淺談如何做好文書檔案管理工作

鄧決

摘 要：各個單位運行過程中，每天都會產生各種管理和經營資料和文件，這些信息對于各個單位的長期發展戰略的制定具有重要的指導性作用。在社會經濟不斷進步的背景下，現階段我國各個單位在積極進行現代化建設的過程中，必須加強自身的文書檔案管理工作，在對這項工作產生高度重視的基礎上，采取有效措施，為這項工作的有效實施奠定良好的基礎。在這種情況下，本文從加強文書檔案管理工作的重要性入手，對做好文書檔案管理工作的措施展開了論述。

關鍵詞：文書檔案；管理；重要性；途徑

近年來，在信息技術不斷進步的背景下，傳統的文書檔案管理工作措施必須及時進行更新，才能夠為相關單位的進步起到促進作用。在將信息技術融入到文書檔案管理工作當中的過程中，工作人員應當及時提升自身的專業素質，在對相關工作管理流程進行充分掌握的基礎上，還應當加強對信息技術的學習，相關部門還應當及時進行管理制度和方法的創新和完善，通過一個統一的文書檔案管理體系，提升文書檔案管理工作效率和質量，將重要資料和信息的功能進行充分的發揮。

1 加強文書檔案管理工作的重要性

近年來，在社會經濟不斷進步的背景下，事業單位運行過程中，需要面對更多的市場競爭壓力，在這種情況下，如何提升自身的內部管理能力，從而從整體上提升自身的綜合競爭力成為人們廣泛關注的話題。在積極加強自身內部管理的過程中，一個重要的內容及時文書檔案的管理工作。文書檔案是事業單位在實踐中積累起來的重要經驗，能夠為自身的未來發展提供重要的依據。通常情況下，文書檔案擁有豐富的內容，如黨群工作、行政管理等。文書檔案所記錄的內容對于單位的長期發展具有更強的指導功能，能夠為相關部門的發展提供科學的方向，更能夠為科學管理制度的制定奠定良好的基礎[1]。現階段，事業單位運行過程中，要想提升自身的綜合競爭力，必須從服務質量、經營水平以及基礎管理等多個角度出發，進行科學的管理。文書檔案在這一過程中，能夠為各項管理制度的制定提供有力依據，因此積極構建標準化、科學化的檔案管理工作具有重要意義。

2 做好文書檔案管理工作的措施

（一）構建健全的文書檔案管理制度

新時期，相關單位在積極提升自身的文書檔案管理工作質量的過程中，應努力促使這項工作同時代發展的趨勢相符，而實現這一目標的基礎就是構建健全的文書檔案管理制度。首先，在構建文書檔案管理措施的過程中，嚴格遵守法律，促使各項管理措施形成統一的體系，在實施管理活動的過程中，工作人員的行為應當受到各項制度的約束。例如，在法律基礎上構建各項文書檔案管理方法，為工作人員的工作提供依據，而各項行為的約束可以對統一的要求和標準進行利用，從而有效提升了工作效率；其次，在健全的管理體制基礎上，可以有效協調各項管理措施之間的關系。相關單位運行過程中實施的各項管理措施，在一定程度上存在自身的矛盾，要想保證文書檔案管理工作的順利開展，必須建立健全的文書檔案管理制度，從而對各項沖突和矛盾進行有效規定。

（二）創新文書檔案管理工作方法

近年來，在信息和科學技術不斷進步的過程中，社會各個領域為了謀取發展，積極進行了技術和方法的革新，因此，現階段要想有效提升文書檔案管理工作質量，必須對先進的技術進行應用，實現工作方法上的創新，為提升工作效率奠定良好的基礎[2]。在信息技術飛速發展的背景下，現階段事業單位在積極開展文書檔案管理工作的過程中，應增加對信息技術的應用，將重要的檔案內容通過掃描的方式，向計算機系統中進行輸入，也可以將重要的文件以數據的形式進行錄入和保存，在提升文件安全性的過程中，應用數據加密技術。在對先進的文書檔案管理方法進行應用的過程中，此項工作的管理質量得以提升，相關資源的傳遞速度以及利用率都能夠得到有效提升。

（三）增加對工作細節的重視

新時期，在積極提升文書檔案管理工作質量的過程中，應當從細節入手，提升細節共作質量，為文書檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。首先，工作人員應當加強日常工作積累。努力擴展資料收集渠道，并堅持長期的積累，對事業單位運行過程中的每一個細節進行關注，為收集健全的資料奠定良好的基礎；其次，注重篩選工作。在對各項收集而來的資料進行記錄的過程中，應提升篩選力度，在海量的資料中將有價值的資料篩選出來，并對其進行科學而細致的分類，為相關決策者的工作提供基礎[3]。值得注意的是，現階段還應當積極加強文書檔案的存檔和備案工作，避免因工作不當對相關部門造成損失。

3 結論

現階段，在積極提升這項工作的科學性和規范性的過程中，能夠促使文書檔案為單位的長期發展提供重要的理論依據和寶貴經驗，能夠促使單位運行過程中各個部門對文書檔案的利用率的提升，其自身的價值也能夠得到充分的發揮。在這種情況下，新時期的文書檔案管理人員，應當在日常工作中，積極學習先進的文書檔案管理措施，并增加對信息技術等先進管理技術的應用，為提升文書檔案管理工作質量奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]李劍峰. 新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的思考[J]. 赤子（上中旬），2014，17：187.

[2]劉晶. 新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的幾點思考[J]. 黑龍江史志，2015，13：179.

[3]張瑋，許辰弘. 與時俱進，更新觀念，做好現代企業的文書檔案管理工作[J]. 黑龍江電力，2003，04：249-250+256.