當代企業檔案管理信息化研究

馬金玉

[摘 要] 隨著改革開放的不斷發展，企業間的競爭也越來越激烈，企業規模不斷擴大，使得檔案信息量不斷增長， 檔案管理系統對一個國家的信息化和人才資源的管理具有非常重要的作用，因此必須提高檔案管理信息化的重視，創新檔案管理的理念，在管理人員、管理技術、管理制度等方面進行創造性的改變，完善相關制度，通過技術創新帶動管理創新，以理念創新影響管理創新。把握信息化管理的大趨勢，讓更多的行業受益于檔案管理信息化。

[關 鍵 詞] 檔案管理；信息化；改進措施

[中圖分類號] G275 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）24-0095-01

一、企業檔案管理信息化的必要性

（一）有利于提高檔案管理效率

現代信息技術的發展，互聯網的普及，為檔案管理方式提高了技術保證，擺脫了傳統的人工管理檔案管理方式，創新管理方式，實現管理的信息化。實行檔案管理信息化后只需要在計算機上輸入，就可以錄入和找尋到檔案信息，十分快捷，這樣不僅提高了檔案管理的效率，而且節省了人力、物力和財力。

（二）資源共享更加方便和快捷

新的檔案管理方式也使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網絡上搜索就可以找到檔案信息。而且可以實現跨地區查閱檔案信息，人們運用資料和查找資料也更加方便，檔案管理部門將現有的檔案進行系統管理，并且不斷提高管理系統的完善性，同時將檔案管理系統利用網絡實現資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時可以通過共享平臺來完善目前自己現有的檔案資源，提高了資源的共享效果。

（三）信息保存更加持久穩定

傳統的檔案管理是紙質檔案，隨著時間的增加，紙質保存起來比較困難，一定時間后還需要修復，而檔案管理的信息化可以解決這個問題，計算機網絡的存儲為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時間的限制。

（四）增加檔案管理的安全性

傳統的檔案進行傳送時可能會損害或者丟失，這樣補救比較困難，而計算機網絡的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計算機管理也提高了信息的安全性。

二、企業檔案管理信息化面臨的挑戰

（一）網絡媒介影響檔案管理的保密性

網絡的快速發展，為信息共享帶來方便的同時，也對檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰。由于檔案管理人員信息管理的安全意識不夠以及計算機技術的不成熟和黑客的惡意攻擊，使檔案管理的安全受到了極大挑戰，因此必須從管理人員與管理技術方面尋求改進措施。

（二）檔案管理部門之間合作意識不高

檔案管理工作中，由于競爭激烈使內部工作人員缺少合作意識，影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協調，實現信息處理自動化，提高信息管理效率和技術是現階段檔案管理信息化需要處理的關鍵問題。因此，提高檔案管理部門之間的合作意識十分重要，這關系到檔案管理的安全與效率。

（三）電子檔案的管理方式有待提高

電子檔案的大量存在使人們必須認真地思考其管理方式，從電子檔案的數據處理方式和數據保存方式及如何保證網絡流通中的安全進行創新。因此，要建立一個正確完整的科學管理方式，使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來前進。利用網絡技術進行文件的傳輸，可以有效地縮短傳輸的時間，保障了檔案資源的安全性，提高了檔案管理工作的效果。

三、企業檔案信息化管理的解決措施探討

（一）加強組織領導并統一管理

一個企業中有著許多不同職責的部門，但由于部門太多，企業始終沒有一套完整的檔案資料，導致企業改革的時候會出現很多問題，所以企業要把現代檔案信息化管理工作作為一項重要任務，并進行實際的操作。

（二）加強建立符合企業信息化內容的檔案管理體系

大中型企業檔案信息化管理的最基本條件就是建立和企業有關管理體系相連接的檔案管理體系。檔案管理體系的文件存儲格式、支持功能要多樣化，并能完美銜接紙質檔案管理的各個流程，實現現代檔案一體化管理。

（三）加強培養企業檔案信息化管理的人才

企業檔案信息化進程是由檔案管理人員的素質直接決定的，檔案管理部門要積極開展培訓課程，加強培養復合型的信息化管理人才。不僅要加強理論知識的培訓，還要加強實踐技能的培訓，更要加強理論與實際相結合的培訓。

（四）加強防護企業檔案信息化的網絡

為保證網絡的安全，企業檔案信息化管理要使用僅內部工作人員能使用的封閉式網絡，并在聯網時進行物理隔離。同時，為了在根本上保證網絡系統的安全，企業要建立檔案信息化網絡的安全管理制度。

總之，電子信息技術不斷得到進步和發展，企業檔案管理工作要以信息化管理為發展方向。企業檔案信息化管理過程中，信息技術的支持、管理工作者潛能的充分發揮，都是企業檔案信息化管理工作順利進行的必要條件。

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