視頻會議系統(tǒng)在某大型集團性企業(yè)應用中的經(jīng)濟效益和管理效益淺析

宋　鑫，楊　冀（中交投資有限公司，北京 100029）

視頻會議系統(tǒng)在某大型集團性企業(yè)應用中的經(jīng)濟效益和管理效益淺析

宋鑫，楊冀
（中交投資有限公司，北京 100029）

大型集團性企業(yè)面臨著業(yè)務系統(tǒng)龐大、人員眾多、分支機構(gòu)位置較為分散、溝通成本較高等問題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，為實現(xiàn)降本增效，越來越多的大型企業(yè)開始嘗試采用視頻會議模式召開會議。本文通過闡述視頻會議系統(tǒng)的建設(shè)模式、運維方法、使用情況等淺析視頻會議系統(tǒng)給大型集團性企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益和管理效益。

視頻會議；企業(yè)應用；經(jīng)濟效益 ；管理效益

1　前言

大型集團性企業(yè)面臨著人員眾多、業(yè)務系統(tǒng)龐大、位置分布較為分散、溝通成本較高等問題。隨著社會的進步和技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)管理者通過利用科技手段提高效率、降低成本。視頻會議系統(tǒng)在大型集團性企業(yè)中應用就是其中之一。視頻會議系統(tǒng)可以實現(xiàn)應急指揮、工作部署、決策會議、業(yè)務研討、調(diào)度及培訓等功能。為公司總部與分支機構(gòu)進行溝通交流提供多媒體網(wǎng)絡平臺，在提高管理及行政辦公方面產(chǎn)生了極好的效果，降低會議和培訓等各種費用開支。不但提升了企業(yè)的溝通效率，同時也取得了良好的經(jīng)濟效益和管理效益。

某大型集團性企業(yè)于2014年下半年投資建設(shè)了視頻會議系統(tǒng)并于2015年1月正式上線試運行。本文通過闡述該企業(yè)視頻會議系統(tǒng)的建設(shè)模式、運維方法、使用情況等淺析視頻會議系統(tǒng)給大型集團性企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。

2　系統(tǒng)建設(shè)方案

對于大型集團性企業(yè)來說，因其具有業(yè)務領(lǐng)域廣、執(zhí)行模式多，分支機構(gòu)規(guī)模層次不齊等特點，視頻會議系統(tǒng)在建設(shè)期間要結(jié)合公司發(fā)展實際考慮，使其既能滿足企業(yè)綜合需求又不浪費資金。

下面以一般大型集團性企業(yè)公司總部與分支機構(gòu)之間的視頻會議系統(tǒng)為例，以實現(xiàn)語音、視頻、圖像、文字等信息的傳遞，實現(xiàn)遠程會議、管理培訓、項目溝通等視頻應用為建設(shè)目標，具體闡述系統(tǒng)建設(shè)過程。

2.1系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)架構(gòu)分為兩級，總體架構(gòu)如圖1所示。

圖1　系統(tǒng)總體架構(gòu)

2.2系統(tǒng)功能

視頻會議系統(tǒng)是架構(gòu)在一個完善的、高性能的TCP/IP網(wǎng)絡基礎(chǔ)之上的。本次包括公司總部主會場和多家分支機構(gòu)，并可隨時按照需求進行擴容。系統(tǒng)建成之后應能夠?qū)崿F(xiàn)以下功能：

（1）支持公司總部與各分支機構(gòu)召開如生產(chǎn)經(jīng)營工作等多點視頻會議等；支持多種會議控制模式，如語音激勵模式、導演控制模式、輪巡模式、多分屏模式等；支持會議預約管理；支持會議加密管理；支持會議的存儲和直播；可控制遠端會場攝像機，包括鏡頭的上下、左右、拉近與拉遠。

（2）支持公司總部與各分支機構(gòu)召開管理制度宣貫解讀，人力資源管理、財務管理、公文管理、信息化管理等多種培訓，可同時進行培訓人圖像及培訓內(nèi)容的傳遞 （如PPT、Word、Excel、Pdf、rmvb等格式）；能夠?qū)⑴嘤栠M行錄制，方便存檔、點播。

2.3設(shè)備方案

2.3.1公司總部

公司總部配置1臺高清MCU、1臺高清錄播服務器、1套高清視頻會議終端。其中，MCU、錄播服務器置于機房。由于公司總部中心節(jié)點數(shù)據(jù)流量較大，作為整個會議系統(tǒng)的樞紐，MCU直接連接到網(wǎng)絡系統(tǒng)的核心交換機上，避免下級交換機負擔過重數(shù)據(jù)流量時出現(xiàn)性能瓶頸，影響視頻數(shù)據(jù)流的傳輸質(zhì)量。一套高清視頻會議終端置于主會場禮堂會議室、一套高清視頻會議終端置于小型會議室。兩套視頻會議室可分別召開不同會議，通過樓層交換機接入網(wǎng)絡。

2.3.2分支機構(gòu)

分支機構(gòu)分別配置一套高清視頻會議終端設(shè)備及其配套的攝像系統(tǒng)、發(fā)言系統(tǒng)和顯示系統(tǒng)，通過信息專網(wǎng)實現(xiàn)與公司總部連接。

考慮到經(jīng)濟性等因素，一些周期短、規(guī)模小的公司采用桌面軟終端方式進行試用，通過VPN接入的方式可接入到公司總部主會場參與會議。使用軟終端的分支機構(gòu)需在PC機或筆記本安裝桌面終端軟件。

2.4網(wǎng)絡方案

2.4.1公司總部

為了保證公司總部主會場視頻會議效果，總部在召開會議時需要限制其他系統(tǒng)大數(shù)據(jù)量的傳輸，需要配置一臺網(wǎng)絡流量控制設(shè)備保障視頻會議的帶寬條件。同時，總部要配備一條專門用于視頻會議網(wǎng)絡組建的路由器一臺，用于專線接入。

2.4.2分支機構(gòu)

與視頻會議系統(tǒng)同步，公司需要開展連接公司總部與分支機構(gòu)信息專網(wǎng)的建設(shè)。建成后，總部到分支機構(gòu)將具有一條2M SDH專線，為視頻會議系統(tǒng)的運行提供了良好的網(wǎng)絡條件。在閑時，此部分帶寬也將能夠用于公司總部與分支機構(gòu)之間其他業(yè)務相關(guān)數(shù)據(jù)信息的傳遞與共享。分支機構(gòu)需配置一臺與總部同型號路由器，用于專線接入，并配置一臺交換機用于視頻會議設(shè)備單獨VLAN劃分，以保證視頻會議效果。

3　系統(tǒng)建設(shè)及運維情況

3.1系統(tǒng)建設(shè)

某大型集團性企業(yè)視頻會議系統(tǒng)自2014年9月起，經(jīng)過了市場及需求調(diào)研、確定立項、供應商招標、方案設(shè)計、系統(tǒng)實施及測試等階段首批建設(shè)單位于2015年1月實現(xiàn)視頻會議系統(tǒng)上線試運行。

全系統(tǒng)建設(shè)分為兩步開展。一期視頻會議系統(tǒng)建設(shè)范圍包括某大型集團性企業(yè)總部及10家下屬項目公司，項目公司視頻會議系統(tǒng)區(qū)域涵蓋率達到45%，覆蓋該企業(yè)主要項目公司。根據(jù)該企業(yè)實際業(yè)務需要，二期陸續(xù)有12家單位跟進視頻系統(tǒng)建設(shè)。截至2015年底，公司視頻會議系統(tǒng)共設(shè)置23個視頻會議終端，其中11個為視頻會議硬件終端，12個采用視頻會議軟件終端。視頻會議系統(tǒng)已實現(xiàn)該企業(yè)所屬項目公司所在區(qū)域全覆蓋。

3.2系統(tǒng)運維

為加強該企業(yè)視頻會議系統(tǒng)管理，保障視頻會議系統(tǒng)規(guī)范有序使用、安全穩(wěn)定運行，確保視頻會議質(zhì)量和效果。該企業(yè)于2015年初制訂并印發(fā)了《×××公司視頻會議系統(tǒng)管理辦法》，各單位設(shè)置2名視頻會議支持人員，并建立“視頻會議管理”即時通信聯(lián)絡機制。

4　系統(tǒng)使用情況

自視頻系統(tǒng)啟動運營以來，多次參加上級單位組織的各類會議，多次召開企業(yè)內(nèi)部會議。會議過程聲像清晰、系統(tǒng)運行穩(wěn)定、應用效果良好。截至2015年底，使用視頻會議系統(tǒng)召開各類會議33次，其中上級單位會議 11次、企業(yè)內(nèi)部會議22次。視頻會議系統(tǒng)的應用有效地拓寬了信息傳遞渠道，增強企業(yè)總部工作調(diào)度和應急指揮能力。

5　效益分析

目前，該企業(yè)視頻會議系統(tǒng)已實現(xiàn)對所屬項目公司全部區(qū)域及與集團視頻會議系統(tǒng)的互聯(lián)互通。該系統(tǒng)自建設(shè)、上線運行以來，取得了較好的經(jīng)濟效益和管理效益。

5.1經(jīng)濟效益

在系統(tǒng)建設(shè)方面，該企業(yè)視頻會議系統(tǒng)一期建設(shè)預算250萬元，通過有效的項目過程管控。在滿足實際需要的前提下，優(yōu)化系統(tǒng)配置及設(shè)計。最終一期工程實際建設(shè)費用196萬元，節(jié)約54萬元。二期陸續(xù)有12家單位采用軟終端的方式跟進視頻系統(tǒng)建設(shè)，節(jié)約費用235.2萬元。視頻會議全系統(tǒng)建設(shè)共計節(jié)約289.2萬元。在系統(tǒng)運維方面，采用軟硬終端結(jié)合的方式構(gòu)建的視頻會議系統(tǒng)，有效節(jié)約了專線鏈路費用。12個軟終端的設(shè)置，僅鏈路費用較硬終端每年就可節(jié)約64.8萬元。在系統(tǒng)使用方面，根據(jù)該企業(yè)的視頻會議記錄，2015年通過視頻會議系統(tǒng)舉辦的各類會議 33次，京外參會人數(shù)超過2 500人，節(jié)約差旅費用百萬元以上，有效地降低了會議成本。

5.2管理效益

視頻會議系統(tǒng)的建設(shè)與應用，彌補了傳統(tǒng)現(xiàn)場會議的局限，除了節(jié)約差旅成本，也帶來了顯著的管理效益。一是提高信息傳遞時效性。有利于所屬項目公司快速了解上級單位和該企業(yè)有關(guān)精神和要求。上級單位每年召開的重要會議和組織的重要培訓，可通過視頻會議系統(tǒng)直接傳達到項目公司，便于項目公司及時貫徹落實。二是實現(xiàn)遠程的“面對面”溝通。企業(yè)分管領(lǐng)導和業(yè)務主管部門可通過視頻會議系統(tǒng)，隨時了解運營項目生產(chǎn)經(jīng)營情況，并提供指導和幫助，實現(xiàn)了有問題實時匯報、及時處理。達到了降本增效、開源節(jié)流的效果。

6　結(jié)語

視頻會議系統(tǒng)已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的會議模式并帶來深刻的變革。在跨公司、跨地域的不涉密的各類精神傳達會、應急指揮、工作部署會、專項工作會、學術(shù)報告、業(yè)務討論和業(yè)務培訓會等方面均可通過視頻會議系統(tǒng)進行，為企業(yè)進一步轉(zhuǎn)變管理方式，提升管理水平提供了強有力的技術(shù)支持。同時，可做到降低時間成本、節(jié)省開支、避免不必要的差旅和接待、提高效率，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和管理效益雙贏。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.046

F270.7；TP315

A

1673-0194（2016）17-0099-03

2016-04-22