婦幼保健工作檔案管理

何亞玲

摘要：婦幼保健專業工作要求的嚴謹性和婦幼保健工作日益增長記錄的產生，有必要對婦幼保健工作實踐過程產生的各式各樣可視聽記錄進行收集、整理、分類、排序、篩選、歸集和保存。通過對婦幼保健專業知識實踐、傳承和專業技術發展過程中各式各樣可視聽記錄的保留點、依據、期長、流程的歸納總結，婦幼保健工作產生并管理的檔案在實踐過程中被依法、有序、科學、安全地保留在特定地作為后續婦幼保健工作的參照。

關鍵詞：婦幼保健 檔案 管理

婦幼保健在工作實踐過程中產生的婦幼兩個保健系統管理記錄及其它特定科研項目的計劃、樣本記錄、統計資料、研究論文、一般工作計劃總結、經費投入的原始憑證等需要婦幼保健工作人員在進行婦幼保健工作的同時進行管理。對這項婦幼保健包含卻具備檔案保管性質的專項工作，中國婦幼保健雜志曾收納多篇專項論文從婦幼保健院、婦幼保健臨床工作點、國家婦幼保健人事檔案管理角度對其進行了實踐總結。它的產生是一個連續復雜循序漸進的過程，它的管理是與特定科研項目伴生的另一項特定的婦幼保健專項工作并且不能與之分割。婦幼保健工作檔案在產生和管理的過程中遇到的共同問題是婦幼保健工作記錄管理在哪里，依據什么管理，管理多久，怎樣管理，管理過程中出現問題怎樣解決，本文就上述問題作如下陳述。

一、婦幼保健檔案定義和目的

婦幼保健檔案是指一定范圍內的婦幼保健工作實踐涉及的一系列內容，包括婦幼保健工作特定實踐和科研項目計劃，收集到的眾多樣本，形成的科研論文；常規工作計劃總結、衛生部及市縣區級報表、涉及經費投入的成本核算、物資劃撥憑證報表等，在特定婦幼保健工作目的未實現前提下經婦幼保健專業人員及記錄管理者評估前，在一定期限內不能刪除作廢的形式以紙質、電子、文字、影聲像、圖片等存在的按一定規則保存著的可重復視聽記錄集合。婦幼保健專業檔案建立、管理的目的是實現婦幼保健專業知識實踐總結、參閱與傳承。

二、婦幼保健檔案管理點選擇

1.婦幼保健工作室

優點：保留若干婦幼保健論文形成基礎的樣本，若干婦幼保健實踐工作原始記錄，且所保存樣本分科分類相對單純，易檢索、易修改。缺點：樣本存儲空間有限，多年積累后，存儲空間相對不足

2.婦幼保健工作受測對象家中

優點：作為需要按時規律接受生長監測或產前檢查的婦幼保健工作對象，系統管理手冊留在受測試對象手中有利于受測對象自覺遵守受檢測時間和了解自己受測結果結論、指導意見。缺點：研究者需要對婦幼保健系統管理項目進行項目統計總結時，樣本記錄收集、統計難度大，實驗項目總結論證成文難。

三、婦幼保健檔案管理時間參照

婦幼保健留檔記錄期長，無專法可依，可采取專科實踐總結法，根本法、近似法參照。第一，婦幼保健工作實踐參照。婦幼保健工作檔案保健期長，有公式可參照T≥T1++T2 +T3。T為某婦幼保健科研項目樣本檔案保留時間，T1婦幼保健工作項目設計準備培訓時間，T2為收集完婦幼保健科研項目設計要求所必須樣本及隨訪記錄的社會必要勞動時間，T 3為工作總結形成，論文撰寫、修改、發表的一般社會必要勞動時間。第二，中華人民共和國檔案法》及其實施辦法僅提供檔案對外開放時限<30年或>30年。第三，《醫療機構病歷管理規定》管理時間參照：≥15或≥30年。

四、婦幼保健檔案記錄分類

1.按學科專業

A：兒童保健；B：婦女保健。

2.按用途分類

A：經濟憑證、資金劃撥憑據類；B：數據信息上報、共享的報表報告類；C：常規工作計劃總結類；D：專業專科技術思想總結的論文類。

3.按性質劃分

A：保密類；B：非保密類。

4.按記錄存儲介質劃分

A：紙質類；B：影像圖片類；C：電子類。

5.婦幼保健檔案記錄整理與歸集

A：樣本排序法：現有應用多年的全球各區約定俗成的基礎計數用類型碼供樣本收集整理排序用，使用原則按當地使用頻率最高向最低原則使用，一種類型碼使用于一次性整理工作切忌混碼使用，混碼使用需多次整理，且需要一種數碼對應一種數碼整理。第一，平面單位型計數用碼：純阿拉伯10位數碼、純羅馬5位數碼、.純希臘24位數碼……；第二，平面復位型計數用碼：日期碼、時間碼、姓氏碼、區域碼、條形碼等。

B：樣本歸集法。第一，散裝按規則整齊堆放；第二，散裝外包；第三，臺柜架裝；第四，仿書式裝訂；第五，前述綜合。

C：歸結裝訂物質選擇

一般原則需與檔案保管期長相匹配，檔案裝訂犢影響檔案保管期長，在選定時要考慮：存儲介質搞氧化性、搞霉變性、搞蟲蛀性、搞高低溫性、吸濕性。

五、婦幼保健檔案保留點地一般注意事項

第一，定期不定期整理歸集。第二，及時發現問題以檔案生產、整理、歸集、歸結、置放、管理規律找到正確方法解決清潔、除塵、溫濕度、光照、風控等行為需與檔案存儲介質及人員匹配。第三，婦幼保健記錄檔案中的錯誤。檔案在其產生至保管的整個環節中會發現管理的樣本上的顯著和不顯著錯誤。而這種錯誤與樣本制作責任人密切相關，這種錯誤一經發現一般直接找樣本制作人修改。婦幼保健檔案生產流程開展，功能性混用，很多時候這種方法不現實，可以根據專業樣本產生的基本規律和一定的邏輯性在婦幼保健檔案記錄中進行修改，但在原始樣本上修改后要留下修改人姓名和時間。

六，婦幼保健檔案失蹤、損失評估

婦幼保健工作者因為工作目的留檔，因此檔案損失通常包括以下三方面：

第一，經濟損失：作為物資劃撥憑證的檔案在物資劃撥前丟失會發生該類損失。第二，參考損失：頭幾年的樣本論文報表丟失，會令當年相同工作失去同環比參照。第三，時間損失：生產可供參照的丟失的同類檔案會付出幾乎與原檔案相同時間代價。

損失補救與下列因素有關：第一，發現失蹤時間。第二，參與檔案生產、整理、歸結、保管環節及人員多少。第三，檔案備份情況。第四，失蹤檔案多寡。

七、婦幼保健檔案失蹤、損失處置

依據婦幼保健專項統計學樣本收集論證成文的經驗和艾賓浩斯遺忘規律描述的記憶遺忘規律，檔案失蹤與損失有如下16種可能：

A前提：a自我無意；b自我故意；c他人無意；d他人故意。

B原因：a保留點記憶誤或遺忘；b保留規則變更，檔案規則相異納入、多規則納入；c保留點變更；d不經評估刪除、作廢。

C結果：42=16可能性。

AB中的aa結合對應的在現實中的必然性結果俗稱放失迷，AB中的dd結合對應的必然結果不告知相關人員俗稱失蹤、失竊。aa是婦幼保健檔案記錄發現失蹤后最常見的必然結果。管理正規的單位dc、dd不容易發生，一旦發生婦幼保健工作人員應依法采取補救措施。故檔案失蹤損失必然性有上述AB結合式中由aa→dd降低的一般規律，當一個婦幼保健工作實踐者發現自己的檔案失蹤與損失事實成立后宜第一時間循規律找尋和補救。

婦幼保健工作一個點可能出現記錄缺失和不完整，轉移、擴大區域則可能找。前者稱為婦幼保健檔案主體需要者檔案保留搜索視點限制性缺失或事實點保留缺失，后者稱為婦幼保健檔案主體需要者擴展或轉移視點搜索檔案保留完整。但因為婦幼保健工作檔案生產和管理的繁復性，婦幼保健工作檔案不能像病歷一樣有專法可依有專人管理，婦幼保健工作人員發生功能性混用后檔案主體需要者需要的少數檔案原始樣本在一定時限內可能真找不到。

參照文獻

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[3]易紅，徐斌.強化婦幼保健機構檔案管理[J].中國婦幼保健雜志，1999（11）