試論如何提高檔案文件保存與管理

任立國

摘 要：檔案文件電子化是檔案管理的方向，是科學規范管理和保存檔案的重要途徑，這能提高檔案利用率，提高檔案信息的時效性，一次投入多次產出，擴大了社會影響，拓寬了服務范圍。這要求我們必須做好檔案電子化的存儲軟硬件工作，做好歸檔整理電子文件和保護電子檔的工作，加強網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，更高效地做好檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理；檔案保存；管理

隨著經濟的發展、社會的進步，計算機越來越深入到我們日常的工作學習及生活中，成為我們日常生活中不可缺少的輔助工作。檔案管理系統用計算機管理檔案的一種計算機應用技術的創新。檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖標、音像及其其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而。許多單位檔案存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。

1 檔案管理和保存的重要性

科學規范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔包括紙質檔案歸案和文件電子化歸檔兩個方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護方面較為復雜，不同于傳統的紙質檔案。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發現且獲得國家歷史上任何時期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態。本著對科學、對歷史、對社會高度負責的態度，要聽取檔案工作人員的意見，切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。

2 檔案管理過程中的問題 分析

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩定，可能出現檔案失真的問題。而且對環境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限低于傳統紙質檔案。傳輸安全性也就是網絡安全性， 網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外， 電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內容進行了刪改，是難以發現和確定。

3 提高檔案文件保存與管理對策

3.1 增強檔案管理現代化意識

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂，檔案管理現代化的首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理觀念現代化。即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念。實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

3.2 實現裝備和技術的現代化

要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備。要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政的投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持。同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟效益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。

3.3 建立規范的管理機制

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。創新檔案管理制度，檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準，標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一，檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，各成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

3.4 建立復合型的管理隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。提高檔案管理人員的信息化意識，信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓。不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代化管理模式的轉變檔案管理部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓。

4 結束語

檔案管理工作千頭萬緒，收集是建筑檔案工作大廈的第一塊基石，提高檔案文件保存與管理，應當針對目前收集工作中存在的一些不足和問題，完善并執行提高檔案文件管理制度，把握重點，強化措施，把規范所有案卷制作和歸檔管理作為一項長期的重要任務來抓好抓實，只有通過收集工作集中統一管理，才能確保部隊檔案完整、準確、系統、安全。

參考文獻

[1]郭雪琴.淺談電子文件歸檔與電子檔案管理[J].科技與企業，2016

[2]張健著，電子文件信息安全管理研究[J].企業文化，2015