實際需要，在不違反統一規定的基礎上，本著“必需、簡便、實用”的原則，同時考慮電算化處理的實際，對明細科目的內容、層級、類別進行設計。

(3)會計科目代碼設置是一項技術性較高的工作，一方面由于會計代碼簡易和便捷的特點，它的使用較為頻繁，使用范圍較廣，會計代碼的長度和編碼方式的變化對整個會計電算化信息系統會產生重大影響。另一方面由于經濟業務的不斷發展和業務內容的逐漸變化，會促使會計一級科目和相對應的類級、款級、目級等明細科目的數量不斷發生相應的變化，這要求設計人員在設置代碼位數和擴展時要充分考慮會計業務內容的長遠發展，對科目設置要留有余地，在不改變現有代碼編排體系的情況下，確保科目代碼(包括最基層的明細科目)修改的靈活性。與此同時，為顧及實際工作操作方便，還要防止代碼過長，造成記憶、輸入、使用上的不便。

2.3 對會計記賬的影響

會計電算化的應用使得會計在記賬后，計算機會自動進行總賬和明細賬的核對工作，隨之改變了手工條件下的總賬明細賬的核對工作；記賬憑證便成了手工會計記賬與計算機記賬內的“會計賬務處理系統”的唯一橋梁紐帶，這就要求必須加強對會計憑證的審核力度；因計算機軟件開發和設計人員掌握電算化系統后臺操作權限，這也就可能出現數據被人為的非正常的修改，破壞了數據的真實性，因此要限制會計系統的開發人員出任出納工作以及運用會計系統進行會計記賬工作。必須建立相應的內部管理制度來規范工作流程以及會計人員的分工和責任。

2.4 對賬務處理手段的影響

會計電算化和傳統的手工記賬在會計核算與結算模式方面有很大的差異，手工記賬模式下的會計賬務處理是通過開具大量紙質單據、填制賬簿和報表來完成。在電算化會計的情形下，商品的交易基本實現“無紙化”，傳統的紙質賬務憑證被電子憑證、電子票據、電子賬簿所取代，且日常賬務的核算和比對可由系統自主完成。在資金結算方面也有較大的差異，傳統的手工記賬模式下主要通過現金交易和前往銀行網點轉賬，手續較為繁瑣。電算化會計模式下，主要交易方式為網銀劃轉，在交易完成的同時，通過電子數據和電子交易憑證在交易雙方之間的共享，實現資金的劃撥和稅務的抵扣，從而完成整個交易流程。這樣極大減輕了會計人員的負擔，并使得每筆交易的狀態清晰可見，從而使得壞賬的狀況得到了控制。

2.5 對會計賬簿的影響

會計賬簿，是通過一定的格式、標準、按時間時序分類系統地全面記錄和反映一個單位各項經濟業務事項的會計簿冊，是會計資料的主要載體和重要組成部分，是會計核算的中心環節，是企業編制會計報表、提供會計信息的主要依據。

會計電算化對會計賬簿的影響主要體現在總賬和分戶賬的核對方面。在手工記賬的條件下，會計賬簿主要被分為總分類賬簿、明細賬簿、序時賬簿和備查賬簿。賬簿的登記按照“依據合規、分工明確、登記及時、內容完整、確認準確”的編制要求來完成各類賬簿的的登記。在完成各類賬簿的登記后，必須要進行總賬和分戶賬的相互核對，也就是“總分核對”，賬簿之間的核對是確保會計數據無誤的關鍵所在。在電算化會計的條件下，各類賬簿的登記、匯總是由系統自動歸集處理來完成，這從源頭上確保了數據的準確性，無需進行總分核對。各明細類賬簿的凳記由于科目之間的對應關系，在其他的科目賬簿登記同步自動生成。大大減輕了費用類和成本類財務人員的工作量，使得他們有更多的時間和精力用在分析、預測和管理的細化上，從而推動財務自動化進程。

賬簿的格式分為三欄式帳頁(總分類賬)、五欄式帳頁(庫存物資明細賬)、多欄式帳頁(日記賬)、單欄式帳頁(預算經費支出明細賬)、數量金額式帳頁(固定資產明細賬)。且由于打印機的技術條件限制，打印輸出會受到賬簿格式的限制，這就增加了賬簿設計的難度。另一方面，在網絡會計時代打印紙質化的會計賬簿的必要性也是值得探討的問題。存儲在磁介質中的會計信息同紙質化的會計信息更有利于傳播。而隨著科學技術的發展，對海量數據的存儲只有電子介質才能勝任，如果要打印出來將會造成巨大的浪費。在電算化會計條件下輸出紙質會計賬簿是考慮到增加固態的會計檔案，其好處是有利于保存和查閱。在目前實現會計電算化的企業中較為通用的方式為在每個會計期末或審計檢查時統一輸出紙質會計賬簿。這樣就節省了人力成本和時間成本。因此，在會計電算化下的會計賬簿只是一種會計數據統計的形式，其主要以電子表格的形式表現，并非傳統意義上的手工賬簿。

會計電算化對于錯賬的更正也有較大影響，在傳統手工會計條件下，對于錯賬的更正，區分不同的情形采用不同的方法，主要有“劃線更正法”、“紅字沖減更正法”和“反方向記載更正法”等方法，均是在會計賬簿上的手工更改。在電算化會計的條件下，數據的輸入都要經過嚴格的借貸發生額平衡校驗、會計科目邏輯性校驗和數據完整性校驗，以保證不會出現數據輸入的邏輯錯誤。因此不存在劃線更正的情形，如果數據記錄出現問題需要更正，可采用的方法有：對于記賬憑證科目、方向錯誤或者金額多記，通常采用“負數沖正法”予以更正；對金額少記，則采用“補充登記法”予以更正，對于摘要錯誤、部門錯誤或項目錯誤，可直接更正。

2.6 對審計監督的影響

審計監督作用，對財務工作起著舉足輕重的作用。會計電算化對審計監督也有著重大影響，如何對實現會計電算化的企業進行審計監督是擺在審計人員面前的一項重大問題。由于計算機數據的可操作性并且可實現無痕跡修改，這就要求審計人員必須熟練掌握電算化會計軟件，了解數據輸入和修改的程序。在國外電算化會計發展初期，出現了大量利用計算機軟件系統進行經濟犯罪的案例，這主要歸結于當時會計系統的漏洞和相應的審計監督手段的缺失。所以我國作為電算化會計起步較晚的國家，要吸取以上經驗教訓，將計算機平臺審計監督和會計電算化發展同步推進，不留隱患。

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