信息化條件下會計檔案的電子化管理探討

摘 要：隨著網絡技術的發展，促進了會計領域的信息化進程，傳統的會計檔案管理方法已經不再適應現代檔案管理的需求，會計檔案管理的信息化成為檔案管理發展的必然趨勢。信息化條件下，檔案種類不斷增加，檔案數據也逐漸增多，一定程度上給電子檔案管理造成了較大的困難，如何實現會計檔案的電子化管理成為眾多企業研究的重點問題。本文就我國會計檔案電子化管理存在的問題進行分析，進一步探討加強會計檔案電子化管理的主要策略。

關鍵詞：信息化；會計檔案；電子化；管理

信息化的深入實現了會計電算化，會計工作其他領域也向著信息化的方向發展，檔案管理的信息化成為現階段人們關注的核心內容。在信息技術的輔助下，財務人員建立了無紙化信息資源共享系統，原有的手工記賬憑證和手工登記的賬本檔案也逐漸被電子化檔案所取代，傳統的管理模式逐漸被淘汰，但是現有的管理模式對會計檔案也不能夠實現全方位的管理，主要原因在于會計檔案的電子化管理存在一些問題，影響了檔案管理的效率，需要對這些問題進行解決，就應該加強電子化檔案管理方式的創新和改革。

1 當前我國會計檔案管理存在的問題分析

（一）電子化檔案管理人才缺乏

信息化背景下，會計檔案電子化已經普及，但是由于會計檔案電子化管理實施的時間較短，一些單位的會計人員以及單位負責人員對計算機文件的內容不是很了解，并且沒有積累會計檔案實施電子化管理的經驗，很多財務人員只會打印紙質檔案，對電子檔案的存單管理以及檔案備份工作的處理難以進行有效的實施，一定程度上影響到會計檔案的完整性。此外，由于大多數企業都是遵循傳統的管理方式，企業中的大部分人員很少學習計算機等網絡管理的專業技術，涉及到計算機軟件維護等問題，這些人員很難進行有效的解決，導致整個檔案管理系統的安全性難以得到保障，對檔案管理工作也造成了較大的影響。

（二）會計檔案電子化管理設備缺乏

會計檔案實現電子化管理需要有一定的計算機設備作為支撐，并且該設備應該具備會計記賬和管理的功能，才能夠保障企業的賬務安全和完整。但是很多企業中沒有專業的會計檔案管理設備，購置的計算機都是平常辦公所用的計算機，沒有針對財務管理方面購置專業的計算機，同時缺乏電子文件輸出設備，許多企業還沒有會計軟件，在電算化軟件升級后，不同版本的會計數據不能夠實現調動，這給檔案管理帶來了較多的困難。

（三）會計檔案電子化管理制度不完善

在信息化條件下，會計檔案信息面臨著被修改以及盜取的危險，這些方面的問題解決需要一定的企業管理制度進行約束和管理，將責任落實到人，加強檔案信息的保護，提高檔案信息的安全性。但是很多企業沒有及時修訂單位會計檔案管理制度，仍然采用傳統的會計檔案管理制度，沒有制定信息化條件下電子化檔案管理制度，從而導致一些檔案數據被人盜取，還有一些檔案出現被破壞的現象。

2 信息化條件下加強會計檔案電子化管理的主要措施

（一）加強對檔案管理人員的培養

會計檔案電子化管理需要綜合性管理人才，不僅要懂管理工作內容，同時還需要懂計算機知識，這樣的管理人員才能夠對會計檔案進行有效地管理，才能夠解決檔案管理中存在的問題。為此，企業應該加強對財務管理人員的培養，通過專業學習、教育增強他們的計算機技能和知識，讓他們融入到信息化管理中去，實施會計檔案電子化綜合管理。會計檔案管理人員還應該加強自身知識的積累，增強自身管理的經驗，有效處理電子檔案的存檔管理和備份管理，避免檔案出現登記遺漏或者是損失的現象。檔案管理人員還應該學習電算化軟件的維護以及系統升級方面的知識，在軟件出現問題的情況下，企業不必請外面的軟件維護人員進行維修就可以內部進行解決，一方面能夠增強管理人員的綜合素質，另一方面還能夠避免企業的信息出現泄漏，對企業會計檔案電子化管理目標的實現起到了很大的幫助。

（二）加強檔案管理硬件設施的建設

傳統查賬時，首先找到賬務憑證號，然后在檔案室按照該賬務憑證號尋找相關檔案資料，這樣的方式不僅浪費時間，并且難以提高查賬的效率。要想提升會計檔案查詢和利用的效率，就需要加強現代檔案管理設備的購置，例如互聯網設備、電子掃描儀器以及計算機設備等，以此提高檔案查詢和利用的效率。此外，相關企業還應該建立相應的檔案管理和查詢系統，在財務管理系統的基礎上進行鏈接，這樣就可以依據憑證號檢索出原始檔案，從而快速的找出需要使用的檔案，檔案管理系統和企業財務系統的結合會使得電子檔案的利用效率不斷提升，對電子檔案的安全管理也有很大的幫助。

（三）加強會計檔案管理制度的完善

企業應該通過優化內部控制的方式，加強其風險管理制度的完善，制定檔案管理責任制度，將會計檔案管理工作落實到人，提高檔案信息的安全性和信息的保密性。同時，企業還應該建立良好的信息溝通機制，綜合分析信息化條件下檔案管理的內部成本和效益，加強成本控制，降低檔案管理的實施成本。企業檔案管理制度的制定中應該明確檔案管理流程以及具體的方法，進一步規范檔案管理工作，實現操作層面的制度化和規范化。檔案管理制度的完善應該遵循《電子文件歸檔和管理規范》中的相關規定，制定歸檔制度、借閱制度以及保管制度，從而保障信息化系統下檔案使用的有效性。

（四）建立健全風險防范系統

現代網絡技術的發展雖然給企業工作帶來一定便捷性，但是也為企業信息管理帶來較大的安全隱患，網絡黑客的攻擊很容易導致企業管理系統破裂，會計信息的完整性將受到嚴重的威脅。為此，需要建立健全風險防范體系，例如，可以通過設置防火墻避免企業信息系統遭受攻擊，從而保障系統的運行安全。此外，還應該加強對會計工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保企業信息的安全運轉。檔案風險防范系統的管理人員應該加強對檔案管理流程的監控，從而保障電子檔案的真實、完整性。信息化背景下，檔案管理人員需要對檔案中的重要文件和信息進行梳理，從中提煉出機構文件，將檔案管理的具體環節以及內容納入到檔案風險監督流程中去，并且對產生的檔案實施統一的管理和風險控制。為了增強電子檔案的安全性，企業應該建立電子檔案安全保障體系，設立檔案數據管理中心，建立檔案查詢權限管理系統，采取內網和外網相結合的方式保障檔案信息的安全，實現電子檔案的高效管理。

3 結束語

會計檔案電子化管理的實現是傳統檔案管理觀念更新的過程，同時也是檔案管理規范化的過程，在此過程中，只有科學合理的利用計算機技術，不斷完善檔案管理制度和監督機制，才能夠更好地保障檔案管理的完整性。會計檔案是企業財務管理的重點內容，關系到企業的資金運作和經濟發展，因此，是一項艱巨的任務，這對檔案管理人員的要求也不斷提升，信息化條件下的會計檔案管理人員需要具備高素質和綜合管理能力，不僅要懂得財務管理知識，同時還應該懂得信息技術的應用和系統軟件的維護工作，為此管理人員應該不斷學習和提升自身的技能，緊跟時代腳步，不斷創新管理觀念，提高檔案管理的效率，為企業創造更多的價值。

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作者簡介

楊亞靜（1966-），女，漢，天津市，本科，助理館員。