基于WEB三層架構的科研經費精細化管理系統設計

馬　靜，李永革（核工業西南物理研究院，成都 610225）

基于WEB三層架構的科研經費精細化管理系統設計

馬靜，李永革
（核工業西南物理研究院，成都 610225）

隨著國家對科研項目經費投入力度不斷加大及科研經費管理要求的不斷提升，“精細化管理”越來越成為科研經費管理過程中重點關注的對象。該系統基于對科研單位經費管理工作需求的分析，圍繞科研項目的經費使用的細節與過程，采用三層架構，B/S結構，以ASP.NET及ExtJS作為開發框架，運用C#及JavaScript、SQL Server數據庫等WEB技術，設計開發了一套涉及項目預算內容、采購過程內控（計劃及采購審批）、合同及綜合統計等工作的網上綜合經費使用過程管理系統。目前，該系統已應用于日常科研管理工作中，實現了通過預算控制采購計劃，并結合計劃、采購審批以及合同執行情況可動態準確地反映經費執行情況，達到了經費的精細化管理目的，提升了綜合管理效率。

科研經費；B/S架構；ASP.NET；精細化管理

0　引言

隨著我國科技事業的迅速發展和綜合國力的不斷增強，國家對科學研究經費投入大幅上升，經費來源渠道也越來越多元化、層次化。為進一步改善和加強對科研經費的管理，國家出臺了一系列科研項目管理辦法，對科研項目管理要求也越來越高，在經費使用上的要求也越來越規范細致。在此形式下，科研單位承研的項目課題的種類、數量及經費都大幅增加，傳統的手工記錄或者簡單借助本地化電子文檔等所進行的科研經費管理方式，在信息的收集、存儲與分析利用上變得愈發“捉襟見肘”，無法適應新的管理要求。本文通過對本單位科研經費管理現狀的分析，提出采用WEB技術，使用信息化手段來建立一套科研經費綜合管理系統，強化經費使用規范性，實現經費預算實施過程中的事前、事中事后控制，讓管理人員及課題人員可以準確實時掌握經費執行情況，以達到經費使用管理的精細化目的，從而提高管理效率，規范科研經費的使用，降低管理人員的勞動重復及強度。

1　系統需求分析

本系統主要服務于科研項目執行過程中經費的控制管理，實現對課題經費預算、計劃、采購審批以及合同的全過程管理，直接面向科研人員、課題負責人及業務管理部門人員等受眾，重點解決在傳統管理手段下經費使用的管理難題，即：①業務管理部門無法有效的管理大量課題的預算以及計劃內容，無法

基于對上述問題的分析，系統設計的主要功能應包括以下重點模塊：

（1）科研項目預算內容的登記及變更管理；

（2）按照預算科目、內容以及可用預算金額對采購計劃進行預算符合性審查；

（3）按計劃啟動相關采購審批流程，審批通過后啟動合同簽署及執行的跟蹤管理；

（4）實時統計 4個階段的經費情況，并給出可用經費額度用以指導后續經費計劃的制訂；

（5）根據各階段的時間節點及辦理結果給予相關人員相應的提示消息；

（6）根據各類人員所管轄的課題預算范圍的不同，進行分級權限管理，并在業務辦理過程中自動產生或電子化歸檔科研項目的文檔。

2　系統架構及開發技術

根據系統設計需求，考慮到科研管理中用戶分散的應用場景以及系統的可維護性和擴展性，系統采用數據訪問、業務邏輯、表示的3層架構設計，使用B/S工作模式，ASP.NET及ExtJS開發框架，C#及JavaScript、SQL Server數據庫等WEB技術進行開發，并按瀏覽器+Web服務器+數據庫服務器的三層結構部署應用。系統整體架構圖見圖1。

圖1　系統整體架構圖

系統管理的業務數據對象包括課題權限、項目課題、課題預算、采購計劃、審批簽單、合同等數據，采用數據庫SQL Server存儲；數據訪問層封裝了標準的數據操作及相關事務處理。業務邏輯層結合政策和業務管理的要求，提供包括預算符合性審查、業務辦理超期檢查、動態經費控制與統計，課題管理權限等業務規則，提供短信及郵件消息通知服務。同時利用現有辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）菜單管理功能，將經費管理功能界面集成到OA系統中，由OA系統完成人員身份及功能權限的驗證，實現對OA系統用戶經費管理權限的控制。

3　系統主要功能

系統針對科研業務過程中經費的控制管理設計，主要功能涵蓋經費使用過程管理中的4個步驟，即：預算管理、計劃管理、采購審批、合同管理以及1個動態經費使用情況查詢功能；同時提供包括分級權限管理、課題及預算科目管理、消息通知和資料掃描歸檔等輔助功能。下面對主要功能及流程進行概要分析，系統主要界面功能結構見圖2。

3.1經費過程管理

（1）預算管理：由業務管理人員使用，按照課題批復的預算內容分科目錄入或從Excel導入，并根據實際情況和管理規則對預算進行調整。

（2）計劃管理：根據課題管理權限，由計劃管理員在課題相應的預算項下進行填報或調整，并交由業務管理部門進行審批。在此過程中，系統通過預算符合性檢查業務邏輯，對超預算金額的計劃進行提示，對超預算金額的設備采購給予限制。

（3）采購審批：由課題人員根據通過審批的計劃一對一啟動采購簽單，上傳調研說明材料，對超計劃金額的采購申請進行提示；業務管理部門對照預算、計劃、調研材料進行采購簽單預審后，進入手工的采購評審流程；評審結束后，在系統完成評審結果記錄，將審核意見、采購紀要等相關紙質材料掃描歸檔。

（4）合同管理：包括合同審查、登記、付款及驗收等功能。采購審批通過后，由課題人員啟動合同審查會簽及付款程序；登記合同主要信息（付款計劃，驗收條款、按合同實際進度和付款計劃啟動相應階段的付款流程，系統中按合同類別及驗收條款形成合同驗收單、完成合同驗收登記，同時對紙質合同審查會簽、合同、支付申請及驗收單等文檔掃描歸檔。

圖2　系統主要界面結構圖

3.2系統輔助功能

（1）人員及角色分級權限：分為菜單功能權限管理和課題權限管理兩個方面。功能權限控制可以操作的菜單功能，課題權限設定所管轄的課題，并通過角色分級控制課題組不同類型人員可操作的數據范圍，例如，角色是組員的只能查看與自己所填報采購相關的數據，課題組組長則可查看其所負責課題下的所有相關數據。

（2）項目課題及預算科目：由管理人員使用，在系統中建立各個項目課題和各類預算科目。

（3）消息通知：消息通知服務把調用模塊的輸出，通過短信和郵件通知到相關負責人，包括步驟辦理結果、超時催辦及下一步操作提醒。

（4）資料歸檔管理：各流程中自動產生的文檔，都由系統產生唯一標識號并在文檔上打印對應的條形碼，在完成手工會簽后，通過條碼識別和文檔掃描對該文檔及相關附件進行電子歸檔備查。

3.3動態經費執行狀況查詢

在實際的經費管理過程中，預算、計劃、采購審批以及實際合同四個階段所涉及的經費在金額上存在差異，如果不能同時動態統計，會造成經費管理失控。例如，在以財務發生數據為準安排后續科研采購計劃時，易造成科研實際開支超出預算；而單純以計劃數據為準時，如果實際采購通過技術方案改進、招投標、比價等形式降低成本時，又易造成經費結余過多。因此系統需要一個可以動態準確反映當前經費情況的功能。

動態經費執行狀況查詢通過業務邏輯層的動態經費統計服務實現（見圖3）。該服務可實時按課題進行總體或預算科目分類查詢未執行的計劃金額、未簽合同的采購單金額、合同金額，計算出相應的已經安排的經費金額，與該課題的預算金額相比估算出相對準確的總體或預算科目結余經費 （計算公式：目前結余金額=預算金額-未執行計劃金額-未簽合同的采購單金額-合同金額）。

圖3　經費動態執行狀況功能圖

管理部門和課題負責人均可通過此功能可以全面掌握所管轄的課題的經費執行的動態情況，便于及時進行下一步采購計劃的安排；同時該功能還可以按業務管理要求對于逾期業務進行提醒，包括未按時啟動采購審批的計劃、未及時簽署合同的審批簽單、未按合同付款計劃及時支付款項的合同等，系統通過超期未執行檢查及消息通知服務給相關負責人發短信和郵件進行提醒。

4　系統界面實例及實施效果

本系統投入使用后，已經對我院在研的43個項目，155個課題進行了管理，系統中建立了所有課題基本信息和預算信息，并在日常業務辦理過程中記錄了課題每一筆經費過程，能夠準確及時地統計出各個課題的經費使用情況。下面對系統的兩個典型工作界面進行概要介紹：圖4是一個典型的經費執行情況的查詢界面，右欄反映了該課題不同預算類別和具體的預算內容，以及預算金額和目前已經使用的經費，左欄可查看具體的計劃、采購簽單和合同支付金額等明細信息，其中紅色反映了未按付款計劃進行付款的合同。此界面能夠直觀反映出課題經費使用情況，用于監督和查詢課題經費的執行情況。圖5是個典型業務辦理流程，反映在采購簽單審批過程中各步驟的辦理時間和結果，并實時提示簽單對應預算計劃的信息，提高了辦事效率。

圖4　課題經費執行情況查詢界面

圖5　采購簽單審批管理界面

同時，系統完整記錄了經費執行過程每一步驟發生的時間，我們使用這些數據完成了對課題的預算外、計劃外采購率，計劃按時啟動率，合同按時推進率，以及預算經費完成率等信息的統計分析，為課題的績效考核提供了客觀的關鍵數據，強化了課題經費的控制管理。

5　結語

本套系統的研發和應用對于科研經費管理和推動科研任務的順利推進提供了有效幫助，通過經費使用過程的四個階段的控制管理，強化經費使用規范性，實現經費預算實施過程中的事前、事中、事后控制。提升了單位科研管理的信息化水平，在科研精細化管理上邁出了堅實的一步。接下來還將繼續完善各個功能模塊和按照需求繼續開發新模塊，比如將經費管理系統與財務部門進行對接，更加實時掌握使用經費情況；實現把招投標的信息自動地對外公布，以及系統中各項數據的行為分析等方面。用信息化的手段將科研精細化管理做到實處，并且提高工作效率，使科研任務更好地推進。

注：馬靜，通訊作者

主要參考文獻

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F270.7

A

1673-0194（2016）17-0093-05

2016-05-16清晰地進行計劃的預算符合性審查；②業務管理部門和科研人員無法準確掌握經費使用情況的實時動態，易造成經費的不合理超支或結余。