淺議海洋實物檔案的管理

楊帆　吳曉文　孫杰

摘 要：在海洋實物檔案的管理過程中，要從多角度夯實海洋實體檔案的工作基礎，劃分海洋實體檔案的分類體系，明確海洋實物檔案的歸檔要求，構建海洋檔案的管理體系。

關鍵字：海洋檔案；實物檔案；管理

實物檔案是指符合檔案原始憑證性屬性，具有明確清晰信息內容的實物。實物檔案是我國檔案分類體系中十分特殊的一類型檔案，主要大量存在于相關專業檔案中。近年來隨著我國海洋意識的不斷加強，海洋勘探、科研和開發工作持續向縱深發展，以及對檔案工作內涵認識的不斷完善，各級海洋部門的檔案工作部門開始不斷加強對記載和反映海洋調查、研究成果實物檔案的管理工作。

1 夯實海洋實體檔案的工作基礎

海洋實物檔案具有極強的直觀性，但其形成過程具有一定的隨意性和偶然性，因此海洋實物檔案的管理比紙質檔案、電子檔案更具難度。各單位檔案工作部門要積極爭取領導的重視，大力宣講實物檔案的相關知識，引導本單位人員充分認識海洋實物檔案的重要性，按照統籌規劃、組織協調的原則，加強對本單位在工作中形成的實物檔案管理，教育引導廣大一線科研人員及時上交、整理相關的實物，積極爭取實物檔案管理所需要的軟硬件投入，夯實海洋實物檔案工作的思想基礎。嚴格落實集中統一管理制度，由檔案工作主管部門和檔案室負責海洋檔案，包括實物檔案在內的檔案管理工作，明確職責。檔案管理部門在業務上接受上級檔案行政管理部門的監督和指導，建立健全本單位實物檔案管理制度，把收集實物檔案工作列入單位和各級部門職責，把實物檔案的收集和歸檔工作列入處科室和人員的考核范圍，同時要加強對單位內部實物檔案管理工作的監督和指導，構建起實體檔案工作的制度基礎。嚴格落實《檔案法》規定的獎懲制度，對在海洋實物檔案管理工作中成績突出的單位和個人，給予必要的精神表彰和物質獎勵；反之，對于違反相關規定的行為，要給予相應的懲處，必要的追究相關責任人的責任，構建起海洋實物檔案的保障基礎。

2 劃分海洋實體檔案的分類體系

海洋實物檔案涵蓋了海洋科學研究活動中發現的具有保存和利用價值的自然、生物物質以及凝結了人類在海洋活動中智慧和勞動的物體，主要包括海洋生物標本、科學研究儀器等。在實際工作中，只有建立起既符合科學分類原則，又滿足日常工作需求的分類體系，便于一線科研和實際人員確定實體檔案，同時也便于檔案工作部門開展實物檔案征集和管理工作。筆者所在部門根據近年來的工作實際，借鑒相關單位的經驗將海洋檔案分為六大類（具體見表1），其中科研類和產品類是海洋工作經過和成果的重要記錄，檔案管理部門需要重點關注的類型。

3 明確海洋實物檔案的歸檔要求

歸檔工作是指將有保存和利用價值的文件材料經過系統整理后交由檔案工作部門管理的過程。實物檔案同樣存在歸檔的過程，應當建立起嚴肅、科學、周密的歸檔體系，確保形成符合實物檔案特點和規律的歸檔制度。

首先，明確海洋實物檔案的所有權。各單位在執行職責范圍和上指定工作中形成的實物類型（包括在外事活動，贈于個人的禮物等），不論何種載體，所有權都屬于單位，任何部門或個人不得據為己有。由于科研、生產等原因，需在有關部門暫保留的應當歸檔的實物，必須經由檔案管理部門拍照登記，辦理出借手續，不得擅自延遲或拖延移交時間。

其次，要保證海洋實物檔案歸檔的完整性。應當存檔的實物檔案要外形上要保持整潔、無破損，檔案形成部門應當做好待歸檔實物檔案的清潔和整修工作，檔案管理部門要做好審核和把關工作。接受海洋實物檔案時，應同時收集與其相關的其它載體的檔案材料，特別是相關的文字介紹和說明，保持它們之間的有機聯系，確保收集完整，為后續的檔案利用工作開展提供完整的體系。

再次，要保證海洋實物檔案歸檔的及時性。在堅持年度歸檔原則的基礎上，要根據海洋實物檔案形成的特點，采取動態、積極、靈活的歸檔方式。科研、產品類實物檔案，以項目歸檔為主，主辦和承辦單位應在課題項目結束后2個月內，將所形成的屬于單位所有的實物檔案和其他檔案材料，及時歸檔到各主管部門，考慮到科研儀器等的特殊性，可在設備報廢后2個月內由主管單位歸檔。榮譽、徽章證書類，應在相關實物停用2個月內歸檔。相關工作類，可以按照年度進行歸檔。檔案管理部門要主動跟進，督促和監督實物檔案形成部門按照規定進行歸檔，確保實物檔案的齊全完整。

4 構建海洋檔案的管理體系

日常管理工作是海洋實物檔案工作的主要內容，同時也是關系海洋實物檔案實體安全和信息安全的重要手段。

首先，要建立良好的保存環境。實物檔案不同于紙質檔案或電子檔案，其物理材質多樣，對庫房和保存環境要求更高。保證實物檔案庫房和櫥柜的整潔，定期進行實物檔案除塵處理，檢查實物檔案的保存情況，對于易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護，確保實物檔案完好無損。

其次，要做好實物檔案管理中的編號管理工作。實物檔案的編號一般采用全宗號、類別號、件號順序號來排定。實物檔案的檔號標示不同于紙質檔案，一般會在實體檔案上粘貼標簽來填寫，黏貼標簽的位置不能影響實物檔案的整體展示效果，盡量在底部、背部等隱蔽位置粘貼標簽。歸檔實物應按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設置檔號、序號、年度、件號、保管期限、類別、數量、載體類型、規格、機構科室、題名、實物來源、頒發日期、獎項等級、存放位置、互見號、備注、交接人等項目。特別是互見號，要將與實物檔案相關的文字材料標示出來，一方面便于檔案工作者鑒定和管理實物檔案，另外一方面也便于利用者充分了解實物檔案的價值。實物檔案目錄應裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設置全宗名稱、實物類別等項目。其中全宗名稱為必填項，實物類別為可選項。

再次，要積極進行實體檔案的數字化工作。數字化是整個檔案工作的發展趨勢，因此不能將實物檔案的數字化排除在外。隨著3D掃描技術的成熟，實物檔案的數字化已經成為可能。在數字化過程中，應當注意在評定效益的基礎上，采取自購設備或租借設備的方式開展數字化。數字化的過程應當同數據庫建設結合起來，最終實現實體檔案的網絡化利用。

參考文獻

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作者簡介

楊帆（1986-），男，漢族，安徽安慶，國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館）助理工程師 從事檔案工作。