關于成人高校電子文檔的管理

曾云

成人高校與普通高校相比，具有辦學規模相對較小，人力物力相對不足；辦學形式靈活多樣；學員的來源多為在崗工作人員，在校學習的時間較短，流動性較大等特點。相對于普通高校檔案管理工作的難度較大。加上近年來由于成人高校合并或機構改革，有些是幾所學校合并升格而成的，原有的檔案管理運作方式不靈活，使用起來十分繁瑣不便，這在一定程度上抵消了機構改革的效應。因此，成人高校建立檔案管理局域網絡系統，實現成人高校各部門對檔案管理軟件的共同操作就顯得十分必要。

1 電子文檔的類別劃分

1.文書檔案類。①文件的起草、簽發歸檔。各類請示、申請、報告的起草、修改、傳閱、會簽等，按時間順序分類排列編號，進行歸檔。這一塊由校辦公室負責編制和修正。②科研、教學類。科研人員的科研計劃、科研成果報告、學術論文，分系排列編號。教學計劃、課程安排、授課時間、授課教師、教學任務完成的進度等，這一塊由教務處負責編制和修正。③學籍管理類。可分為長訓班、短訓班。長訓班一般是學歷培訓，包括脫產、函授、遠程教育等子目錄；短訓班可根據實際情況分為干訓、崗前培訓、繼續教育等子目錄。每一個子目錄中包含有學員的花名冊，入學登記表，考試考核成績，畢業或結業登記表，畢業、結業證書號等，這一塊由學生管理處負責錄入、修正。④財產財務管理類。包括財務的預算、收支運作、月報年報，基建、基建維修、教學設備的添置，各類固定資產的登記等，這一塊由后勤負責錄入修正。

2.人事檔案類。人事檔案只對教職員工的基本情況的有關材料數據錄入。如出生年月、籍貫、性別、學歷、職稱、職務、工資級別、政治面貌、獎懲情況等，由政工人事部門負責錄入修正。教職員工的詳細檔案以紙質檔案另行保存。

2 電子文件歸檔方式和途徑的選擇

由于電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。簡易而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：

1.借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各部門計算機信息管理網的建立，越來越多的重要數據、文件被傳輸上網。這些數據、文件經業務管理部門的挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用系統，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案管理部門要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件。

2.選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。信息管理部門負責規劃，檔案管理部門負責統籌，將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔。如上述的各類文件、科研、教學、學籍、財務、人事等文檔，計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心輸送給各業務管理部門共享。過期數據應由信息中心按檔案管理部門的統一要求進行鑒定、編目整理，通過網絡傳輸，移交檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

3 應注意的幾個問題

1、加強對電子文檔的保護。將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡，這時保密問題是檔案信息網絡管理的最大障礙，必須高度重視。一是要重視系統內部的泄密問題，要加強內部管理體制的建設。電子文檔與互聯網接通后，面臨著網絡黑客的入侵，以及來自內部的攻擊等，只有管理人員在操作中嚴格按照程序管理好帳號、密碼才能防止事故的發生。二是要關注計算機病毒的新變化。當電子文檔系統擴展到局域網甚至互聯網時，計算機病毒成為不可回避的危害，檔案管理人員要從管理制度、技術監督、后備保護、應急措施等多方面加以綜合防范。三是要加強網絡訪問權限的管理。完善服務器審查制度，制定不同層次的訪問者的存取信息的權限，防止人為的泄密或盜取密碼口令等。

2.遵循電子文檔的歸檔原則。其一，按時歸檔原則。要求已經形成的正式電子文件要及時向檔案館（室）移交，可以網絡傳輸，也可用硬拷貝的形式送交到檔案館（室），由檔案管理人員設置一個個文件夾，對各部門形成的電子文件進行分類管理。其二，歸檔的電子文件校對監督原則，應由有關人員組成校對鑒定小組，定期對各部門已形成的電子文件進行真實性、完整性和有效性鑒定，同時劃分出不同的保管期限，然后用殺毒軟件對這些電子文件進行檢測，確保無病毒后，再將這些電子文件分別轉錄到應用網絡相隔離的存儲器中，或刻錄成光盤，脫機保存。

3.賦予電子文檔的管理和操作相應的權限。已形成的各類電子文檔，歸檔到檔案管理部門后，檔案管理人員只對其編制相應的檔案號，設置相應的程序和密碼即可。由于參加培訓的學員在將來的職評、晉級、應聘中對相關檔案使用的頻率較高，各處、系、部、室要嚴格把握好管理權限，可賦予各處、系、部、室兼職檔案管理信息項目的操作權，對相關錄入、存貯過程的執行權，以及單獨授權的修改權，而其他任何人員對各類信息資料只有查詢權，以確保信息存取的及時、有效和安全。