農業檔案信息化建設路徑探究

摘 要：隨著科技的不斷發展，信息化日臻成為現代社會的重要標志，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了愈加重要的角色。農業檔案管理作為檔案管理事業的子系統，也迎來了信息化的發展機遇，實現了檔案管理質量和效率的飛躍。為此，有必要對信息化技術在農業檔案管理中的重要作用予以探究，就此提出農業檔案信息化建設的科學路徑，以切實推動農業檔案管理實現飛躍。

關鍵詞：農業檔案；信息化；路徑

伴隨著社會的不斷發展進步，農業領域的改革也在不斷深入。仔細分析當前農業檔案管理管理現狀，尚存在著檔案文件內容不完善、管理水平低下等問題。現代社會已經進入了網絡時代，隨著信息技術的飛速發展，以其為核心的數字化管理已經開始受到越來越多人的推崇，農業檔案管理工作也應該在傳統模式的基礎上有所改變，充分利用信息化來發揮農業檔案的管理價值。

1 農業檔案信息化建設的相關概念

顧名思義，農業檔案信息化建設是指農業檔案行政機構對檔案的管理進行統一規劃，運用現代化的信息技術整理檔案，使得檔案管理現代化的步伐進一步加快。總之，農業檔案信息化就是由紙質的實體模式轉變為電子信息模式的過程。這個過程不是一蹴而就的，需要逐層逐步地予以推進。所以，相關單位應該轉變思想，積極采納使用現代化的信息技術設施，不管提高農業檔案管理的水平。

2 農業檔案信息化建設的意義

（一）提高對陳舊檔案的管理效率

在進行農業檔案整理的時候會發現，各類檔案紛繁復雜，如果使用紙質的檔案保存，首先檔案室便是一大考驗，面對大量的紙質檔案，目前各個單位的檔案室都是捉襟見肘；其次是查詢工作困難，人工查詢讓農業檔案工作人員的管理變得比較繁重。而如果采用信息化的設備與技術，可以將紙質的檔案進行真空、數字化的現代化處理，這樣不僅提高了農業檔案的保存率、節省了存放空間，在查詢與調用時也更為方便。

（二）促進農業檔案文件信息的交流和分享

由于傳統的紙質檔案在搬運方面十分不便，所以各個部門或者是各個單位之間在農業檔案交流分享方面一直存有障礙，但是信息化的管理技術很好地彌補了這一缺陷。在應用了信息化技術之后，農業檔案的管理級別發生了巨大的變化，由案卷級朝著文件級轉變，體系化管理的模式初步形成。信息化技術的使用使得各個部門之間聯系更為緊密，農業檔案查詢更為方便快捷，從而提高了農業檔案的使用效率，提高了農業檔案管理的工作質量。

（三）提高檔案保存的穩定性

在多數情況下，農業檔案的形成都是始于原始資料的積累，有些甚至是在野外田間或者是地頭形成的直接記錄，這些檔案形成的外部條件差，并且具有稀缺性和單一性的特點，使用傳統檔案保存模式極易對這些資料造成損壞，從而影響長期保存。而電子檔案相對于紙質檔案，保存壽命更長，而且具有一定的穩定性。這些電子文件載體無論是存儲還是讀取都非常方便快捷，受外界影響比較小，可以滿足機單位長期存儲農業檔案的需要。

（四）提高農業檔案傳遞過程中的速率以及安全性

傳統的紙質檔案在運輸的過程中需要耗費大量的人力、物力，稍有不甚便會造成檔案的遺失。而在信息化管理技術的基礎之上，采取相應的技術手段便能夠通過互聯網來進行檔案的傳遞，這在無形當中便減少了運輸農業檔案所使用的時間，提升了傳遞速率，同時安全性也得到了極大的保證。

3 農業檔案信息化建設的新思路

（一）變管理為服務

在公眾的印象之中，傳統的農業檔案管理只不過是一種單純的管理性工作，但是時代的發展變化加速了信息時代的到來。在這樣一種背景下，人們對于農業檔案材料的便捷度要求日益提高，這就需要農業檔案管理部門從自身出發，轉變傳統的工作思維，以服務的理念來指導工作。例如，利用信息化的優勢幫助服務對象提供更為完善和豐富的農業檔案資料，將電子檔案進行專門分類，以方便他人的查詢等等。隨著信息化進程的不斷加快，人們對于農業檔案資料以及信息的需求也越來越多，種類也更為豐富，對獲取農業檔案的速度上也有了更高的要求，所以作為農業檔案管理部門必須要讓自己的管理服務更進一步。

（二）變被動為主動

傳統的農業檔案管理材料大多是枯燥的紙質材料，而信息化時代的農業檔案管理面對的是各種電子材料，要想提升檔案管理的服務質量，滿足人們的各種要求，農業檔案管理工作就要由被動變主動。例如，將相關人員更新后的信息進行自動上傳與修改，以便在信息需要更新的時候系統可以主動地進行提示，避免遺漏。同時，農業檔案管理部門還需要將檔案服務進行一定的延伸，也就是無論在何時、何地都能夠對農業檔案進行查詢，充分體現農業檔案管理的方便快捷現。

（三）變實體為虛體

與傳統的紙質檔案相比，信息化時代的農業檔案資料管理便無需大量的紙質材料，而是轉變為使用無紙化的信息采集以及操作，根據不同的需求，檔案的種類以及方式也在悄然發生著變化，在不斷地豐富。電子檔案數據庫的使用，讓農業檔案電子化管理的功能變得更為強大，數據的更新速度更快，查詢也更為快捷。

4 農業檔案信息化建設的具體舉措

（一）不斷提高農業檔案信息系統化水平

在信息化時代，要想使農業檔案管理工作有所創新，那么就需要提高信息系統化水平。農業檔案系統的各個環節必須要達到相應的標準，只有如此，各個環節才能夠相互聯系，進而發揮出其應有的作用，從而不斷提高信息化系統的功能。當然，農業檔案的電子系統在運行的過程中會出現不同的問題，其自然會使得系統運作能力有所下降，從而影響農業檔案工作的順利開展，這也是農業檔案管理部門要不斷提高檔案信息系統水平的一個重要原因。

（二）做好農業檔案信息數據庫建設

數據庫的建設是機關進行農業檔案信息體系管理的一個有利措施，不可否認，我國的電子檔案信息體系目前還只是停留在對文件的處理以及系統管理的發展時期，進一步完善還需要一定的時間。所以，在這個時期，建立以及完善數據庫對進一步優化農業電子檔案工作以及對該工作進行進一步的創新都起著至關重要的作用。因此，必須要加大數據庫分析研究的力度，從而進一步創新農業電子檔案工作。

（三）完善相關制度

就我國目前農業檔案信息管理工作的現狀來看，主要存在以下四個方面的問題：第一，技術相對比較落后；第二，規范性較差；第三，檔案之間的分享不及時；第四，工作人員技術水平較低。農業檔案管理工作要想創新，首先應該建立一套較為完善的管理體系來規范農業檔案的信息工作，其次要不斷提升農業檔案管理人員的素質以及專業技術水平，定期對其進行考核，對不能符合要求的人員要予以辭退或轉崗，從而實現農業檔案的有效管理。

5 結語

信息化在給農業檔案工作注入了生機的同時，也為該項工作提供了新思路。農業檔案信息化不僅需要在硬件上進行進一步的更新，更需要檔案管理人員思想的轉變，構建適合現代社會需求的農業檔案管理工作模式，使得農業檔案管理系統更加完善，從而不斷推進農業檔案管理的信息化進程。

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作者簡介

黃麗英（1986-），女，廣西橫縣，本科，助理工程師，肇慶市農業科學研究所，研究方向：農業科學檔案管理。