淺議做好企業人事檔案管理工作

摘 要：人事檔案是我國人事管理制度的一個重要特色，對發掘、使用、管理人才具有重要作用，也是人力資源開發管理和人才政策制定的重要依據。本文結合企業實際，從人事檔案的性質和作用、問題及改進措施三個方面進行探討。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

人事檔案管理是人事部門的重要工作之一，涉及職工切身利益，關系到人力資源的充分合理調配使用，也是企業選人、用人的重要參考資料。做好人事檔案管理需要認真分析現狀，并從提高認識、完善制度、強化管理等方面著手。

1 人事檔案的性質和作用

人事檔案是企業在人事管理活動中形成的記述和反映員工個人及其家庭等基本情況的原始資料。將員工在不同單位的工作、學習、待遇、獎懲等資料按照時間先后順序、分類有序裝訂成冊匯集成員工人事檔案。人事檔案主要包括員工本人“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）、工作經歷及業績、獎懲、薪酬等級標準、員工家庭成員及社會關系等內容。員工專業技術資料、繼續教育資料也是人事檔案的組成部分。員工人事檔案由所在單位人事部門負責建設和管理。

人事檔案是員工社會經歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作狀況、獎懲等方面情況。人事檔案具有原始性、真實性和完整性，檔案資料的唯一性和不可修改性決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在選人用人、人才流動、職稱評聘、工資晉升、參加并享受社會保險、供養直系親屬待遇等方面起著重要的依據和查考作用。

2 目前人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案遺失，檔案資料缺失、破損，檔案記載內容前后矛盾等是當前員工人事檔案問題的突出表現。影響企業和社會穩定，影響員工待遇，造成人事部門工作被動。

2.1 單位領導重視程度不夠

檔案工作不直接創造利潤，個別領導口頭重視，行動上忽視。由于單位領導對人事檔案工作認識不足，重視程度不夠，導致對檔案工作疏于領導和管理，這也是產生一切問題的根源。

2.2 檔案管理人員配備不當

許多人事部門缺乏檔案專職管理人員，因檔案管理人員身兼多職而忽略了檔案管理工作，兼職人員只能疲于應付，經常出現抽調幾個人突擊搞清理、建檔案的情況，致使檔案管理質量不高。檔案管理工作具有專業性和技術性，個別檔案管理人員沒有經過系統學習培訓，缺乏檔案管理的基本知識和技能，業務能力偏低。部分檔案管理人員責任意識淡薄，工作馬虎，常處應付狀態。檔案管理人員變動頻繁也是不合理現象，因為檔案工作也有了解、熟悉、熱愛的過程，不宜頻繁變動。

2.3 檔案材料缺失

由于員工調動單位，單位未及時將檔案資料轉移到新單位，或者轉移、管理不善，導致員工檔案丟失，出現個別員工無檔案的嚴重情況；檔案管理人員工作疏忽，該進入本人人事檔案的資料未及時裝入，導致個別員工人事檔案資料缺失；個人員工隨意填寫檔案資料，單位人事部門未進行嚴格審核，導致個人檔案資料記載的內容前后不一，甚至出現矛盾的情況，個別員工出現幾個年齡、幾個工齡，為認定員工相關信息帶來麻煩，為今后檔案資料的使用帶來諸多問題。

2.4 硬件設施配備不到位

個別單位缺乏專門的檔案保管室、檔案柜、除濕、除塵、除菌設施設備、辦公電腦等，或配備的檔案管理設施設備質量沒有達到要求。因硬件配備不到位出現個別檔案潮濕、蟲蛀、霉變等情況。

3 加強人事檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理工作重要性認識

首先要強化檔案意識，從領導到工作人員都要充分認識人事檔案在人事工作中的基礎作用，清楚人事檔案的社會價值。要加強領導，提高管理水平。

3.2 提高檔案工作人員素質和能力

配備檔案管理專職人員，人事檔案的建設和管理是常態化的工作，堅持檔案管理人員要經常清理每個員工的檔案資料的完整性和準確性，發現問題及時補充完善，避免因時間太久資料無法查證和補充完善的情況；保持檔案人員相對穩定，做到不頻繁變動檔案人員。檔案人員不僅要懂檔案管理業務，還要懂得人事業務，更要具有保密意識和嚴密的工作紀律、原則意識。要通過教育和培訓提高檔案人員的素質和能力，不斷提高其業務能力和工作責任心，要有高度的責任意識，要以對企業、對員工高度負責的態度去從事檔案工作。

3.3 健全完善并嚴格執行檔案管理工作制度

通過建立和完善諸如《人事檔案建設與管理工作制度》、《人事檔案保管使用工作細則》等一系列規章，使人事檔案從建檔、保管、使用、轉移及設施設備和檔案管理人員配備等各個環節有章可循，嚴密工作制度和紀律，為搞好人事檔案管理奠定制度保障。嚴格執行各項檔案管理制度，加強工作檢查和抽查，發現問題加大處罰力度，激勵單位搞好人事檔案管理。

3.4 創新管理模式

發達的網絡平臺和互聯網技術，為創新人事檔案管理手段提供了條件。一是掃描檔案。將三齡一歷、職務任免、職稱評聘等重要檔案資料掃描儲存，建立員工電子檔案。二是推行電子網絡檔案。將掃描的個人檔案建立成員工個人檔案數據庫，方便領導和人事部門使用，提高管理水平和工作效率，使人事檔案正真成為領導和部門選人、用人的工具。

4 結束語

企業人事檔案管理地位突出，意義重大，確保檔案內容真實準確、規范完整，提高檔案管理水平是擺在各級領導特別是人事部門面前的一項系統工程，要加強領導，嚴密管理，使人事檔案管理在企業生產經營中發揮應有作用。

參考文獻

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[2]李璇，淺談人事檔案管理[J]，企業科技與發展，2012（12）.

[3]寧芳芳，人事檔案管理的現狀與發展[J]，活力，2009（9）.

作者簡介

周殿富（1964-），男，政工師，四川省委黨校函授學院本科畢業，從事人事勞資管理工作。