基于Excel2016的班級管理圖表及制作

曹曄 聶靜

● 引言

Excel2016中，新增了直方圖、樹狀圖、瀑布圖、旭日圖、箱形圖、組合等6種圖表。這些圖表對有些數(shù)據(jù)所含信息的表達更為直觀、簡單，功能更強，應(yīng)用更廣。

小張老師是一所中職學(xué)校計算機應(yīng)用專業(yè)動漫設(shè)計班的班主任，經(jīng)常需要做一些直觀的數(shù)據(jù)分析。以下筆者將從他遇到的幾個具體問題入手，介紹Excel 2016的新增圖表及制作。

● 樣例一：用直方圖展示班級考試成績分布

1.問題及結(jié)果

期中考試結(jié)束了，小張老師拿到動漫設(shè)計班的成績表，如表1（a）所示，他很想盡快地弄清學(xué)生的成績總體情況。經(jīng)過幾次實驗，小張老師終于做出了如圖1所示的分布圖。從這張圖上可以清楚地看出，80分檔（76～80分）的學(xué)生占比最多，其次是70分檔（66～70）的學(xué)生，依次類推。低分段人數(shù)偏多，高分段人數(shù)偏少，以后要更加努力。

2.解決方案：運用直方圖，展現(xiàn)數(shù)據(jù)分布規(guī)律

小張老師是按以下步驟操作的。

（1）錄入數(shù)據(jù)。在Excel中錄入班級成績，如表1（a）所示。

（2）確定分數(shù)分段。

他的目的是想搞清每5分內(nèi)有多少人，于是設(shè)計出如表1（b）所示的分數(shù)取樣點。操作時，一般要將表1（b）與表1（a）設(shè)計在同一個sheet中。他一開始從60分起，每隔5分一檔，結(jié)果發(fā)現(xiàn)到100分時還不夠表的高度數(shù)，最后添了一格55分。當然，他最后弄明白了，分段數(shù)據(jù)是由自己根據(jù)實際情況定的，不一定要與數(shù)據(jù)源同高。怎么分段，就看你想知道哪些信息。也就是說，表1（b）中的數(shù)據(jù)由需要確定，若輸入時順序零亂，軟件會自動重排。

（3）分析準備。

一般在Excel安裝完成之后，為了提高Excel的運行速度，不常用的加載項都會被禁止，例如，“分析工具庫”就是被禁止的。所以在做直方圖之前，需要添加“分析工具庫”加載項。具體做法是，在“文件”菜單中，選“選項”，出現(xiàn)Excel選項工具欄，依次選擇“加載項→分析工具庫→轉(zhuǎn)到→分析工具庫VBA→確定”，即可完成添加。之后，在“數(shù)據(jù)”選項卡欄最右邊會顯示“數(shù)據(jù)分析”項，這是快速做直方圖的基礎(chǔ)。

（4）單擊“數(shù)據(jù)分析”，選擇“直方圖”，將彈出“直方圖”選項對話框。

（5）填入分析數(shù)據(jù)及輸出選項：①單擊“輸入?yún)^(qū)域”欄，拖選表1（a）全部成績欄內(nèi)容，姓名與科目名不選，表示你要對這些數(shù)據(jù)進行分析，數(shù)據(jù)不能有遺漏。②單擊“接收區(qū)域”欄，再拖選表1（b）“取樣點”的數(shù)據(jù)欄，所選的數(shù)字就是成績區(qū)間端點。③單擊“輸出區(qū)域”欄，然后在表1下方的適當位置拖選（一般不論大小），確認即可，表示要在此位置輸出信息。④選中“圖表輸出”復(fù)選框，表示要輸出的是一張圖表。⑤單擊“確定”，出現(xiàn)一張“接收、頻率表”（此處略圖），其中表中的“接收”表示分數(shù)區(qū)間端點，“頻率”表示在這個區(qū)間內(nèi)出現(xiàn)的得分人數(shù)。同時出現(xiàn)上頁圖1，這就是所要的結(jié)果。

（6）修改標題及注釋，并對圖形進行適當?shù)恼{(diào)整，即可得到滿意的結(jié)果。

3.結(jié)論

直方圖通常用來表達數(shù)據(jù)分布規(guī)律。如成績分布、學(xué)生來源地分布、學(xué)生體質(zhì)類型分布等，均可采用直方圖分析。

● 樣例二：用樹狀圖展示技能比賽結(jié)果

1.問題及結(jié)果

計算機應(yīng)用專業(yè)最近進行了一次技能比賽，共有4個班參加。各班的獲獎情況如表2所示。小張老師想對各班的情況有一個清晰的了解，但這張表卻有點讓人霧里看花的感覺。于是，經(jīng)過摸索，他做出了一張技能比賽獲獎情況分析圖，一下子豁然開朗，如圖2所示。

2.解決方案：運用樹形圖，展示整體與整體、部分與整體間的占比

小張老師是按以下步驟操作的。

（1）錄入數(shù)據(jù)。在Excel中錄入技能比賽獲獎情況表，如表2所示。

（2）生成樹狀圖：①選取表2中的全部有效數(shù)據(jù)，含班級名稱，但不含頂端行。②單擊菜單欄中的“插入”，再選中“推薦的圖表”。③出現(xiàn)插入圖表對話框。依次選中“所有圖表→樹狀圖→確定”。再修改標題，即得到如圖2所示的比賽情況分析圖。

3.結(jié)論

樹狀圖一般用于展示數(shù)據(jù)之間的層級和占比關(guān)系，以矩形的面積大小表示占比大小，以顏色區(qū)分類型。在這張圖中，顏色相同者為同一班級，班級的得獎總數(shù)處在第一層，班級內(nèi)的得獎數(shù)處在第二層。它把班級獲獎的總數(shù)、班內(nèi)分類獎項、各班單項數(shù)目及對比等，均展示得很清晰。但是，當層級太多時，樹狀圖則無法顯現(xiàn)優(yōu)勢，這時可采用旭日圖表示，此處不再討論。

● 樣例三：用瀑布圖管理班費收支

1.問題及結(jié)果

班上每學(xué)期有一定數(shù)量的班費，但錢花在了哪些地方，哪些項目支出多，哪些支出少，小張老師希望有一個直觀印象。他經(jīng)過研究，做出了如圖3所示的收支分析圖。這張圖上，一學(xué)期共花了900元，節(jié)日活動支出最多（354元），物品損壞花費最少（75元）。看到這張圖，大家都能對各項開支清清楚楚。

2.解決方案：運用瀑布圖，展示個體與整體、個體與個體間的對比關(guān)系

小張老師是按以下步驟操作的。

（1）錄入班費收支情況如表3所示。

（2）制作收支瀑布圖：①選中表中全部內(nèi)容，含標題。②參照樣例二第二步的②和③，選“瀑布圖”，確定，生成圖形雛形。③單擊兩次“總計”處，再擊右鍵，會彈出菜單，選“設(shè)置為總計”，則“總計”柱形圖會自動翻轉(zhuǎn)下來，如圖3所示。④修改標題等內(nèi)容，得到最終結(jié)果。

3.結(jié)論

瀑布圖是一個既簡單又實用的圖表，若既想知道部分與整體之間的比重關(guān)系，同時要進行內(nèi)部相互之間的大小比較時，可用它表示。

● 拓展與建議

旭日圖通常用來表示比樣例二更為復(fù)雜的數(shù)據(jù)層級對比關(guān)系，是多層環(huán)形帶扇區(qū)的圖形。箱形圖顧名思義，數(shù)據(jù)一般在一個箱子里，若有超出者，則屬于異常，通常用來展示“與眾不同”“危險”“優(yōu)異”等。組合圖就是把Excel中定義的某兩個及其以上圖表組合起來，以前處理這些問題比較費事，現(xiàn)在則可以一并完成。建議讀者可以自制數(shù)據(jù)模型進行相應(yīng)圖表的制作。