新時期檔案信息化建設淺析

徐煉

摘 要：檔案信息化建設是信息技術發展和社會信息化程度提升的必然選擇，也是我國檔案事業的重要發展方向。信息技術為檔案管理帶來了機遇，同時也暴露了目前檔案管理中存在的問題。本文通過分析檔案信息化的概念及特點，指出了目前檔案信息化建設存在的問題，并提出了新時期檔案信息化建設需采取的措施。

關鍵詞：檔案信息化；問題；措施

隨著信息技術的發展和社會對檔案數據的需求，檔案信息化建設已經成為提高檔案管理和服務水平的必由之路。信息平臺有著無與倫比的張力和影響力，改變了人民的生活習慣，改變了社會生活的方方面面。數字化和網絡化對傳統的檔案管理理念和方式都提出了嚴峻的挑戰，只有順應社會發展趨勢，大力開展檔案信息化建設，才能有效提升檔案服務和管理水平。

1 新時期檔案信息化概念及特點

檔案信息化是國家信息化發展戰略中的重要一條，是保證信息安全和充分利用信息技術開發信息資源，促進信息的交流和知識的共享，提高社會經濟發展與轉型的重要舉措。所謂檔案信息化是指在國家有關政府部門的統一規劃和組織下，在檔案管理工作中全面應用現代化的信息技術，對檔案信息資源進行管理、分析。有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務水平的過程，從而更好的為全社會服務。

檔案信息化是一個不斷發展的事物，目前來看，具有以下特征：一是改革性。在檔案信息化過程中，不僅僅是對信息技術的應用，還有對檔案管理職能、管理理念、服務理念等方方面面產生變革，實現了檔案管理的智能轉變、機構改革和管理創新。二是時效性。檔案信息化還處于不斷發展的過程，未來也將存在一個持續演進的過程，不會一蹴而就，需要不斷實踐和探索，但也不能坐失良機。三是價值性。檔案信息化過程是提升檔案數據資源價值的過程。四是滲透性。檔案信息化讓檔案管理工作從幕后走到臺前，在信息化社會越來越占據重要的作用。

2 檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案管理理念問題

檔案信息化不是單純的應用信息化技術進行檔案管理，是從整個檔案管理系統圖入手，滲透到方方面面。而傳統的檔案管理理念對檔案信息化建設造成了一定阻礙。一方面是傳統檔案管理人員對新技術和新方法的抵觸和排斥心理，另一方面是檔案信息化帶來的流程再造和業務方式變更讓他們不適應。另外檔案信息化應該從用戶和資源利用的角度去開展，但是很多部門在開展檔案信息化建設時，過分關注信息的錄入和流動，設計了精致的技術框架和信息模型，來提高檔案工作的效率。但是沒有關注用戶獲取或者共享信息的渠道及方式，還有在獲取時的心理感受。這些傳統檔案工作模式中不存在的問題，在檔案信息化過程中都需要考慮。而傳統的檔案管理理念必然對這方面的變革造成一定困擾。

（二）基礎設備及人才隊伍存在的問題

檔案信息化建設是一項資金密集型工程，檔案信息化的資金投入力度與建設速度有著非常直接的聯系。檔案信息化建設期間，對軟件硬件和其它基礎設施建設要求較高，如果基礎設備不能及時跟進，只會讓配套的信息化系統無法發揮作用，如果長期得不到補充，導致系統淘汰升級，之前投入的人力、物力、財力無法發揮作用，形成浪費，還會打擊檔案信息化建設的積極性。在檔案信息化建設過程中，對專業人才的需求也非常強烈。目前很多基層檔案管理部門的工作人員缺乏信息化相關知識和技能，很大一部分工作人員都適應了傳統的人工檔案管理方式，對計算機和數據庫相關方面的知識薄弱，不能滿足檔案信息化的要求。而擁有信息化知識和技術的新鮮血液又因為待遇或者工作環境等方面的原因，不愿從事或從事一段時間后離開檔案工作。這導致檔案信息化建設的人才隊伍形成斷層。

（三）檔案利用及安全存在的問題

檔案信息化除了提高檔案管理的效率以外，最重要的是實現檔案的信息價值，為用戶提供更加準確和便利的服務。檔案信息化與傳統檔案最大的不同就在于檔案的開發和利用。但是目前在檔案利用方面還存在很多問題。一是檔案的開發利用能力欠缺。從檔案到數據需要一個挖掘和分析的過程，這對工作人員的專業水平和信息技術能力要求較高。另一方面也需要一個能夠給用戶提供的遠程服務系統。但是檔案信息不是公開的信息，需要一定的權限和信用。目前的認證措施依然存在一定的漏洞。二是檔案信息公開和安全問題。互聯網安全是一個普遍的問題，而檔案更涉及到了一些檔案解密、降密等相關的法律法規。所以在檔案信息化過程中的安全問題不容小覷。另外電子檔案還有這易改性的特點，對原始檔案的真實性和可靠性也造成一定挑戰。

3 新時期檔案信息化需采取的措施

（一）更新觀念，正確認識檔案信息化

檔案管理信息化系統的實現不但需要運用先進的檔案管理技術，還要求檔案管理人員在管理觀念上加快觀念轉變，不斷解放思想，開拓創新，只有如此才能使得文書檔案管理信息化效用達到最大發揮。要正確認識信息化對檔案管理的重要性。首先信息化提高了檔案工作效率，減少了重復勞動的強度和出錯率。而且數字化的檔案信息方便了檔案的編研工作，提高了檔案數據的利用價值。除了創新理念外，還要健全相應的法規制度，規范檔案信息化工作流程。制定專項的檔案信息化計劃，不斷推進檔案信息化步入常態。還要設置相應的專項課題研究形成一系列科研成果。從完善隊伍建設、崗位責任、安全保密、數據流轉、開放公布、資源整合、開發利用等制度入手，促進檔案信息化建設。

（二）加大投入，提高基礎設施與人才隊伍建設

開展檔案信息化建設工作，不能沒有技術支持和相關軟件、硬件和基礎設施投入。要重視檔案信息化建設的資金投入，保持項目建設的持續性和適度超前性。把檔案信息化建設列入各級政府部門財政預算，逐年投入基礎建設和運行維護費用。還可以通過服務外包形式引入社會資金開展基礎建設。在硬件方面要投入相應的資金配置必要的計算機及掃描、攝影、攝像、打印等設施、設備并及時更新換代。還要開發或升級檔案信息化管理軟件，為用戶提供服務接口。在人才隊伍方面要培養即擁有信息知識和技術又精通檔案專業知識的復合型人才；提高整體隊伍業務水平。通過不斷地培訓、學習等方式進行知識的更新換代。還要建立相應的激勵和考核措施，提高工作人員的積極性和創造性。

（三）深入檔案開發利用及安全防護

檔案信息化的根本目的是發揮檔案資源的作用，為社會經濟發展做出貢獻。所以信息化建設一定不能離開檔案資源的開發利用。首先是對檔案資源進行挖掘，通過目前的技術水平，如大數據、數據庫等方式，把相關的、零散的信息進行對比、統計、挖掘，得出能夠被利用的信息。其次要設立相應的數據接口，為用戶提供檔案查閱和利用服務。按照檔案法、保密法和政府信息公開條例的要求，科學合理的定各類檔案的公開級別及方式。通過數字認證和其它方式確認檔案信息查閱者的資格，提供資助檢索服務。當然，開發利用的基礎是保證檔案的安全。要采取物理措施和技術措施，防止來自網絡黑客、病毒、以及設施損壞帶來的檔案安全危機。

4 結束語

總而言之，檔案信息化是時代發展對檔案管理工作帶來重要機遇，要轉變檔案管理理念，在管理技術、管理方式等方面不斷創新，正確面對檔案信息化存在的一系列問題，解決軟硬件、人才隊伍、技術能力等方面存在的困難，努力推進檔案信息化建設，實現檔案價值與作用最大化。

參考文獻

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[2]馬燕.加強檔案信息化建設促進檔案管理現代化[[J].科技創新與應用，2012（14）.