人力資源管理中人事檔案管理創新策略探究

艾莉雯

摘要：現代機關事業單位以及企業中的管理工作更加傾向于人的管理，尤其是作為現代管理核心的人力資源管理工作更是也到了相關部門、企業的重視。人事檔案是人力資源管理工作的重要部分，也是企業信息化、數據的表現形式，其發揮著自己的重要作用。但是在目前情況下，相關單位的人力資源管理當中存在著或多或少的問題，這些都在一定程度上影響了單位的發展。本文主要針對現代有關單位人力資源的管理工作當中存在的人事檔案問題進行研究，探索更加實際有效的管理方式。

關鍵詞：人力資源管理 人事檔案管理 創新 問題

人事檔案管理在現代管理當中占據非常重要的位置，管理工作在很大程度上也是管人的工作，只有完善人事檔案的管理工作才可以在一定程度上提升企業的管理水平以及現代化水平。但是，隨著人力資源管理的深入發展，人事檔案的管理工作卻慢慢的淡出人們的視野，其作用逐漸的被人們所忽視。無論是企業、政府機關、公共管理部門等都存在一定程度的問題，所以，探索新的人力資源管理方式在現代企業管理管理之中顯得十分的重要。

一、人事檔案的重要性

1.提供基本信息

人事檔案是相關單位了解員工的重要重要手段，人事檔案承載著大量員工的基本信息，而且單位通過人事檔案可以對員工的家庭背景、工作情況、教育背景等有個初步的了解，可以掌握員工的個性、性格，了解了這些之后，可以有針對性的給員工安排合適的崗位，或者是有針對性的提升員工的素質等。

2.優化人員配置

人事檔案是員工個人性格、個人能力以及經歷的很好展現，只有通過人事檔案，管理者才可以較好的獲取以及掌握員工的信息，才可以把員工放到適合的崗位上，才可以實現人員的優化配置，實現經濟效益的最大化。

3.為長遠的戰略規劃作出參考

只有通過對人事檔案的詳細分析，管理者才可以獲得真實的員工信息，才可以了解單位對人才的需求，才可以掌握發展的動向，從而制定有利于發展的戰略計劃。

二、目前我國人事檔案管理工作中出現的一些問題

1.政府機關以及事業單位

在政府機關以及事業單位之中人事檔案管理工作存在的主要問題有：

（1）人事檔案管理工作內容過于片面。人事檔案不僅僅需要記錄員工的基本信息、家庭背景、工作經歷等自然情況，而且還需要記錄員工的才能、品格、工作成績等后天情況，但是政府機關以及事業單位中的人事檔案大多缺乏后者，有的單位的人事檔案僅僅記錄員工的姓名、生日、出生地等情況，而完全沒有員工的工作能力、業績表現等。所以，這種檔案完全不能夠成為選人以及用人的參考。

（2）人事管理的方法方式落后。最近幾年，隨著科技的發展，電子技術在辦公系統中的應用越來越普遍。許多單位已經跟上潮流的發展步伐，開始進入電子化、數據化管理的新時代，但是仍有一些部門管理的手段陳舊、方式落后，使得檔案的收集以及整理工作出現問題，檔案分散甚至丟失的情況時有發生，這些都大大降低了企業工作的效率。

（3）部分單位對于檔案管理工作重視不足。傳統的機關事業單位的檔案管理工作僅僅流于形式，員工的檔案也是紙質的呈現，歸檔之后便不再更新，甚至于檔案與員工的實際情況相差甚遠。這些都是管理者的重視程度不足造成的，檔案管理并沒有發揮實際的價值，而只是流于形式。

2.中小企業

在中小企業的人事檔案管理工作中存在的問題主要有：部分人事檔案沒有反映實際情況。與政府機關以及事業單位比起來，人事檔案失真是中小企業非常容易出現的問題。尤其是最近幾年科學技術的發展，電子信息技術的廣泛應用為學歷造假、身份造假、工作經歷造價等提供了條件，中小企業中個人信息失真的情況屢屢出現。對于這種現象，原因有如下的幾個方面：首先是造假者沒有本著實事求是的原則，沒有意識到造假是個違反法律的事情。其次，中小企業的人事檔案管理工作也出現了問題，審查工作出現了問題，部分的管理者個人素質有限，面對一些信息無法辨別真假，企業的管理者也沒有正確的渠道來有效地鑒別信息，從而只能被動的接受信息。這些問題不僅導致了企業對員工的評估產生偏差，而且還有可能給企業帶來一些不必要的損失。人事檔案丟失的現象頻繁發生。不僅僅失真的現象頻繁發生，而且檔案缺失的問題也廣泛存在。隨著市場經濟的出現，人員進入了廣泛的自由流動，這不僅打破了終身雇傭制，而且激發了市場的活力，使得資源得到優化配置。用工期限的縮短使得管理者更加不重視人事檔案的管理。

三、人力資源管理工作當中人事檔案管理的創新策略

1.提升管理者對于人事檔案管理工作的重視程度

經過如上幾個部分的分析，我們可以發現，不同的單位、部門人事檔案管理出現的問題都是管理者重視不足導致的，意識、觀念形態的問題是根本性的問題，管理者應該將其提高到戰略層面的高度上。比如我們在人事檔案中記錄員工的績效、員工的獎懲、員工的晉升等都是十分必要的，管理者通過這些有價值的信息可以很好地了解員工的個人特點、素質素養等，從而可以根據這些情況作出綜合分析判斷，選擇對員工進行培訓等，從而提升員工的工作能力。

2.強化人事檔案的時效性以及真實性

在人事檔案的整理中，過去我們通常是采用傳統的做法，采用手寫的方式來進行，所以其間隔的時間相對較長，這樣就及其容易產生失真的問題。為了改善這種情況，如今我們采用電子化的管理方式，有效地縮短檔案整理的時間，時時的進行更新，把員工最近的個人表現、績效考核等內容記錄下來，對檔案記錄的范圍進行合理的拓展，做好信息的分類以及補充，使得人事檔案的信息可以實現及時的更新。同時，還應該加強對于人事檔案真實性的鑒定工作，要及時的對人事檔案的內容進行清查，刪除一些無效的信息，保證員工人事檔案是員工情況的真實反映。

3.人事檔案管理手段的現代化創新

在進行人事檔案的管理的時候采用傳統的手工手段進行不僅降低了工作的效率，而且也降低了時效性，而先進的技術手段不僅實現了真正的自動化、網絡化以及一體化的管理，還有效地保證了人事檔案的真實性。紙張式的人事檔案不僅不客觀，而且導致了資源的浪費、空間的浪費，電子化的人事檔案則是綠色、環保的體現。隨著計算機網絡應用的普及，人事檔案的管理也實現了電子化、數據化，企業通過搭建一體化的平臺，資源共享，使得人力資源的管理更加的方便快捷。

總之，人力資源的管理工作在現代機關事業單位及企業的管理當中非常的重要，而人事檔案的管理又是人力資源管理的重要一環，所以，管理者應該提高對于人力資源管理的重視程度，從根本上意識到人事檔案是人才社會化活動的有效載體，是企業任用人才有效標準。人事檔案在選拔人才以及任用人才方面發揮了巨大的作用，為機關事業及企業的發展帶來了動力。尤其是在市場競爭日益激烈的今天，管理者必須轉變傳統的人事檔案管理觀念，將人事檔案管理放到機關事業單位及企業發展的前端，提升服務職能，為人力資源的開發以及管理奠定基礎，激發機關事業單位及企業活力，促進機關事業單位及現代企業持續創新發展。

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