政府單位檔案管理面臨的困局及破解對策研究

摘 要：隨著我國社會及經(jīng)濟的平穩(wěn)發(fā)展，我國各項事業(yè)改革也處于關(guān)鍵階段，因此對政府相關(guān)部門工作提出了新要求。檔案管理作為日常工作的重要內(nèi)容，對政府工作的有序推進起到關(guān)鍵作用。本文主要針對政府單位檔案管理所面臨的困局進行思考和分析，并且提出相關(guān)破解對策，希望給予相關(guān)部門以及工作人員以參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：政府單位；檔案管理；困局；破解對策

隨著我國進入信息化以及現(xiàn)代化時代，人們對檔案信息也有了新要求，為了能夠充分地滿足人們對信息的需求，政府相關(guān)部門也要積極地優(yōu)化檔案管理工作，提高其工作質(zhì)量和工作效率。檔案管理工作具有一定的專業(yè)性以及復雜性，其信息量較大、種類多、涉及范圍廣，主要包括單位的運行、財務、人力資源、基建、科研以及設備等方面。檔案是政府單位在運營中留下的歷史文件，因此，對當前政府單位檔案管理所面臨的困局進行分析，可以促進檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化以及制度化，有利于提高檔案使用效率，對檔案管理工作的發(fā)展具有推動作用。

1 當前政府單位檔案管理所面臨的困局

1.1重視程度不夠。檔案管理工作對政府單位的職能完整性具有直接影響，但是當前，隨著檔案管理的不斷改革，其管理工作已經(jīng)不能有效滿足時代的需求，基本處于被動工作的情況下，缺乏時代活力以及新鮮動力。相關(guān)部門以及領(lǐng)導對檔案工作不重視，管理體系不完善，一些單位注重職能行使以及與職能相關(guān)的工作，進而忽視了檔案對政府單位的輔助作用，甚至出現(xiàn)檔案流失以及損壞的情況，導致檔案失去原有的價值。

1.2人員素質(zhì)較低。檔案管理是一項規(guī)范性、專業(yè)性以及政策性較強的工作，其要以管理基礎(chǔ)和系統(tǒng)知識為工作保障，無論是機關(guān)單位還是政府部門，都要求檔案管理人員具備較好的政治素養(yǎng)以及專業(yè)能力。但目前我國多數(shù)檔案管理人員都缺乏相關(guān)的專業(yè)知識和基礎(chǔ)能力，不能做好檔案的入案、排列、組卷、編目以及分類等工作。同時，工作主動性較差，甚至一些管理人員在業(yè)務水平、管理準則、工作經(jīng)驗以及文化素質(zhì)方面均存在嚴重不足，無法勝任管理工作。人員素質(zhì)較低是當前制約我國檔案管理工作發(fā)展的關(guān)鍵因素。

1.3管理手段落后。隨著社會進入信息化時代，計算機技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應用，在檔案管理中同樣得到一定的應用。但是我國一些政府部門思想意識陳舊，對檔案管理工作依然停留在傳統(tǒng)的管理模式以及管理手段上，沒有做到與時俱進，很多單位對檔案進行管理依然沿用傳統(tǒng)的手動管理，在檔案的檢索、編目、整理以及分類等方面沒有采取現(xiàn)代化的信息技術(shù)。人工進行檔案管理不僅效率低，同時缺乏可靠性以及穩(wěn)定性，工作很容易出現(xiàn)紕漏。

2 破解檔案管理所面臨困局的相關(guān)對策

2.1提高管理實效性。一些單位在進行檔案管理工作時，并沒有采取統(tǒng)一的文件格式，信息載體也缺乏統(tǒng)一標準，導致檔案呈現(xiàn)形式特殊性、載體多樣性、歸檔固定性以及內(nèi)容單一性。因此，針對以上情況，檔案管理一定要提高實效性，并且結(jié)合檔案種類的特點，采取分類管理，為檔案查詢提供方便，杜絕浪費時間。同時，政府單位要對檔案管理加大經(jīng)濟投入，改善工作環(huán)境，充分調(diào)動工作人員的工作積極性，提供給工作人員良好的發(fā)展平臺，控制工作強度、減少工作量。

2.2加強管理規(guī)范化。隨著社會的進步和發(fā)展，政府單位的各項制度也在不斷更新，因此，檔案管理一定要向規(guī)范化發(fā)展。首先，相關(guān)部門要提高思想認識，給予檔案管理充分地重視，將其視為政府行使職能的關(guān)鍵作用，建立以及完善專職的管理機構(gòu)，落實研究、分析以及檢查三項工作，明確管理重點和難點。其次，管理工作要實現(xiàn)專職化，進而構(gòu)建檔案管理標準化以及規(guī)范化，檔案行政部門要出臺相關(guān)條例對檔案管理工作進行監(jiān)督，加強管理的規(guī)范性。最后，政府部門要制定合理的管理制度，結(jié)合單位的實際情況，推動檔案管理規(guī)范化。

2.3加強工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。政府單位要注重提高工作人員的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)，首先，要注重引入一些具有專業(yè)能力的檔案人才，補充到管理團隊中。其次，完善檔案管理人員的職稱評定和檔案管理體系，對相關(guān)工作人員實行專業(yè)培養(yǎng)和職業(yè)教育，提高管理人員的職業(yè)技能和專業(yè)能力。最后，兼職檔案管理的人員也要一同參與檔案職稱評定，進而培養(yǎng)兼職人員的責任意識以及工作

精神。

2.4實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。隨著我國科學技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都向信息化、現(xiàn)代化以及自動化方向發(fā)展，隨著信息化時代的到來，以往的檔案工作方式已經(jīng)不能滿足時代的要求。相關(guān)政府部門一定要順應時代的變化，做到與時俱進，推動檔案管理實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化。同時，政府單位還要加強對工作人員開展培訓，提高工作人員的計算機能力，加深對檔案管理知識的理解，遵循網(wǎng)絡化以及數(shù)字化的原則，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，進而提高檔案管理的整體水平。

2.5強化檔案意識。政府單位一定要加強檔案意識，給予檔案管理充分的重視，并且將檔案管理工作納入政府日常工作體系中。要加強單位領(lǐng)導對檔案工作的重視程度，給予檔案管理更多的支持和理解，進而健全以及完善管理組織。同時，還要實行檔案管理責任制，明確責任主體，建立統(tǒng)一領(lǐng)導、條塊結(jié)合以及逐級負責的檔案管理系統(tǒng)。政府單位還要嚴格監(jiān)督工作人員，充分把握管理的重點和難點，推動檔案規(guī)范化管理，保證信息的完整性，提高檔案的可靠性以及準確性。

2.6完善工作機制。政府單位要建立以及完善檔案管理工作機制，可以通過采取下列措施：第一，建立檔案室，可以有效改善當前政府檔案管理雜亂無章的情況；第二，完善工作機制，促進檔案管理向規(guī)范化以及制度化方向發(fā)展，并且讓相關(guān)人員在進行檔案管理的過程中，做到有章可循、有法可依，進而提高管理質(zhì)量和效率。

2.7提高檔案利用率。政府單位檔案是單位在運行中，對創(chuàng)造行為、思維方式以及職能行使的記錄，對檔案進行的管理部門則是加工、儲存以及匯聚檔案的專業(yè)機構(gòu)。因此，建立規(guī)范科學的檢索制度以及方式，將傳統(tǒng)的手工檢索變?yōu)楝F(xiàn)代化的計算機檢索，可以為檔案查閱提供更加便利的服務，實現(xiàn)查準以及查全有效結(jié)合。相關(guān)部門還要加強對檔案管理的宣傳，并且擴大檔案管理職業(yè)交流的范圍，提供給工作人員相互交流和借鑒的平臺，提高檔案的全面?zhèn)鬟f，進而實現(xiàn)資源共享。同時，檔案部門還要編寫檔案比對條例以及參考資料，擴大檔案管理的應用范圍，提高檔案利用效率，進而適應當前社會的需要。

3 結(jié)語

總之，提高檔案管理的效率，對推動政府單位的健康發(fā)展具有關(guān)鍵意義。在現(xiàn)階段，我國檔案管理工作尚存在一些不足和問題，這就要求有關(guān)領(lǐng)導一定要更新思想觀念，充分重視檔案管理工作，并且加大專業(yè)培訓力度以及投入力度，推動檔案管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化。進一步提高工作質(zhì)量、創(chuàng)新工作模式、完善工作機制，為政府單位的長遠以及健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者簡介

高金文（1981—），女，吉林白城人，本科學歷，通榆縣人民政府辦公室助理館員，研究方向：檔案管理。